Familiedag voor jouw bedrijf organiseren: checklist voor de bedrijfsfamiliedag Door Markant Outdoorcentrum Amerikaanse bedrijven doen het al jaren en ook steeds meer Nederlandse bedrijven, merken en organisaties ervaren de kracht van een familie bedrijfsdag. Een evenement waar het interne evenement, de collega’s, wordt aangevuld met partner en eventuele kinderen. Markant Outdoorcentrum heeft de ideale locatie voor een dergelijk evenement en deelt kennis en expertise over de familiedag voor een bedrijf. Familiedag organiseren? Gebruik deze checklist. Eerst duiken we in dit soort evenementen. Wat is eigenlijk een bedrijfsfamiliedag of ook wel familiedag voor jouw bedrijf? Definitie Bedrijfsfamiliedag / Familiedag voor Bedrijf: Een bedrijfsfamiliedag is een evenement georganiseerd door een bedrijf waarbij werknemers de mogelijkheid krijgen om hun familieleden, zoals partners en kinderen, uit te nodigen om deel te nemen aan activiteiten en festiviteiten die georganiseerd zijn door het bedrijf. Het doel van een bedrijfsfamiliedag is vaak om de band tussen werknemers en hun familie te versterken, waardering te tonen voor het werk van de werknemers en een informele en leuke sfeer te creëren buiten de werkomgeving. Tijdens een bedrijfsfamiliedag kunnen verschillende activiteiten gepland worden, zoals rondleidingen door de faciliteiten van het bedrijf, spelletjes, sportwedstrijden, entertainment, workshops, en soms zelfs speciale maaltijden of barbecues. Het is een gelegenheid voor werknemers om hun familie te laten zien waar ze werken en om samen quality time door te brengen buiten werktijd. Dit soort evenementen kunnen bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur en een gevoel van gemeenschap binnen het bedrijf versterken. Markant Outdoorcentrum in het westen van de Achterhoek, 15 minuten vanaf Arnhem aan de rand van de heuvels van Montferland en het water van het Braamtse gat, heeft een outdoorterrein en indoorfaciliteiten die tezamen de perfecte locatie vormen voor een bedrijfsfamiliedag. Omdat de locatie en het organisatieteam van Markant ook ruime ervaring heeft in de scholenmarkt, hebben zij de perfecte expert-mix om hun kennis over de familiedag voor bedrijven te delen. Dat doen ze in een checklist/stappenplan van 15 punten: 1. Stel nadrukkelijk de vraag: waarom willen wij een bedrijfsfamiliedag? De oorsprong van een familiedag voor jouw bedrijf moet altijd gelinkt zijn aan het feit dat je als bedrijf of organisatie jouw werknemers/collega’s het naar de zin wilt maken. Door ook de familie erbij te betrekken, verleng je dat gevoel tot in de thuissituatie. Daarbij moet je dus ook de keus willen maken om echt iedereen erbij te betrekken: van onder naar boven, door iedere laag in je bedrijf. Daarbij zul je dan zien dat kinderen met elkaar gaan spelen en vormen van hiërarchie vanzelf verdwijnen. 2. Organiseer alleen een familiedag als het aansluit bij jouw kernwaarden De kernwaarden van jouw bedrijf moeten daarbij aansluiten. Dus zaken als binding en loyaliteit moeten geïntegreerd zijn in jouw bedrijfsvoering en beleid. Pas dan is de familiedag een integraal onderdeel van jouw kernwaarden en jouw bedrijfsvoering. Dus zitten in jouw kernwaarden woorden als geborgenheid, thuisgevoel, familiegevoel of letterlijk ‘succes van ons bedrijf zit in loyaliteit’, etc.? Dan past de familiedag in een groter en continu plaatje. Laat het geen losse flodder zijn. 3. Alle lagen binnen de organisatie dus ook de directie moeten betrokken en zichtbaar aanwezig zijn Het is een absolute voorwaarde voor het laten slagen van een bedrijfsdag met familie: de directie moet aanwezig zijn en opgaan in de aanwezigen. Ze moeten zichtbaar en betrokken zijn. Tip is bijvoorbeeld om de directie iedereen bij de ingang welkom te laten heten. Laat ze programmaboekjes, festivalbandjes en festivalbekers uitdelen! 4. Weet welke doelstelling je kunt behalen met de familiedag van jouw bedrijf Een bedrijfsfamiliedag voedt letterlijk de loyaliteit en binding met jouw bedrijf. Door in te zetten op een familiegevoel en familieband, kan een dergelijk familie evenement er voor zorgen dat die loyaliteit thuis begint. 5. Stem de catering af op de doelgroep, dus ook kinderen Het programma maar zeker ook de catering en entertainment of activiteiten moet aangepast worden voor de kinderen. Bij Markant hebben we daar een pre, want als organisatiebureau en locatie hebben wij naast de zakelijke markt, ook ruime ervaring in Summercamps en schooluitjes. Dus naast alles wat nodig is voor een bedrijfsevenement weten wij ook de partners voor een ijskraam, een kindercircus met workshops etc. Die kennis en contacten samen zorgen voor een slimme impactvolle dag voor iedereen. 6. Geen Pretparkgevoel, maak samen connectie! Een familiedag gaat om binding, om het samen gevoel. Neem bijvoorbeeld een pretpark, daar zie je dan dat een gezin of wellicht twee gezinnen de dag op pad gaan in het park en dan alleen nog samen wat eten. Bij een familiedag zoals wij deze organiseren op ons grote afgesloten terrein, heb je letterlijk iedere continu bij elkaar. 7. Communicatie en voortraject: inzetten op pret, fun en heel laagdrempelig Waar veel zakelijke evenementen harde doelstellingen hebben en dus ook alle communicatie en onderdelen van het voor- en natraject om die doelstelling draaien, gaat het bij een familiedag vooral om het gevoel. Zet dus in op pret. Daar horen laagdrempeligheid en bijvoorbeeld een festivalsfeer bij. 8. Inleven en achterhalen doelgroep, inclusief partners en kinderen Als organisator krijg je er een uitdaging bij, want naast het blootleggen van de kenmerken van jouw interne doelgroep, moet je ook inleven en achterhalen hoe de doelgroep van partners en kinderen eruit ziet. De signatuur en leeftijden van de werknemers / ouders bepalen de invulling van de familiedag. De bedrijfsfamiliedag scoort het beste wanneer veel werknemers zijn tussen de 30 en 45 jaar met kinderen van 0 tot 15 jaar. Voor oudere werknemers vanaf 45 / 50 jaar zijn juist de partners belangrijk in de beleving van de familiedag. ROEI: Return on Event Investment Bij Markant Outdoorcentrum werken we met de ROEI-aanpak: Return on Event Investment. Ga de diepte in en denk na over wat jouw ROEI is voor het evenement dat je gaat organiseren. Betrek daarbij tijdig het organisatiebureau of de locatie. Een onvergetelijk event heeft altijd impact, als het een dag wordt die jouw collega’s blijven herinneren en letterlijk mee naar huis nemen. Bij evenementen is het soms lastig om het letterlijk uit te drukken in de gecreerde waarde, maar wellicht helpen de 5 lagen van het ROI model voor evenementen daarbij: Laag 1: satisfaction Een omgeving, event, dag neerzetten waarin sprake is van hoge tevredenheid. Het gaat hierbij letterlijk om alle onderdelen die het event maken: catering, locatie, activiteiten, aankleding, etc. Laag 2: learnings Welke informatie geef je mee en hoe breng je dat over. Over beter nog: hoe gaan jouw bezoekers die informatie of boodschap beleven en tot zich nemen? Laag 3: gewenst gedrag In deze laag moet jouw evenement gedragsverandering teweegbrengen. Welk gewenst gedrag wil je voeden en een impuls geven met jouw evenement? Dat kan bij een familiedag bijvoorbeeld zitten in aantoonbaar hogere loyaliteit of bedrijfsbinding. Laag 4: waarde-creatie Wat is de ‘harde’ waarde die voort komt uit jouw event? Moeten jouw medewerkers na het event ambassadeurs worden van jouw bedrijf? Moeten teams beter gaan functioneren? Moet een hechtere band zorgen voor meer omzet? Laag 5: omzet/winst Het summum? Zijn de voorgaande lagen uiteindelijk uit te drukken in cijfermatige stijging van omzet of winst? Maar dit kan ook zitten in minder ziekteverzuim of minder verloop, wat direct kosten bespaart. 9. Van intern event voor collega’s, naar dag aanbieden voor familie Het grote verschil tussen het interne event voor collega’s en de familiedag is het gevoel dat het eerste event volledig onderdeel is van het werk en de bedrijfsvoering. De familiedag wordt ingestoken als een cadeau, iets dat je geeft aan jouw collega’s en familie. 10. Een geslaagde familiedag kent een ander meet’model’ Nog los van de Return on Event Investment (ROEI), gaat het bij de familiedag vooral om de grote glimlach. Dus zet je veel meer in op leuke activiteiten, vermaak, lekker eten, festivalgevoel, alles om de families een event te geven waar de bezoekers een verhaal voor thuis aan over houden. 11. Vervoer: familie-uitje of teamgevoel? Ook hier net even anders dan anders, want je moet een keus maken tussen: vervoer als familie, ‘we zien jullie daar’, of juist wel gezamenlijk vervoer aanbieden. Dat is natuurlijk ook weer afhankelijk van jouw bedrijfsstructuur en kantoren. Ga je voor een samen uit, samen thuis gevoel, dan is gezamenlijk vervoer aan te raden. Durf dan ook de kinderen in een bus te zetten en alvast met een leuk programma te beginnen. 12. Inhoudelijk kan, maar durf het anders te doen Het is zeker niet zo dat bij een familiedag geen inhoudelijk onderdeel kan zitten, maar weet dat het dan net iets anders moet/kan. Laat bijvoorbeeld de directie spreken tot de kinderen en partners en hen bedanken… 13. Het kost meer budget (per werknemer) dan een intern event, dus weet wat je ROI is Omdat je de groep van bezoekers uitbreid staat buiten kijf dat je meer budget nodig hebt. Daarom is het extra aan te raden om goed in beeld te hebben wat de ROI van jouw bedrijfsfamiliedag moet zijn. 14. Inrichting en opstelling van jouw event is anders dan normaal Het geheel moet overzichtelijk zijn, waar zowel kinderen als ouders een plek moeten hebben. Maak een mooie plattegrond, Zowel in activiteiten als in elkaar ontmoeten. Het moet allemaal een plek krijgen. Je hebt dus ruimte nodig, zowel indoor als outdoor. Het mag duidelijk zijn dat alles in laten vliegen om een dergelijk concept neer te zetten, veel kosten met zich meebrengt. Bij Markant Outdoorcentrum hebben we simpelweg alles al klaar staan en zijn er korte lijnen voor eventuele aanvullingen die aansluiten op het bedrijf/organisatie. 15. Aftermovie, natraject: pas deze aan, aan de drie doelgroepen In het natraject is de standaard aftermovie wellicht niet genoeg. Die richt zich bij zakelijke evenementen vaak op de inhoud. Nu moet je gewoon letterlijk het familiegevoel laten zien. Durf ook iets mee te geven. Leuk voor thuis, zeker als je ook daarbij rekening houdt met de drie doelgroepen die samen van het familie evenement een effectieve tool maken. En draag deze boodschap uit bij bijvoorbeeld personeelsadvertenties!