Tip 1: Entertainment op uw event en vergunning

‘Check de locatievergunning. Wat mag wel en wat niet. Zo zijn de maximale decibels per locatie en per gemeente verschillend. Zit je voor een feest in een strandpaviljoen vlakbij hotels dan weet je zeker dat er beperkingen zijn in bijvoorbeeld de decibels. En een te zachte rockband slaat niet aan.’

Tip 2: Hoe is jouw artiest in het nieuws?

‘Artiesten staan in de spotlights. Altijd. Soms positief, maar soms ook zeer negatief. Een artiest die net is opgepakt met drank achter het stuur past niet bij het evenement over veilig verkeer…Maak ook dergelijke situaties bespreekbaar, want een goed entertainmentplatform denk ook dan met u mee.’

Tip 3: Check de rider

‘De rider, de blauw M&M’s en de eigen kleedruimte. In de rider staan voorwaarden die bij een act horen. Dat kan heel erg verschillen. Over het algemeent begrijpen artiesten heel goed dat ze bij zakelijke evenementen onderdeel zijn van grotere doelstellingen, toch moet je altijd goed kijken naar benodigde kleedruimtes, cateringwensen, begeleiding op de dag zelf, etc. Wij faciliteren en begeleiden ook het proces met productieleiders en tourmanagers.’

Tip 4: Hoe lang duurt een act?

Hoe lang moet een artiest optreden om impact te hebben, zonder te vervelen of zonder te kort op te treden? ‘Om maar met de deur in huis te vallen: wij adviseren wel eens om die top band in te ruilen voor een DJ. Puur om dat hij of zij beter past bij het moment en de doelgroep. Kijk dus verder dan een naam of playlist. Welk repertoire speelt deze artiest (low, mid, of volle energie)? Vooropgesteld dat de ene artiest de ander niet is, is het goed om samen de setlist af te stemmen. Dan zou het ook best zo kunnen zijn dat de artiesten die je boekt voor 45 minuten, in 20 minuten de passende impact maakt.

Tip 5: Passend entertainment op jouw bedrijfsevenement

Stel jezelf de vraag: welk entertainment past bij mijn evenement, mijn doelstelling en de locatie?

‘Dat klinkt als een onwijze open deur, maar we mogen niet weglopen voor het feit dat er nog altijd artiesten ingezet worden op voorkeur van de eventmanager of omdat de CEO dat zo’n leuke zanger vindt. Ook het succes van een act op een event uit het verleden mag niet de graadmeter zijn. Loop deze mini-checklist af en je komt met de nodige adviezen al heel snel tot de perfecte invulling:

• Wat is de aanleiding voor het evenement, welke sfeer moet er zijn en wat is de samenstelling van mijn doelgroep?
   
• Wat is er wel en niet mogelijk in de locatie waar mijn evenement plaats vindt. De complete band van een topartiest in een kleine bedrijfskantine of locatie…niet doen, zeggen we dan. Maar ook puur technisch, qua geluid, stroom, akoestiek, zichtlijnen en qua beschikbare ruimte moet u een check doen.
   
• Doe een locatiebezoek mét de techniekpartij.
   
• Vraag altijd om meerdere voorbeelden/ opties. Wie dat slim doet, zorgt voor een selectie van entertainment waaruit uw bezoekers vervolgens kunnen kiezen/stemmen.

Tip 6: Eis service vanuit jouw standpunt, niet vanuit een promotor 

‘Denken en handelen vanuit de opdrachtgever klinkt heel logisch, maar in de entertainmentwereld is lange tijd anders gehandeld: promotors en boekers ‘zetten’ hun artiesten weg. Een platform als BedrijfsEntertainment.nl handelt vanuit de wensen van de opdrachtgever. Pas met die insteek kun je de zakelijke markt echt een service bieden, want je bent niet meer verbonden aan die ene artiest of die ene promotor met een beperkte diversiteit aan entertainment.’

Tip 7: Clausules, verzekering en Buma voor uw entertainment

Vraag om openheid en ga voor transparantie rondom de boeking van entertainment of artiesten op uw evenement. Het boeken van een artiest of een entertainmentact is toch een beetje een andere wereld, ook voor eventmanagers binnen uw bedrijf. De gouden tip hier: maak alles bespreekbaar. Een paar voorbeelden van dit ‘alles’?

• Clausules 

Veel artiesten hebben zogeheten RTVclausules, wat zo veel betekent dat wanneer er na de boeking een radio of tv opdracht komt, dat de artiest onder de boeking uit kan. Het gebeurt bijna nooit, maar het is goed om er rekening mee te houden, door bijvoorbeeld ook een vervanger in beeld te hebben, of te kunnen varen op een boekingsplatform waar snel en effectief meegedacht wordt om tot een oplossing te komen. Vraag hiernaar.

• Verzeker

Heb jij een evenement met een grote topartiest, die je ook gebruikt in het wervings- en marketingtraject van jouw eigen evenement. En hij of zij wordt ziek, of kan om een andere reden niet komen, weet dan dat dit voor een groot deel te verzekeren is. Ook hier geldt: vraag naar de mogelijkheden en kies voor een goede evenementenverzekering.
 

• + 7 procent

Nederland kent een actieve controle op de afdracht aan Buma (muziek- en auteursrechten). Dat betekent dat in offertes 7 procent wordt opgenomen voor de Buma afdracht van uw artiest. Ook hier mag en moet je transparantie eisen. Via een platform als BedrijfsEntertainment.nl wordt dit allemaal voor je geregeld. Weet dat er voor artiesten onder de 1000,- euro andere regels gelden en dat veel offertes ex BTW en ex Buma zijn.