In dit artikel onderzoeken we de voor- en nadelen van cashless. Bij een overstap worden omzetverhogingen gezien van 8% ~ 16%. Maar is dat voldoende om op te boksen tegen de lagere kosten van munten & de retentie? We kijken naar de kosten & baten van een munten betaalsysteem en een cashless betaalsysteem. In deze tabel een korte samenvatting, uiteindelijk worden aan al deze posten ingeschat om tot een objectieve vergelijking van inkomsten te komen:

In dit voorbeeld gaan we uit van een driedaags evenement met 3000 bezoekers per dag dat duurt van 18:00 tot 01:00 (~1,75 dagdeel). Bezoekers geven bij munten gemiddeld € 45,50 uit per dag (op basis van € 3,25 per munt). Bij uurlonen gaan we uit van het minimumloon in 2024 van € 13,68 per uur + sociale lasten. 

Opwaarderen - munten

Traditioneel de eerste activiteit bij het bezoek aan een evenement: na de ingang direct even wat munten halen. Gezamenlijk overleggen hoeveel er nodig zijn en vervolgens aansluiten in een rij om daar de eerste minuten van het  evenement  te spenderen. 

Het eerste wat je nodig hebt voor een munten-betaalsysteem systeem zijn munten. Als vuistregel hiervoor heb je ongeveer 8 munten per dagdeel/bezoeker nodig. Daarnaast is het voor 3000 bezoekers redelijk om tussen de 4 en 8 kassa-units te plaatsen waar cash & pinbetalingen worden omgezet in plastic munten / jetons of bonnetjes. 

Misgelopen omzet

Daarnaast worden er inkomsten misgelopen - een bezoeker die in de rij staat voor munten, kan immers geen munten uitgeven. De bezoeker zal zeker bij de binnenkomst lang in de rij moeten staan, maar op andere momenten zal ook de reistijd naar de kassa units meewegen, inschattingen van dit tijdverlies gaan uit van ongeveer 21 minuten per opwaardering. Als we uitgaan dat 50% van de bezoekers éénmaal munten koopt en 33.3% tweemaal in de rij staat en een ongelukkige 16.6% driemaal zal er een totaal van 5.000 opwaarderingen zijn per evenement-dag of 15.000 voor de drie dagen. Dat betekent dus dat voor het kleine evenement uit ons voorbeeld  met 3000 bezoekers dat er 5.250 uur in de rij wordt gestaan! 

Als je ervan uitgaat dat iedereen de volledige duur van het evenement aanwezig is, komt dat neer op 8% van de totale evenement-ervaring!

Opwaarderen - cashless

Vergelijk dit met de mogelijkheden van een cashless systeem waarbij de bezoeker geld op een polsbandje of een pas zet en het plaatje  ziet er heel anders uit. Bezoekers kunnen bij het kopen van hun ticket al geld op hun account zetten, terwijl ze onderweg zijn naar het evenement of de seconde dat ze aankomen. 

Er zijn geen dure kassa-units nodig (of veel minder in het geval dat je nog wel cash wilt accepteren) en daarmee dalen ook de kosten voor personeel, cash lades en pinautomaten. Daarnaast kunnen de transactiekosten voor het opwaarderen eenvoudig worden verhaald op de bezoeker in de vorm van transactiekosten waar een bezoeker bijvoorbeeld € 1 of €2 betaalt voor de opwaardering! Indien een bezoeker heel vaak wilt opwaarderen, loop jij als organisator daar dus niet op leeg. 

Een extra kostenpost zijn de polsbandjes met chip, in kleine oplages tot 5000 bandjes kun je het beste uitgaan van tussen de € 0,50 en € 0,75 per bandje. Let wel dat in sommige gevallen de bandjes te recyclen zijn, in die gevallen kun je deze kosten splitsen over meerdere jaren!

Daarnaast hoeft de bezoeker nooit meer in de rij te staan om op te waarderen, ze kunnen dit te allen tijde en overal doen! 

Betalen - munten

Bij de bars is het eenvoudig: een eenvoudige prijslijst in munten volstaat en een medewerker zal vrijwel geen instructie nodig hebben om aan de slag te kunnen. Wel zullen producten die  meerdere  of halve munten kosten, zorgen voor enig rekenwerk. Ook het gebruik van retourbekers is lastig. kenwerk. Een bestelling van 3 witte wijn (1,5 munt) en 4 bier (1 munt) en had nog vier bekers (1 munt) over van de vorige ronde, dat wordt dan... zestien-en-een-halve-munt alsjeblieft. Het is niet voor niets dat  sommige festivalorganisatoren die nog met munten werken hun medewerkers alsnog een kassa geven. 

En daar komt direct een volgende vertrager om de hoek kijken - het tellen van de munten. Zeker wanneer gewerkt wordt met halve munten wordt hier regelmatig gesjoemeld met grote bestellingen. Geef een grote hand halve muntjes, zeg dat je het geteld hebt en duim dat de medewerker het te druk heeft om het tellen relevant te vinden. Diefstal is ook erg makkelijk, je geeft zo wat muntjes aan vrienden aan de andere kant van de bar. Het is lastig te bepalen om hoeveel winst of verlies het hier gaat, dus we nemen dit niet mee in de analyse.

Wat wel duidelijk is, is dat je veel mensen nodig hebt om je munten-bar te draaien. Dit aantal hangt uiteraard af van verschillende factoren afhangt:

• Werk je met een dubbele bar? 
• Hoeveel verschillende producten zijn er? 
• Werk je ook met halve munten? 

Als vuistregel kun je uitgaan van 3 transacties per minuut per medewerker. Bij ons voorbeeld evenement van 3000 bezoekers zou je dus kunnen uitgaan van 20 medewerkers die drie dagen lang bij onze munten-barren werken. 

Extra omzet

Maar dan het grootste voordeel van munten: retentie. Je kunt bij het gebruik van munten erop rekenen dat er een deel niet wordt uitgegeven. Deze kunnen blijven zitten in een broekzak, kwijtraken in het modderige festivalseizoen of simpelweg vergeten. In de markt wordt uitgegaan van 4% tot 6% van de totaal verkochte munten. De niet uitgegeven munt (retentie) heeft daarnaast nog twee voordelen:

1. Tegenover het niet uitgegeven muntje hoeft geen product of dienst te staan (simpelweg: je hoeft geen voorraad te verkopen voor een niet uitgegeven munt)
2. Je hoeft over de niet uitgegeven munt geen BTW te betalen

Je kunt dus een extra zakcentje verwachten in de vorm van niet uitgegeven munten, in het voorbeeld rekenen we met 5% en een inkoopwaarde van ongeveer 75 cent. Daarnaast behaal je ook een BTW voordeel van 15% (gemiddelde van 9% en 21%) op de niet verkochte munten:

De niet uitgegeven munt heeft ook wat nadelen, zo kan het bij frustratie zorgen bij de bezoeker. Die het oneerlijk vindt dat de ooit zo waardevolle plastic schijfjes na sluitingstijd in afval veranderen. 

Betalen - cashless

Bij cashless betalen gebruikt een medewerker over het algemeen een kassa in de vorm van een handheld of vaste kassa. Dat is ook direct een groot nadeel, hardware moet worden opgebouwd en afgebouwd en dat kost geld. Maar als de kassa’s eenmaal staan kun je wel het meeste uit je medewerkers halen. Zij zullen niet langer hoeven te rekenen of te tellen: dit wordt door de kassa gedaan. Simpelweg aanslaan en de klant en de bezoeker zien precies wat er wordt afgerekend. Met dit gemak krijg je ook direct een extra stuk vrijheid in de vorm van prijsdifferentiatie. In plaats van gelimiteerd te zijn tot hele of halve munten kun je prijzen exacter bepalen op basis van de kosten voor de inkoop. 

Cashless betaalsystemen zijn zo een stuk sneller dan het afrekenen met munten. Waar met munten wordt gerekend op één medewerker per 150 bezoekers (in ons voorbeeld dus 20 medewerkers) wordt bij cashless betaalsystemen gerekend met één kassa per 250 bezoekers (dat betekent 12 medewerkers). 

Bij ons voorbeeld evenement zou je dus uit de voeten kunnen met totaal 12 medewerkers & kassa’s:

Doordat met een cashless systeem een bezoeker veel eenvoudiger kan opwaarderen, zie je ook dat de omzet toeneemt. Net te weinig tegoed? Dan kun je gewoon opwaarderen terwijl je nog bij de bar staat. Wel zo gemakkelijk! 

Logistiek - munten

Een laatste vaak vergeten onderdeel van munten is de logistiek. Ondanks dat de barren relatief eenvoudig worden ‘opgezet’ gaat er veel tijd zitten in de voorbereiding. Waar kan het personeel de munten 'weggooien' en hoe zorg ik dat personeel de munten niet weer uit de bakken haalt? Je wilt immers diefstal niet te verleidelijk maken. 

Vergeet daarnaast niet dat de munten nog moeten worden vervoerd tussen de bar & de foodstands & de financiële administratie om daar te worden gewogen om een overzicht van de omzet te bepalen. Wil je precies weten wat er is verkocht? Dan ontkom je niet aan het gebruik van kassa’s waarop naast het overdragen van de munten ook producten aangeslagen worden, iets dat wel weer zorgt voor een extra vertraging van het personeel. 

Je kunt op een evenement van 3000 man uitgaan van 1 à 2 man personeel dat zich hiermee bezighoudt. 

Logistiek - cashless

Bij een cashless systeem zit de hele logistiek veilig in de cloud. En belangrijker: jij kunt als organisator  op je mobiele telefoon precies zien wat er wordt uitgegeven en waaraan! Voorraadbeheer wordt zo het maken van een simpele uitdraai en je hoeft daar niet extra voor te betalen! Ook is het mogelijk voor derde partijen om live hun eigen omzet in te zien, wel zo sympathiek en ook prettig voor hun eigen voorraadbeheer. 

Marketing & data - munten

De munt is in zichzelf natuurlijk te bedrukken met marketing. Veelal zullen de munten wel na het evenement in een pot belanden en niet vaak meer worden gezien. 

Marketing & data - cashless

Bij een cashless systeem met pasjes en bandjes krijg je extra marketing mogelijkheden. In eerste instantie natuurlijk het bandje en het pasje zelf. Bezoekers zijn vaak geneigd het bandje langere tijd om te houden en bewaren ook vaak de pas in hun portemonnee als een aandenken. Een schitterende plaats voor je partners om een marketinguiting op te zetten. 

Daarnaast zijn er ook nog digitale marketing mogelijkheden, denk hierbij aan speciale kortingen op een eerste consumptie of bij het inschrijven voor een nieuwsbrief. Zo blijf je met je bezoeker in contact! 

Deze kennis van je bezoeker is natuurlijk  goed in te zetten tijdens het evenement of bij het plannen van een volgende editie. Dat verkomt overstocking en onderstocking bij je volgende event. 

Slot - de vergelijking

Samenvattend tellen we de kosten & baten van elk onderdeel op om te kijken wat de resultaten zijn:

Je ziet in deze tabel al direct dat de kosten van een muntensysteem erg hoog liggen. Dit komt met name door de hoge kosten van personeel, maar ook kosten waar je niet snel aan denkt zoals logistiek en de huur van kassa units. Bij ons simpele voorbeeld-evenement met slechts 3000 bezoekers bespaar je € 10.633 of € 3,54 per bezoeker! Het is uiteraard wel zo dat als je vrijwilligers werkt achter de bar dit het verschil minder groot zal zijn!

Wat betreft de omzet zouden we met munten een omzet van € 409.500 verwachten op basis van de eerder genoemde getallen. Daarbij komt nog een extra inkomstenpost in de vorm van de munten die niet worden uitgegeven:

Zeker een mooie extra omzet, maar wel een deel dat verbleekt bij de extra omzet die gemaakt wordt op een evenement doordat bezoekers minder in de rij hoeven te staan. De extra tijd op het evenement / grotere tevredenheid van bezoekers leidt zeker tot een flink hogere omzet.