1. Spar met de evenementenlocatie

• Begin met de locatie. Een open en eerlijk gesprek met de evenementenlocatie, voor dat u definitief boekt, over wat u wilt bereiken op het gebied van duurzaamheid, zorgt voor grote eerste stappen. Heel veel locaties hebben prima oplossingen, dus profiteer van hun expertise.
• Je zou ook kunnen denken aan het samenwerken met andere events die bij deze locatie georganiseerd worden. Zo kan de apparatuur bijvoorbeeld gedeeld worden.
• Budgetkwestie? Meerdere locaties hebben standaard duurzame toepassingen, waardoor zij lagere kosten hanteren. Want wanneer er zuinig omgegaan wordt met energie en water en gewerkt wordt met natuurlijke bronnen, dan bespaart dit geld.
   
• TIP: Locaties met Meerwaarde(n)
  Bij ons vind je bijzondere locaties , die méér doen dan alleen geld verdienen. Bijvoorbeeld door sociaal ondernemerschap, duurzaam werken of het bewaken van cultureel erfgoed. Stuk voor stuk inspirerende locaties, met kwaliteit van dienstverlening, sfeer en vaak gesitueerd op een bijzondere plek. Bij elke boeking voor je heisessie, zakelijke bijeenkomst, evenement of brainstorm, komt er een bedrag vrij voor goede doelen. Jij boekt, wij helpen! Samen maken we zo met elk event de wereld een beetje mooier.

2. Menu’s: vooraf en standaard

• Voorafgaande bestelling. Aan de andere kant van het spectrum moet je ervoor zorgen dat je geen massaproductie van voedsel maakt dat je niet nodig hebt. Vraag in plaats daarvan de aanwezigen om vooraf een ingesteld menu te bestellen.
• Maak gebruik van een standaardmenu. Een nauwkeurig bestelsysteem zorgt ervoor dat er niet teveel eten besteld wordt en dat je niet tekort komt. Een systeem dat automatisch berekent hoeveel voedsel er per persoon besteld moet worden biedt een uitkomst. Een andere mogelijkheid is om gasten vooraf te laten bestellen wat ze willen eten.

3. Voorkom voedselverspilling 

• Ondanks dat je probeert minder voedsel over te houden, zoals bij punt 2 benoemd, blijft er toch vaak voeding over. Door hier een passende bestemming voor te vinden, creëer je een duurzamer evenement. Toch worden dit soort handelingen vaak nog als moeilijk en lastig gezien. Het vergt extra planning maar het is de laatste jaren een stuk eenvoudiger geworden om het door te voeren. Er zijn cateraars die hier zeer bedreven in zijn.
• Overgebleven voedsel kan voor een stichting als de voedselbank van enorme waarde zijn. Wanneer het duidelijk is voor het personeel wat er met de voeding gedaan moet worden, dan kan dit meteen in goede banen geleid worden. Let op, inventariseer vooraf of en wat er weggebracht kan worden, want hiet zitten vaak haken en ogen aan. Het is niet zo dat je zonder afspraak het voedsel zo maar weg kan brengen.
• Compostering. Dit brengt wel kosten met zich mee, maar als vooraf slim en goed over nagedacht is en ook echt in de praktijk gebracht kan worden, zet je een mooie stap.
   
• Wijs je gasten op hun verantwoordelijkheid om no show te voorkomen en zo de waste te beperken:
  

4. Bloemen als geschenk voor jouw gasten?

• Bloemen zijn een prachtige toevoegde waarde voor jouw evenement. Veelal worden de meeste bloemen na afloop van een evenement weggegooid. Natuurlijk begrijpen wij de meerwaarde, maar denk eens aan de volgende vervangers:
• Nepbloemen – steeds vaker zijn deze bloemen niet van echte te onderscheiden. Tevens kun je ze nog een keer gebruiken. In alle kleuren of thema’s zijn deze bloemen te verkrijgen.
• Planten in plaats van bloemen – dit is een stijgende trend. Zo kan bijvoorbeeld gedacht worden aan potplanten of cactussen. Planten die langer meegaan dan één evenement.
   
• Geef bloemen als geschenk - de bloemstukken kunnen aangeboden worden als prijs of geschenk aan het einde van het evenement. Maak er een prikkelend onderdeel van, iedereen wil wel zo een professioneel stuk mee naar huis nemen. Voor zichzelf of om als cadeau aan iemand anders te geven. Best case? Kijk eens naar het briljante concept rondom de opening van de nieuwe entree van het Van Gogh Museum:

5. Groene energie

• Afhankelijk van de grootte en de behoefte van uw evenement kunt u groene energie gebruiken. Soms kan niet het gehele evenement op groene stroom draaien maar laat uw bezoekers zien dat u er bewust mee omgaat, u zou aan de volgende dingen kunnen denken:
• Zonnepanelen – deze vorm van energieopwekking kan worden geïntegreerd in meubels, zoals banken of tafels. Maar ook worden deze vaak in verlichting gebruikt.
• Deelnemer activatie - richt bijvoorbeeld een ruimte in waarin deelnemers op hometrainers energie opwekken, die gebruikt wordt om de deelnemers te belonen. Zo bestaan er mogelijkheden om te fietsen waardoor de verlichting verandert. Dit bevordert het healthy aspect van uw evenement.
• Fossiele brandstof-  wat tegenwoordig steeds vaker te zien is, is het compenseren van de verbruikte koolstof houdende stoffen. Dit gebeurd bijvoorbeeld doordat er door de deelnemers gereisd moet worden. Doe iets terug voor de natuur, dit zou kunnen door het planten van bomen bijvoorbeeld.
   

6. Transport: kleinere footprint en OV

• Het vervoer waarvan uw deelnemers gebruik maken zorgt waarschijnlijk voor de grootste veroorzaker van CO2 uitstoot.  Zeker wanneer de deelnemers van ver moeten komen. Op een paar manieren kun je zorgen voor een kleinere CO2 ‘footprint’.
• Pendelbussen – met het inzetten van dit vervoer stimuleer je deelnemers om te gaan carpoolen. Zet een lokaal verhuurbedrijf in, zodat de voorrijkosten beperkt blijven en de emissie lager blijft.
• Loopafstand – zorg ervoor dat er tijdens het evenement niet gereisd hoeft te worden. Wanneer
• Openbaar vervoer – misschien is het een open deur maar stimuleer het gebruik van openbaar vervoer. Dit kan extra gestimuleerd worden door het aanbieden van combinatie tickets bijvoorbeeld.

7. Voorkom overtollig afval

• Als ergens niet perse verpakking voor nodig is, pak het dan ook niet in. Voorkom hiermee dat u te maken krijgt met overtollig afval.
• Producten/etenswaar met verpakking -  Pak het zelf uit en laat dit niet de deelnemers doen. Zo zorg je dat het in ieder geval op de juiste wijze gerecycled kan worden.
• Biologische afbreekbaar – als een verpakking echt nodig is, zorg dan voor biologisch afbreekbare opties. Dan kunt u denken aan bijvoorbeeld een jute zakken in plaats van plastic. Het is helemaal goed wanneer deze meerdere keren gebruikt kunnen worden en niet alleen voor eenmalig gebruik.
• Wijze van presenteren - steeds vaker zie je dat etenswaren bijvoorbeeld op een andere manier gepresenteerd worden. Zet bijvoorbeeld suiker in een pot en melk in een kan bij uw koffiezetapparaat. Kleine suikerzakjes en melkcups zorgen voor veel afval terwijl dit onnodig is. 

8. Beloning voor deelnemers
Wat is een duurzame manier om uw deelnemers een presentje te geven, te belonen voor hun komst?

• Digitale cadeaus – te denken aan kortingscodes, e-tickets, downloadbare freebies. Deze cadeaus hoeven niet uitgeprint te worden maar zijn alsnog een waardevol cadeau voor uw bezoekers.
• Herbruikbare cadeaus – een cadeau als een herbruikbare mok, beter of een canvastas zorgt voor een blijvende herinnering en voorkomt dat het cadeau weggegooid wordt.

Bron: Easy Adjustments for a Greener Event: 8 Areas You Can Make a Big Difference TODAY