Xsaga, een evenementenbureau dat zich kan meten met de internationale topbureaus, besloot dit jaar ook enkele kant-en-klaar concepten in de markt te zetten. Een eindejaarsfeestje van een awardwinnend bureau, dat klinkt goed. EvenementOrganiseren.nl trok aan de bel en vroeg Xsaga haar kennis te delen. En ook al begeeft Xsaga zich veelal op eventmarketing en live communicatie niveau, toch leidde dat tot zeer praktische 7 tips:

• Tip 1: Tijdig plannen, goed voorbereiden

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voor het bedenken en vinden van de juiste invulling is een tijdige planning een must. Als je voldoende tijd hebt dan voorkom je last-minute tegenvallers en de daarmee gepaarde extra kosten. En niet geheel onbelangrijk: het scheelt een hoop stress. Overwerken om een feest te organiseren, schiet het doel een beetje voorbij.

• Tip 2: Save the date en voortraject

Stuur zo snel mogelijk een save the date uit zodat iedereen rekening kan houden met de gekozen datum. Hou hierbij rekening met bestaande events. Het zou vervelend zijn als er bijvoorbeeld net een belangrijke voetbalwedstrijd is die avond. Ieder leuk feest begint met een leuke uitnodiging. Geef daarom een paar weken van tevoren een fysiek give-away passend bij het thema of stuur een mooi vormgegeven digitale uitnodiging. Geef iets waar collega’s vooraf met elkaar over kunnen praten bijvoorbeeld een dresscode of een samen te stellen playlist. Zo begint het feest vooraf al een beetje te leven.

• Tip 3: Draaiboek en goede planning

Zorg voor een compleet draaiboek. Zorg ervoor dat je precies weet wie wanneer komt en wie wanneer opkomt. Want misschien wil je wel een beetje inhoud toevoegen aan het feest? Gaat de manager z’n personeel toespreken? Of nodig je een externe en motiverende spreker uit? Wanneer wordt de tap bezorgd of de karaoke set? Jij hebt de teugels in handen en als er iets niet volgens planning verloopt dan heb je uiteraard alle mobiele nummers paraat.  

• Tip 4: Decoratie met WOW-gevoel

Een bedrijfsevenement heeft als doel dat jij en je collega’s in een gezellige sfeer dichter tot elkaar komen. Dat je dingen met elkaar bespreekt die je normaal niet met elkaar bespreekt. Het is dan ook belangrijk dat de omgeving anders is dan jullie dagelijkse omgeving. Dat kan op een locatie zijn, maar het kan ook gewoon op kantoor zijn. Jullie oorspronkelijke werkplek moet je dan een heel ander gevoel geven. Het zou leuk zijn als je een WOW-gevoel kunt oproepen met mooie aankleding.

• Tip 5: Zorg voor impact

Wat je ook voor event organiseert. Groot of klein. Inhoudelijk met een plenair programma of gewoon een leuke borrel. Je doel moet altijd zijn dat je op een of andere manier impact creëert. Dat je iets memorabels toevoegt. Wat wil je dat mensen onthouden? Wat wil je dat de gasten thuis gaan vertellen? Dat kan een bepaald thema zijn, een geweldige speech, superlekker eten of een mooie act.  Als het maar iets is wat langer in het hoofd blijft.

• Tip 6: Zelf ook genieten

Het is niet alleen het feestje van je collega’s, het is ook jouw feestje. Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk uit handen geeft zodat je zelf ook de hele avond kunt genieten. Op de avond zelf moet je de organisatie los kunnen laten. Erop kunnen vertrouwen dat anderen het voor je oplossen. Het is dan ook aan te raden om te werken met een professionele partij zodat je onvoorziene valkuilen voorkomt.

• Tip 7: Meer dan een moment...

Een succesvol bedrijfsfeest is van onschatbare waarde. Het kan de binding, betrokkenheid, loyaliteit en bedrijfstrots van je medewerkers vergroten, zodat er een wij-gevoel ontstaat. Probeer het moment te verlengen en de herinnering  te vergroten door ‘m ook tastbaar te maken. Zet bijvoorbeeld een fotobooth neer op de avond zelf of introduceer een hashtag waarmee gasten zelf het feest kunnen laden. En met een after movie kan iedereen de avond nog een keer opnieuw beleven.