Hierbij alvast 5 van Guido Thys' tips:

1. Peil vooraf de verwachtingen

Evenementen lopen meestal onder het motto “wij zenden, u luistert” in plaats van onder de titel van het vroegere radioprogramma “u vraagt, wij draaien”. Bijgevolg worden enkel thema’s en onderwerpen opgevoerd waarvan de organisatoren DENKEN dat de aanwezigen ze absoluut moeten weten. Dit gaat in tegen alle principes van verwachtingenmanagement, een basisprincipe van goede service. Wanneer de tevredenheidscijfers niet boven de 8 liggen (en is dat geen doodnormale verwachting?), betekent dit dat de genodigden iets heel anders verwacht, dan wel op prijs gesteld hadden. Wat is er mis met een kort vooronderzoekje? Dit hoeft geen nationale volkstelling te worden. Het kan best beperkt blijven tot enkele telefoontjes of korte koffieautomaat-gesprekjes. Een regel uit kwalitatief marktonderzoek stelt namelijk dat je meer dan 90% van je informatie haalt uit niet meer dan… 18 gesprekken. 

2. Zonder interactie geen actie

De belangrijkste verwachting van organisaties naar hun belanghebbenden -en dus naar hun genodigden- toe, is dat ze de voorgestelde ideeën en plannen dragen, dat ze er warm van worden en dat ze enthousiast gaan doen wat van hen “verwacht” wordt. Dit gaat natuurlijk nooit gebeuren na een sessie die beperkt blijft tot zenden alleen. U weet wat er dan wél gebeurt: ze drinken een glas, ze doen een plas en alles blijft zoals het was. Stel dat u, zoals beschreven in punt 4, opinies en plannen presenteert. Dan is het toch heel normaal dat iedereen in het publiek daar zelf ook opinies over, en plannen mee, heeft? En wat als die niet overeenkomen met de uwe (wat eigenlijk de gebruikelijke situatie is)? Dan zal een en ander toch eerst gestroomlijnd moeten worden, toch? Dus, wat doet? Laat u de toehoorders na de presentatie(s) aan hun lot over en moeten ze het zelf maar uitzoeken? Of geeft u ze alle kansen om hun eigen visie toe te lichten? Om al hun vragen te stellen? Om al hun koopsignalen af te geven (en een goede verkoper weet: die beginnen altijd met “ja, maar…”)? En laat u dat leiden door een buitenstaander (die al eens iets kan zeggen wat u niet kunt/wilt) die een rijke ervaring in het bedrijfsleven heeft en dus meer kan dan dingen “aan elkaar praten”?

3. Meer interviews

Niet iedereen is een geboren podiumbeest. Gelukkig maar, want anders had ik geen werk meer ??. Durf vooraf de confrontatie aan met de minder goede sprekers op uw affiche, want als u het niet doet, dan doet het publiek het wel. Forumdiscussies en 1op1 interviews zijn goede alternatieven voor saaie verhalen. Ze besparen de sprekers een hoop nervositeit en het publiek een boel ergernis. Zorg dan wel voor een vlotte interviewer die de nodige achtergrondkennis en humor heeft om de spanning er in te houden. Denk er om dat mediafiguren het op een podium niet anders aanpakken dan op radio of televisie en diepgang dus ver te zoeken is.

4. Welke rol spelen de medewerkers?

De organisatie is wel één hecht team maar je ziet of hoort de meesten niet tijdens het evenement, behalve dan om de eerste rij te vullen (die anders leeg blijft) of om tijdens de borrel te “netwerken” (wat zie niet of nauwelijks doen)? Weinig geloofwaardig… Geef teams een rol, laat ze een onderdeel samen (al dan niet onder begeleiding ??) voorbereiden. Geef ze kleine of grote figurantenrollen: ik was ooit te gast bij een klantenbijeenkomst tijdens dewelke het de rol van de ceo was om de sprekers van water te voorzien, onder het motto “iedereen is hier service-gericht”. 

5. Maak een marktplaats

Ooit kwam ik in een grote zaal waar alles klaar stond voor evenement, behalve de stoelen voor de deelnemers. Die kregen bij registratie een kartonnen uitvouwstoel waarmee ze bij enkele tientallen over het gebouw verspreide sprekershoeken konden aanschuiven. Van de sprekers, die hun verhaal om het kwartier mochten herhalen, vroeg dit wel een bijkomende inspanning, maar de aanwezigen kregen zo de mogelijkheid om een volledig eigen programma samen te stellen. Vele sprekers kozen er ook voor om geen verhaal te vertellen, maar rond een bepaalde stelling in debat te gaan. Het resultaat was het toppunt van interactiviteit. Uiteindelijk kwam iedereen centraal bij elkaar voor een wrap-up (ondergetekende ??).

De 20 tips van Guide Thys zijn eenvoudig te downloaden via zijn eigen pagina: