8 tips om last-minute eventproblemen oplossen Het is de ochtend van je evenement, en alles lijkt op rolletjes te lopen. Totdat een essentiële leverancier belt af, de lichten het niet doen of het weer spontaan een dramatische wending neemt. Last-minute problemen zijn helaas onvermijdelijk, maar ze zijn ook een kans om je vaardigheden als eventplanner te laten zien. Problemen oplossen is namelijk een superkracht(!) en met goede dosis kalmte, creativiteit en teamwork kun je zelfs de grootste uitdagingen aan. Wij helpen je alvast met een achttal tips. 1. Adem in, adem uit Klinkt cliché, maar het werkt. Je eerste instinct bij een probleem kan zijn om in paniek te raken of overhaast beslissingen te nemen. Pauzeer even, haal diep adem en geef je hersenen een moment om helder na te denken. Je zult merken dat je met een kalme mindset vaak sneller tot een oplossing komt. 2. Prioriteiten stellen Niet elk probleem is een catastrofe. Vraag jezelf af: Is dit echt zo urgent? Als de bloemen niet op tijd geleverd worden, is dat minder belangrijk dan een technische storing bij de livestream. Maak een snelle prioriteitenlijst en werk van cruciaal naar minder belangrijk. 3. Activeer je noodplan Een goede eventplanner heeft altijd een Plan B. En soms een Plan C. Heb je een lijst met back-up leveranciers? Een extra paar handen om te helpen? Of een checklist met noodscenario's? Als je voorbereid bent, is een probleem vaak slechts een kleine horde in plaats van een onoverkomelijke muur. 4. Durf te delegeren Je hoeft niet alles zelf op te lossen. Vertrouw op je team. Geef duidelijke instructies en wijs taken toe aan degenen die geschikt zijn om ze te volbrengen. Als de catering vastloopt, stuur je tech-expert dan niet naar de keuken; speel mensen in op hun kracht. 5. Communiceer slim en snel Laat betrokkenen weten wat er speelt, maar zonder paniek te zaaien. Of het nu je team, vrijwilligers of zelfs de gasten zijn, duidelijke en eerlijke communicatie voorkomt speculatie en chaos. Een korte update, zoals ‘we werken eraan en het komt goed’ doet al wonderen. 6. Creatief met oplossingen Geen extra stoelen meer beschikbaar? Gebruik grote kussens of creëer een gezellige loungehoek. Geen regenplan? Huur snel een tent of deel paraplu’s uit. Vaak zijn onverwachte oplossingen ook leuke toevoegingen die gasten bijblijven 7. Acceptatie helpt! Soms moet je accepteren dat niet alles perfect verloopt. En dat is oké. Een gestreste en overwerkte organisator straalt spanning uit naar het hele team. Als jij kunt lachen om een kleine tegenslag, zullen anderen dat ook doen 8. Zorg voor jezelf Drink water, eet een snack en blijf bewegen. Het is makkelijk om jezelf te vergeten als je bezig bent alles op te lossen. Maar met een lege tank kun je niets bereiken. Neem dus een paar minuten voor jezelf, zelfs midden in de chaos.