Fundamentele vragen om vooraf te stellen

Het is van cruciaal belang op tijd aan de slag te gaan met de organisatorische aspecten rondom het evenement. Hoe meer tijd er verstrijkt, hoe lastiger het wordt een passende locatie te vinden. Ook het tijdig plannen van de catering is belangrijk, voor het geval er rekening moet worden gehouden met speciale wensen. Daarnaast moeten informatieverstrekking en media-aandacht ver van tevoren worden gepland. De gasten moeten hun uitnodiging niet te laat ontvangen en de techniek moet probleemloos werken voordat het evenement begint. Denk op tijd aan mooi ontworpen entreekaarten en stel jezelf bij de voorbereiding van je evenement de volgende vragen:

• Wat staat er op het programma?
• Wat willen we met dit evenement bereiken?
• Wie moeten er op de gastenlijst staan?
• Wanneer moet ons event plaatsvinden?
• Waar moet het plaatsvinden?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Vijf tips voor evenementenplanning

1.Een vast tijdschema!

Stel een strak tijdschema op. Idealiter bevat dit ook een tijdvak voor het opruimen. Wanneer je dit tijdsplan hebt opgesteld, werk je het af op volgorde van de door jou gestelde prioriteiten. Concentreer je daarbij telkens op één taak tegelijk. Wanneer je maar een deel van je aandacht en energie aan een taak besteedt, heeft dit een negatief effect op alle afzonderlijke punten. Uiteindelijk heb je dan meer tijd nodig, sta je onder meer stress en kunnen er mogelijk ook vervelende foutjes in je werk sluipen.

2.Houd je werkplek op orde!

Je analoge en digitale bureaublad moeten altijd netjes opgeruimd zijn. Als documenten en bestanden zich op je bureaublad opstapelen, wordt het tijd om een geordende mappenstructuur aan te leggen. Datzelfde geldt voor je echte bureau. Plan een vast tijdstip in voor opruimen, bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag. Dan kom je op maandag veel relaxter terug en kun je je beter op de evenementenplanning concentreren. Het is hierbij handig alle spullen een vast plekje te geven. Zo kun je snel orde op zaken stellen en krijgt chaos geen kans opnieuw de kop op te steken.

3.Overzicht bewaren met checklists en post-its!

Vaak heb je bij het organiseren veel dingen om over na te denken. Daarover overzicht houden is dan een klein wonder, zeker als je meerdere evenementen tegelijk moet coördineren. Post-its bieden vaak uitkomst. Maar als de bontgekleurde warboel aan plakbriefjes niet meer te overzien is, of er belangrijke briefjes verloren raken, ben je beter af met een to-do-lijst. Voorkomen is beter dan genezen, dus om niks kwijt te raken is verstandig je lijst ook digitaal in een app of op de pc op te slaan. Het voordeel van een app is dat je ook onderweg overzicht hebt over wat je nog moet doen en al hebt gedaan.

4.Houd rekening met het ergste!

De planningsfase is voltooid. Het evenement is begonnen en daar komt veel stress bij kijken. Want hoe vaak in het leven verloopt nu eigenlijk alles volgens plan? De techniek laat het afweten, de catering heeft nog een handtekening nodig, of de keynote-sprekers willen de details met je bespreken. Daarom is het raadzaam om tijdig mogelijke probleemscenario's in kaart te brengen, zodat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan. Plan bovendien altijd meer tijd in dan nodig. Als je dan plotseling op een incident moet reageren, heb je daarvoor voldoende speling.

5.Een goede evaluatie!

Het evenement is voorbij, de gasten gaan naar huis en backstage proost de crew op een geslaagde avond. Met je team het succes van het evenement vieren hoort net zo goed bij eventmanagement als het opruimen dat daarna komt. Maar ook als de organisatie van het evenement een doorslaand succes was, moet je kritisch evalueren hoe de planning en uitvoering zijn verlopen:

• Welke problemen waren er?
• Welke afdeling kan worden uitgebreid?
• Waar had je kosten kunnen besparen?
• Ontbrak er iets?
• Had de logistiek beter gekund?
• Klopte de tijdsplanning?
• Was er voldoende pers en media-aandacht?

Kortom: leer van elk event om steeds beter te worden in organisatie en uitvoering!