Evenement in het buitenland? Dit moet u weten!

Een evenement in het buitenland? Dan is er eigenlijk een aparte checklist voor de organisatie van een evenement. Die hebben wij voor jou vertaald in 8 tips, in samenwerking met Switzerland Convention & Incentive Bureau.

Mocht u denken dat Google in dit geval het beste organisatiebureau is? Wij zouden zeggen van niet, want in het buitenland weet u absoluut niet of die mooie website ook garant staat voor uw locatie, cateraar of toeleverancier in het buitenland. Hierbij nog 8 tips:

1. Kies voor een verrassende bestemming

Een evenement in het buitenland brengt extra kosten met zich mee, dus dan moet het ook wel een bestemming zijn die verrast of uitzonderlijk is.

WAAROM EEN EVENEMENT IN HET BUITENLAND? EEN ANDERE OMGEVING INSPIREERT EN VERRIJKT DE DEELNEMER.DEZE KOMT TOT ANDERE INZICHTEN EN GAAT MET EEN ERVARING RIJKER TERUG NAAR DE WERKVLOER.WIE WILNIET OP ÉÉN DAG OP EEN GLETSJER STAAN, LUNCHEN IN DE WIJNGAARDEN ENDE DAG AFSLUITEN AANEEN MEER? INVESTEER, ADVISEER EN WEES VERRASSEND.

2. Neem contact op met een verkeersbureau

Organiseren in het buitenland is een vak apart. Ga zelf op site visit, maar maak vooral gebruik van een verkeersbureau als toegangsportaal tot het land waar u iets wilt organiseren.

DE MEDEWERKERS VAN EEN VERKEERSBUREAU ZIJN DE EXPERTS VAN HUN LAND EN KUNNEN ALS DE BESTE ADVISEREN ENINFORMEREN NAAR ALLE MOGELIJKHEDEN.MAAK DUS GEBRUIK VAN HUN EXPERTISE!VEEL BUREAUS HEBBEN AFDELINGEN INNEDERLAND EN GEVEN VRIJBLIJVEND, KOSTELOOS EN GEDEGEN ADVIES.EEN IDEAAL STARTPUNT VOOR HET PLANNEN VANUW BUITENLANDSE EVENEMENT.

3. Een gerenommeerde DMC neemt werk uit handen

Een DMC is een Destination Management Company, eigenlijk vrij vertaald uw evenementenbureau over de grens, met alle kennis van de lokale markt.

BIJ EEN AANVRAAG ONTVANGT HET AGENTSCHAP EEN ZOGEHETEN ‘REQUEST OF PROPOSAL’.AFHANKELIJK VAN DE ELEMENTEN WAARUIT DE AANVRAAG BESTAAT, ZAL DE KEUZE VALLEN VOOR EEN DMCOF WORDT ER RECHTSTREEKS GEWERKT MET DE BESTEMMING TER PLAATSE.MEESTAL GEEFT DE OPDRACHTGEVER AAN WAAR DE VOORKEUR NAAR UITGAAT. EEN RECHTTOE RECHTAAN AANVRAAG KAN MAKKELIJK DOOR EEN LOKALE BESTEMMING WORDEN AANGEBODEN. ECHTER ZIJN ER DIVERSE ELEMENTEN IN HET SPEL EN WORDT ER GEREISD TUSSEN DIVERSE BESTEMMINGEN?DANIS HET WERKEN MET EEN DMC HET MEEST VOOR DE HAND LIGGEND.OOK HET BUDGET DIENT IN OVERWEGING GENOMEN TE WORDEN. EEN DMC BEREKENT EEN HANDLING FEE,DOCH NEEMT VEEL HANDELINGENUIT HANDEN, WAT NATUURLIJK EEN PLUSPUNT IS.

4. Let op de valuta voor zakelijke boekingen in het buitenland

De Belastingdienst heeft een zeer nuttig overzicht van alle feiten mbt zakendoen in het buitenland. Gebruik daarvoor deze link: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelij k/btw/zakendoen_met_het_buitenland/

AANVRAGEN EN DAARUIT VOORTVLOEIENDEOFFERTES WORDEN OPGESTELD IN DE VALUTA VAN HET DESBETREFFENDE LAND WAARIN HET EVENEMENT PLAATSVINDT.MOCHT DIT EEN ANDERE VALUTA ZIJN DAN DE EURO,DAN DIENT MEN REKENING TE HOUDEN MET DE WISSELKOERS.DIT KAN MEE, MAAR ZEKER OOK TEGENVALLEN.

5. Creëer beleving met een bijzondere accommodatie

Als u dan toch in het buitenland bent, laat het dan ook echt iets onvergetelijks worden.

WEES VERFRISSEND EN KOM MET EEN NIET HEDENDAAGSE ACCOMMODATIE.KIES VOOR EEN SPECTACULAIRE LIGGING,OPVALLENDE ARCHITECTUUR OF BOEIENDE GESCHIEDENIS.OOIT EENS GESLAPEN INEEN OUDE GEVANGENIS, IGLO,HANGMAT OF WIJNVAT? EEN MEETING IN EEN IGLO?IN ZWITSERLAND KAN HET.

6. Vervoerspassen kunnen schelen in de kosten

De verkeersbureaus en/of DMC beschikken over het juiste netwerk om lokaal kortingen te bedingen. Met name vervoerspassen zijn vaak eenvoudig geregeld, omdat lokale overheden het OV willen bevorderen en het buitenlandse groepen eenvoudig willen maken.

Door de organisatie van uw reis of evenement in het buitenland te beginnen bij een verkeersbureau, met alle kennis en expertise over zakelijke groepen, kunt u snel en eenvoudig profiteren van grote voordelen. Een mooi voorbeeld is bijvoorbeeld het vervoer in de stad of regio waar u verblijft. Natuurlijk is het eenvoudig om online of ter plekke kaartjes te kopen en wellicht te profiteren van een groepskorting, maar diverse landen hebben hier groepspakketten voor die u nog veel meer in budget schelen.

7. Denk aan de reisbureauregeling en reisverzekeringen

Wij horen u al denken: de wat? De Reisbureauregeling. Een regeling waarbij u goed moet weten wat u doet, wanneer u iets organiseert in het buitenland. Ook de nodige kennis over reisverzekeringen is noodzakelijk. Win informatie in bij de juiste experts.

De reisbureauregeling is een btw-regeling die geldt als u reisdiensten verkoopt. Dit is het geval als u 1 of meer onderdelen van een reis inkoopt bij andere ondernemers, en op eigen naam verkoopt aan reizigers. De reisbureauregeling houdt onder meer in dat u btw betaalt over uw winstmarge op reisdiensten, in plaats van over de totaalprijs van de reisdienst. Daar staat tegenover dat de btw op reisdiensten niet volledig aftrekbaar is.

8. BTW in het buitenland is een verdieping waard

Zakendoen in het buitenland betekent vaak facturen met belastingen van het land waar u zaken doet. Dat behoeft wel even wat aandacht. Met Zwitserland als kennispartner van deze white paper nemen we het Zwitserse btw-landschap als voorbeeld om u wegwijs te maken met BTW in het buitenland