Samen met één van de meest kwalitatieve decorateurs uit de evenementenindustrie, Fraai Projecten Decor & Eventstyling, ging EvenementOrganiseren.nl om tafel. Een gesprek over de meerwaarde en het optimaal inzetten van een eventdecorateur voor jouw evenement.

Hoe haal je als opdrachtgever, bureau of locatie het optimale uit een samenwerking met een decorateur? Wat kun je wel en niet niet met decoratie? Wat zijn de tips en tricks voor een optimaal resultaat? Fraai Projecten Decor & Eventstyling deelde haar kennis en expertise om zo antwoord te kunnen geven op de meest prangende vragen.

Met de antwoorden, gebundeld in dit artikel, heb je als opdrachtgever of organisator van evenementen een ideaal document als leidraad voor het optimale resultaat binnen een samenwerking met een decorateur. Sfeer en inrichting bespreken met een professionele decorateur mag zeker niet ontbreken op de checklist.

• Tip 1: Op tijd om tafel

Het klinkt zo logisch, maar in de praktijk is dit precies het punt waar de schoen wringt. Veel toeleveranciers worden te laat betrokken bij de conceptontwikkeling, de invulling en het organisatietraject van een evenement. Daardoor gaat expertise, ervaring en kennis verloren, waardoor je niet het optimale uit een evenement kunt halen. In het geval van een decorateur is het misschien wel de grootste gemiste kans.

‘Door de tijd te nemen om samen te sparren, samen de juiste puzzelstukjes te zoeken en te vinden op basis van wederzijds vertrouwen in elkaars expertise kom je tot de beste oplossingen en de beste events.’

Gerben van Raak, directeur Fraai Projecten Decor & Eventstyling

Onderschat namelijk niet welke invloed de styling en decoratie voor een live moment hebben. Goede styling en decoratie zorgen voor een belevingswereld waarbinnen de boodschap, het netwerken, het verrassingselement tot in perfectie tot uiting kunnen komen. Absolute voorwaarde om die ‘belevingscontext’ naadloos te laten aansluiten op jouw doelstelling: zet de decorateur vanaf moment 1 om tafel met het organisatieteam. Een event is co-creatie en de decorateur/stylist speelt daar een hoofdrol in. Op tijd om tafel dus!

• Tip 2: de 80 / 20 regel

Er schuilt een gevaar in decoratie en eventstyling, dat we veel terug zien komen: zodra het overijverige creatieve de overhand neemt, komt het noodzakelijke en praktische in het gedrang.

Daarom is het goed om bij inrichtingsconcepten en styling de 80 / 20 regel te hanteren: 80% van de decoratie en styling moet bestaan uit noodzakelijk onderdelen. Denk hierbij aan goede, comfortabele en afdoende zitplekken, tafels, afwisseling, etc.

Gebruik de overige 20 procent voor het sausje, het onderscheidende. Juist door te kiezen voor een stevige, praktische basis, wordt een basis gelegd om goed te kunnen communiceren en tot een effectief evenement te komen.

Het hippe, groene, trendy, nieuwe is voor die laatste 20 procent. Voor veel decorateurs is dat de eigen signatuur. Er zijn genoeg eventdecorateurs en stylisten met allemaal kwalitatieve meubels, maar het onderscheid zit in de details, de final touch en het inrichten gericht op de doelstelling.

• Tip 3: afstemming

Bij Tip 1 werd al duidelijk dat de echte meerwaarde van een goede decorateur pas boven komt drijven als zij tijdig om tafel komen te zitten met de organisatoren. Maar er is nog een tweede, bijna noodzakelijke, reden waarom een eventdecorateur louter kan functioneren binnen een co-creatie en dat is de afstemming. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerking met een audiovisuele of techniekpartij. Weten alle andere partijen van het inrichtingsconcept en waar ze dus rekening mee moeten houden? Hoe is alles gecoördineerd in de opbouw? Hoe kan de decorateur laveren tussen de andere werkzaamheden? Die afstemming scheelt frustratie, fouten en kosten. 

• Tip 4: van dozen schuiven naar adviseur

Een evenementendecorateur of eventstylist is geen verhuurder. Zelfs als er slechts enkele stoelen en tafels nodig zijn, zelfs dan kan de decorateur nog een prima advies geven: net even iets anders, de nieuwe lijn die nog beter past bij uw bedrijf/event, etc. Maar zeker bij grote inrichtingsconcepten en decoratieplannen, moet u als opdrachtgever en organisator terugvallen op de expertise en adviezen van de decorateur. Kwalitatieve decorateurs komen het best tot hun recht wanneer binnen de doelstelling en het concept er nog een blanco papiertje is als het gaat om de inrichting. ‘We hebben X gasten, dit is ons doel, dit is de locatie en dit is wat we ze willen overbrengen’, is misschien wel de mooiste opdracht voor de eventstylist en decorateur. 

• Tip 5: zorg voor een WOW-effect in lagen. Blijf verrassen.

Iedere gast van een evenement kent het moment: de jas is opgehangen, de kaart gescand en dan treed je de locatie binnen: WOW! Dat moment is één van de meest krachtige meerwaarden van live communicatie en eventmarketing. Maar wat nou als dat WOW-moment meerdere keren terugkomt:

Een gouden tip is daarom om kijklijnen te breken, diverse ruimtes in de ruimte te creëren. Zo kan de gast steeds weer iets ontdekken, blijft het spannend en kan er steeds weer een passend WOW-moment worden gecreëerd. Zo ontstaat er met decoratie en styling een customer-event-journey. Meerdere sferen, meerdere communicatiemomenten en het WOW-effect in lagen. 

• Tip 6: communiceren met decoratie

Noodzakelijk, uitstraling, context van de belevingswereld die gecreëerd wordt en de absolute sfeerbepaler, dat zou voor iedere eventorganisator de kracht van decoratie moeten zijn. Maar er is meer. Wat te denken van communiceren met de decoratie-elementen en inrichtingsconcepten. Inmiddels kennen we de meubels met bedrukking, led-verlichting met logo’s , etc. Maar de inrichtingsconcepten kunnen ook de boodschap van die dag terug laten komen. Desnoods met een kwinkslag kunnen onderdelen van een keynotespreker of hoofdboodschap prima verwerkt worden in de verschillende sferen in de locatie.

‘Goede decoratie en eventstyling zorgen voor de sfeer en mood en visualiseren de boodschap of zelfs de doelstelling van het evenement. Die look en feel is de paraplu waaronder de communicatie en marketing plaatsvindt.’   

Gerben van Raak, Fraai Projecten Decor & Eventstyling

Bepaalde meubels, diverse hoekjes, kleuren, het kan allemaal symbool staan voor de eerder verspreide boodschap. Een voorbeeld: als gasten een Virtual Reality-bril op hebben gehad en in de volgende ruimte zien ze elementen uit de virtuele wereld waar ze in waren, dan heeft dat een hernieuwd WOW-moment en een zeker effect.

• Tip 7: decoratie is 3D communicatie

In het verlengde van Tip 6: benader decoratie en styling als de 3D-vertaling van communicatie en is de basis voor een effectieve beleving. De look en feel op het evenement zorgt niet alleen voor het WOW-gevoel, maar het is een gegeven feit: een biefstukje of mooi gerecht van de catering smaakt echt lekkerder op een prachtige tafel. Zelfs de impact van een spreker is in een goed ingerichte locatie groter dan in een saaie en slecht ingerichte accommodatie. 

• Tip 8: richt altijd in op groepen van maximaal 500

Alles boven de 500 gasten, wordt in een locatie per definitie een herhaling van zetten. Voor goede decoratie en styling betekent dat, dat er altijd in gericht moet worden voor groepen van maximaal 500. Dat betekent niet dat er geen grote, massale evenementen georganiseerd moeten worden, maar bij 3000 bezoekers is het slim om in te richten als 6 evenementen voor 500 man. Anders vervalt het in herhaling en is de verrassing en beleving veel minder. Door het kleinschalig te maken, ontstaat een warm en comfortabel gevoel in plaats van het gevoel van een gast dat hij of zij verzuipt in de massaliteit. 

• Tip 9: niet blind staren op trends

Een decorateur die ieder jaar weer vol inkoopt op de nieuwste trend of innovaties in de markt, heeft in de eventbranche niet altijd een USP. Immers de decoratie moet in dienst staan van dat wat het bedrijf uit wil stralen, dat wat zij willen communiceren en dat waar zij de gast optimaal in willen ontvangen. Dus staar je niet blind op trends of ontwikkelingen, maar kies alleen voor de laatste trend als dat ook past bij het event, het doel en de doelgroep. Goede decoratie gaat om resultaatgericht inrichten en stylen en niet om te laten zien dat je de laatste trend hebt opgepikt.