Alstublieft: meer dan 50 Gouden Tips van eventbureaus, voor u Evenementenbureaus in Nederland deelden hun kennis tijdens The Next Event. Vele tientallen tips en even zoveel antwoorden werden gedeeld. Evenement Organiseren bundelde de Gouden Tips tot een lijst van maar liefst 53 tips. Content is King. Gebruik content als aanjager voor je event. Als belangrijkste inhoudelijke drager van de eventdag. Maar vooral ook in de follow up na het evenement. Een evenement is vaak een uitgelezen moment om (tijdloze) content te creëren. Grijp die kans en verleng zo de impact en levensduur van je evenement. Gebruik video. Niet alleen in een mooie sfeervolle aftermovie, maar ook in de campagne voorafgaand en na het evenement. Nodig je gasten bijvoorbeeld “persoonlijk” uit en geef zo meer informatie over het programma. Gebruik video ook om na het evenement in vlogs de kennis nogmaals te delen. Crowdsourcing, betrek je gasten bij het evenement. Welke spreker zouden ze graag horen spreken? Welke onderwerpen spreken het meest aan? Maar ook voor personeelsfeesten, welke muziek wil je horen? Maak je doelgroep onderdeel van het creatie proces. Zo bereik je een grote betrokkenheid bij het evenement. Bron: evenementenbureau Amplify Luisteren naar opdrachtgever Verplaatsen in toekomstige bezoeker van uw evenement, loop visueel door evenement Durf te vragen Meedeinen met wensen opdrachtgever, maar niet aanspoelen Durf te delen als dat het eindresultaat beter maakt Bron: BetsyBox Gebruik een event niet alleen om mensen te ontmoeten, verbinden en te ver(be)wonderen. Gebruik ook de periode ervoor en erna om deze mensen te enthousiasmeren en te informeren. Je eigen event wordt er uiteindelijk succesvoller van. Betrek de ceo bij het event. Creëer commitment voor budget en doelen en op event zelf om met eigen emotie de bedrijfsvisie neer te zetten. Ontdek welke extra inhoudelijke bijdrage een eventbureau kan betekenen voor je event i.p.v. alles intern te willen organiseren (om paar euro te besparen). Doe datgene waar je zelf goed in bent en werk met professionals samen om je (strategische) doelen te bereiken . Bron: eventbureau BYLEI Organiseer je event op een locatie die de boodschap van je event versterkt. Gelderland is bijvoorbeeld sterk in kennis op het gebied van Food, Health, EMT en Sport. Dat zie en voel je terug in de locaties en bovendien zijn sprekers en de doelgroep voor je bijeenkomst zo binnen handbereik. Wissel kennis en inzichten met vakgenoten uit. Zo kun je elkaar inspireren, helpen innoveren en ontstaan mooie nieuwe ideeën. Maak een onweerstaanbaar programma door te denken vanuit de genodigde. Wat zijn de interesses en behoeften van jouw gasten? Betrek eventueel een aantal genodigden bij het samenstellen van het programma om af te stemmen over hun wensen Bron: Convention Bureau Gelderland Een duidelijk concept: je maakt je boodschap zo helder mogelijk door deze te communiceren vanuit één concept. Onder dit concept/deze campagne vallen al je events en overige communicatiemiddelen. Het concept werkt verbindend en versterkend. Dit draagt eraan bij dat de boodschap écht beklijft en van het hoofd in het hart komt. Betrokkenheid begint bij betrekken: betrek je doelgroep bij het vormen van het event. Zij weten immers als beste waar hun behoeften liggen tijdens het event op het gebied van informatie en vaardigheden. Bereik je totale doelgroep: maak een sterke genodigdenlijst, waarvan 50% naar je evenement komt. Een goed begin, maar bedenk ook goed hoe je de andere 50% bereikt die niet naar je event komt. Ook aan hen wil je de communicatieboodschap overbrengen. Bron: D&B Eventmarketing Shit in = shit out: het belang van een goede briefing Investeer tijd in een goede briefing én een mondelinge toelichting en debriefing. In het vervolg van het project levert het tijdwinst op én je krijgt het beste voorstel of eindproduct voor de beste tarieven. Een mooie win/win! Copywriting: de kracht van tekst Een waardevol evenement valt of staat ook bij goede copy!? Jazeker! Je moet je boodschap of visie snel en helder duidelijk kunnen overbrengen. Copywriters kennen trucjes. Met woorden. En ze weten wat goed verkoopt. Kortom, een vak apart! Effectieve copy laat snel resultaat zien: meer aanmeldingen, meer downloads, meer pageviews, meer betrokkenheid van gasten en meer… van alles waarvan je droomt. Waar wacht je nog op? Let the magic happen! Bemoeiende beslissingsbevoegden zijn een must Het is belangrijk dat beslissingsbevoegden zich bemoeien met de briefing van het event. Zij zijn immers degenen die akkoord moeten geven of de uiteindelijke beoordeling bepalen. Belangrijk dus dat zij betrokken zijn en bij de start helpen de stip op de horizon te bepalen. Dus hoe meer kapiteins op een schip, hoe beter zouden wij haast zeggen! Bron: Effectgroep Be real! Alles is ‘reality’: tv, internet, de bladen. Het draait om echte mensen. Zorg dus dat jou evenement ook om echte mensen draait! Be educational! We willen nu eenmaal graag leren; we volgen cursussen, kopen tickets voor theatercolleges en kijken documentaires op Netflix. Zorg dus dat er tijdens je evenement ook iets valt te leren! Be entertaining! Als je #1 en #2 combineert met entertainment maak je vrienden voor het leven en zul je je bezoekers raken in hun hart. Het ultieme doel van je event! Bron: Groovy Business Events zijn een uniek moment om mensen in beweging te brengen. Events creëren een unieke meerwaarde, voor alle gasten, die elkaar op een andere manier willen leren kennen. Het is dé plek voor het creëren van positieve emoties en zorgen voor een blijvende herinnering. Ook na het event. Om dit alles te realiseren zijn er (rand)voorwaarden. Maak het event toegankelijk. Bij voorkeur geschikt voor mensen van verschillende leeftijden en achtergronden. Creëer een alternatief voor de onophoudelijke strijd waarmee een groot deel van ons hectische alledaagse leven doortrokken is. Wees met het event authentiek, geloofwaardig en creëer vertrouwen Bron: Kicker.Profs Probeer gangen/gerechten af te stemmen op de sfeer van de show. Zorg voor goede balans in belichting: voldoende aandacht voor het podiumprogramma maar wel kunnen zien wat er op het bord ligt. Vraag aandacht voor de optredens. Tussen de verschillende sets is er voldoende ruimte voor conversatie. Bron: Dinnershow op Locatie Niet alleen ‘talking heads’ op het podium, creëer interactie met de deelnemers. Uw deelnemer moet het uitgangspunt zijn, wat wilt u dat deze ervaart, beleeft, zich herinnert, leert van uw event. Creëer een rode draad van eerste aankondiging tot evaluatie – wat is uw kernboodschap? Bron: MK Producties Betrek mensen die een bijdrage gaan leveren zo snel mogelijk bij het evenement. Op die manier kunnen ze actief meedenken over hun bijdrage en de opbouw van het programma, zodat je samenhang en een rode draad behoudt. Kies bij de opzet van een grote zaal liever voor een podium aan de ‘lange kant’ van de zaal. Op die manier voorkom je het pijpenla-effect, waarbij de deelnemers achterin de zaal het contact met het podium verliezen. Wees niet bang om humor en interactie in het programma te verwerken; serious fun werkt! Een hele dag luisteren naar presentaties is niet alleen saai en vermoeiend voor de deelnemers, je brengt er je boodschap ook niet effectief mee over. Bron: More Balls Than Most De moderne techniek staat onze toe om onze doelgroep met alle mogelijke middelen bijna ongelimiteerd te benaderen. Veelal wordt dit vertaald in een stortvloed van ongevraagde en vooral ongewenste informatie. Juist in het communicatie en evenementen vak is het belangrijk dat we op de juiste manier in contact komen met onze doelgroep. Naast kennis en ervaring blijft het gunnen, voelen en beleven een heel belangrijke factor. Juist door de functionele inzet van techniek kunnen we onze doelgroep heel specifiek, en nog belangrijker op de manier die hij of zij verkiest, onderdeel maken van onze ambities en onze doelen. Door techniek en innovatie op functionele wijze in te zetten bereiken we veel meer en krijgen we de gelegenheid om veel gerichter en vooral persoonlijker onze boodschap over te brengen. Bron: NEXXT maak mensen nieuwsgierig tegelijkertijd: licht tipjes van sluiers op, nodig stapsgewijs uit, bouw je boodschap zo op dat je doelgroep popelt... verpak het in een goed verhaal: storytelling is geen trend, maar een waardevolle manier om memorabel te zijn! vraag je bij alles wat je organiseert af: wat vertelt een bezoeker de volgende ochtend aan zijn collega’s over ons? Bron: Oil Als u een bureau selecteert voor het organiseren van een evenement, bepaal dan goed uw eigen verwachtingen. Er zijn vele bureaus met allemaal een eigen expertise. Wees niet bang om bureaus te laten samenwerken – dat kan ook een formule zijn om uw evenement tot een succes te maken. Bedenk goed van tevoren waarom u iets wilt organiseren. Toets dit tijdig in uw organisatie en bij uw doelgroep. Wat leeft er bij de doelgroep? Is er behoefte aan? Bepaal als opdrachtgever dus niet wat de doelgroep wil horen maar stel jezelf de vraag ‘What’s in it for them?’ Als evenementen jaarlijks terugkomen, kijk dan ieder jaar met een nieuwe blik naar het evenement. Komt dezelfde doelgroep? Wat is het kennisniveau? Wat zijn de leermomenten van de voorgaande editie. Durf te leren van evenementen van andere bedrijven, maar zeker die van jezelf om nieuwe te organiseren. Bron: PurPur Zwitserland is een ideale bestemming voor meetings, incentives, congressen en evenementen. Zwitserland biedt toegevoegde waarden. De laagste btw-tarieven in Europa, ontbijt en vervoer zijn meestal inbegrepen in de kamerprijs, uitmuntende infrastructuur en dienstverlening – succes gegarandeerd. Voor Zwitserland geldt geen reisbureau regeling, aangezien het land niet tot de EU behoort. Waarom Zwitserland? Eenvoudig, snel en gratis! De online Meeting Planner helpt je om de volgende vergadering te organiseren. Vind de optimale locatie, het bijpassende sociale programma en organiseer de reis van alle deelnemers. Het programma is eenvoudig te bewerken en makkelijk op te slaan of door te sturen via e-mail. Check MySwitzerland.com/meetingplanner. SCIB is de overkoepelende organisatie die Zwitserland promoot als bestemming voor meetings, incentives, congressen en evenementen. SCIB geeft onafhankelijk advies over de bestemmingen en helpt bij het opvragen van offertes. Deze diensten zijn kosteloos en vrijblijvend. Contact SCIB. Bron: SCIB Waar VR tot vorig jaar een individualistisch platform was, ontwikkelt de VR technologie zich de komende jaren in snel tempo tot een multiplayer omgeving. Van solo naar social. Elkaar ontmoeten, communiceren en samenwerken in VR is nu al mogelijk! VR is niet alleen goed voor vermaak, maar het kan ook zeer nuttig zijn. Denk aan levensecht oefenen van bepaalde specialistische handelingen. De verwachting is dat VR over enkele jaren een normaal hulpmiddel zal zijn bij veel opleidingen. VR en Gamification is een logisch gevolg. Het is nu aan creatieve geesten om de techniek zo creatief en innovatief mogelijk te gebruiken, zodat consument en bedrijfsleven versteld zullen komen te staan. Wanneer men dat weet te bewerkstelligen, zou het zomaar kunnen dat verbreding en verdieping van VR toepassingen in de evenementenbranche sneller gaat dan ooit. Bron: Uitjesbureau Bedenk goed wat je wil bereiken en stem de invulling op het doel af en niet andersom. Verdiep je in het organisatiebureau. Wees je bewust bij wie je een aanvraag doet. Met welke organisatie heb je te maken? Is het een eenpitter op een zolderkamer of staat er een voltallig team voor je klaar om jullie dag compleet te maken. Vergelijk geen appels met peren. Indien je meerdere offertes ontvangen hebt, ga dan in gesprek met de betreffende bureaus voor een persoonlijke toelichting. De voorwaarden en souplesse kunnen enorm verschillen en ook het verschil maken. Bron: Omnivents Lees ook: >> Zelf organiseren of een evenementenbureau? De checklist >> Welk evenementenbureau past bij uw evenement?