Bij het organiseren van een evenement moet je aan veel zaken denken. Je moet overzicht zien te houden en tegelijkertijd aandacht schenken aan allerlei details. De organisatie kost energie, maar levert je gelukkig ook veel moois op. Enthousiaste bezoekers, tevreden sprekers en artiesten, mooie berichten in de pers; daar doe je het voor. We delen graag een aantal belangrijke tips met je die wij opgedaan hebben in onze jarenlange ervaring met het organiseren van evenementen.

1.Met welk doel en voor wie?
Voordat je iets begint te regelen, is het goed om bewust stil te staan bij het doel van je evenement en voor wie je het organiseert. Dat lijkt een open deur, maar toch: het bespaart je tijd en moeite bij de uitvoering. Zo is het handig om te weten of je vooral jonge bezoekers wilt trekken of juist 50-plussers. Dat bepaalt de keuze voor de locatie, de aankleding, muziek, de manier van uitnodigen en andere cruciale zaken.

Een voorbeeld:
Een duurzaamheidscongres heeft meerdere doelgroepen: naast een programma voor ondernemers is er een aparte publieksdag. Het brede publiek bestaat uit volwassenen, maar ook aan hun kinderen is gedacht. Omdat zij de toekomst zijn, en heel praktisch, omdat ze zo mee kunnen. De organisatie biedt ze een speciaal programma bestaande uit leerzame en actieve elementen en optredens van hippe artiesten.

2.Organiseren is communiceren
Bij het organiseren van een evenement draait het om communicatie. Denk aan contacten met je publiek (zo heeft communicatie een sleutelrol in het voorkomen van no-shows), sprekers, artiesten, maar ook de exploitant van de locatie, gemeente, sponsoren en de pers. Vergeet ook de vrijwilligers niet. Duidelijke communicatie zorgt voor een soepel verlopend evenement. En daar werken mensen graag aan mee. Een communicatieplan helpt je om vanaf de start van de organisatie scherp te zijn op tijdige communicatie met de juiste betrokkenen.

3.Wat heb je te besteden?
Een andere belangrijke voorwaarde voor een succesvolle organisatie is het budget. Van tevoren een begroting opstellen loont. Vraag altijd offertes op voor zaken als catering, drukwerk, huur van meubilair en andere materieel of personeel. Ook bij het aanvragen van financiële middelen bij sponsoren en fondsen heb je deze vaak nodig. Fondsenwerving wordt hierin vaak onderbelicht. Zo zijn er diverse fondsen die evenementen met culturele en maatschappelijke doeleinden ondersteunen. Doe wel op tijd een aanvraag en geef nog geen geld uit voordat deze gehonoreerd is.

4.Programma: op tijd vaststellen
Stel het programma tijdig en nauwkeurig samen. Daar hangen veel te regelen zaken en vaak kosten vanaf:
- Welke optredens, sprekers en activiteiten zijn er en hoe plan je die in de tijd?
- Wat is een geschikte locatie? Welke ruimtes en voorzieningen zijn nodig?
- Wat is er aan muziek en ander entertainment nodig?
- Wat moet er op foto, film of streaming media worden vastgelegd?

Is er een dagvoorzitter of ceremoniemeester nodig?
Bedenk ook dat het programma, zodra het is vastgesteld, op meerdere manieren gebruikt gaat worden. Denk aan vermelding op de website, in uitnodigingen en programmaboekjes. Daar wil je natuurlijk niet te vaak en in een laat stadium wijzigingen in hoeven doen.

5.Leg alles vast in een draaiboek
Dat je aan van alles moet denken, is vast wel duidelijk. We noemden nog niet de bereikbaarheid van je locatie, parkeermogelijkheid, catering, badges, vergunningen, verzekeringen, EHBO-ers, uitnodigingen, herinneringen en niet te vergeten de publiciteit. Natuurlijk leg je alles vast in een draaiboek, dat je er op elk moment bij kunt pakken en waar nodig kunt bijwerken.

6.Evalueren en gelijk aanpassen
Na het organiseren volgt het evalueren van je evenement. Wij zien dat dat niet altijd wordt gedaan, terwijl het juist kansen biedt. Ook voor de ontvangende locatie, de sprekers, artiesten en vrijwilligers. Wat ging er goed en wat kan er beter? Zijn er voldoende bezoekers geweest? Waren de parkeervoorzieningen in orde? Hoe was de catering geregeld? Laat alle onderdelen van het draaiboek kort de revue passeren. En nog een tip: pas het draaiboek met de bevindingen gelijk aan. Dat geeft voor een volgende keer alleen maar gemak.

7.Vier je succes
Na het evalueren komt het allerbelangrijkste onderdeel: het succes vieren. Bedank je teamleden en vrijwilligers voor alle inspanningen met een drankje, hapje of een leuke attentie. De inzet van je medewerkers is de grootste succesfactor van je evenement. En aan een goed georganiseerd evenement wil je toch altijd meedoen?

Voorbeeld:
Bij een jaarlijks terugkerend internationaal Concours Hippique zijn wel 140 mensen actief. De organisatie bedankt ze met een barbecue, maar minstens zo belangrijk: ze zet ieder jaar een ‘vrijwilliger van het jaar’ in het zonnetje. Met een bokaal en bloemen uitgereikt door de burgemeester en een enthousiaste post op Facebook kan voor deze vrijwilliger het evenement niet meer stuk.

Wat is echt belangrijk?
We kunnen je nog veel meer tips geven, maar wat is nu juist de kunst? Als organisator overzicht houden en je concentreren op de zaken die echt belangrijk zijn. Dat zijn wat ons betreft deze 7 tips.

1. Sta stil bij het doel en de doelgroepen
2. Stel een communicatieplan op
3. Bepaal vooraf je budget
4. Stel je programma tijdig vast
5. Leg alle te regelen zaken in een draaiboek vast
6. Evalueer je evenement na afloop
7. Vier de successen

Credits foto: Cultuurmijoost / Marcel Krijgsman
Dit artikel is geschreven door: Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre