Congreshacks: 3 tips voor een succesvolle eventvoorbereiding Door Jaarbeurs Congressen Het organiseren van een evenement is niet alleen leuk om te doen, het heeft ook nog eens vele voordelen: het versterken van relaties, het opbouwen van je merk, groei stimuleren… Maar laten we eerlijk zijn: het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Of je nu een ervaren eventplanner bent of net begint, het is altijd handig om wat extra tips en tricks in je achterzak te hebben. Maak kennis met de Jaarbeurs Congrescoaches, Fleur van den Berg en Corry Neggers. Met hun jarenlange ervaring delen zij waardevolle inzichten die het organiseren van jouw evenement meteen makkelijker maken. Hieronder vind je tips voor een goede eventvoorbereiding, rechtstreeks van de experts. Begin op tijd Het lijkt een open deur, maar op tijd beginnen is cruciaal voor het succes van je evenement. De afgelopen jaren is de definitie van 'op tijd' echter veranderd. Waar een half jaar voorbereiding ooit voldoende was, is het nu aan te raden om voor evenementen met meer dan 300 deelnemers een jaar van tevoren te beginnen. Dit geldt vooral als je evenement plaatsvindt in drukke periodes zoals juni, september, oktober en november. Zoals Fleur zegt: ‘Als je dan een half jaar van tevoren begint, heb je bijna geen keuze meer.’ Het is essentieel om strenge deadlines te hanteren en slim te anticiperen op de deadlines van externe partijen. Zorg ervoor dat je bijvoorbeeld de cateringwensen van je gasten ruim vóór de deadline van de cateraar hebt verzameld. Dit voorkomt last-minute stress en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Weet wat je gaat doen Voor een vlekkeloze organisatie moet je de 5 W’s en de H van jouw evenement duidelijk kunnen beantwoorden. Wie: Wie is je doelgroep? Maak deze zo concreet mogelijk. Wat: Wat staat er op het programma? Een goed doordacht programma helpt bij de keuze van de juiste locatie. Waar: Waar vindt het evenement plaats? Denk aan bereikbaarheid, capaciteit en faciliteiten. Wanneer: Op welke dag en tijd? Houd ook rekening met seizoensgebonden drukte. Waarom: Wat is het doel van het evenement? Wil je relaties versterken, merkbekendheid vergroten of iets vieren? Hoe: Hoe ga je het evenement organiseren? Denk aan budget, promotie, logistiek, techniek en beveiliging. Een helder antwoord op deze vragen helpt niet alleen jou, maar ook je congrescoach of accountmanager om passend advies te geven en de juiste beslissingen te nemen. ‘Bij een intake gaan wij echt de diepte in. We zorgen dat we de juiste vragen stellen zodat wij goed advies kunnen geven op basis van de doelstellingen en verdere wensen’, aldus Fleur en Corry. Communicatie is key Goede communicatie is essentieel om je deelnemers goed te informeren en onzekerheden weg te nemen. Vooraf moet je zoveel mogelijk vragen van deelnemers, stakeholders en leveranciers beantwoorden. Dit zorgt voor een soepel verloop van het evenement. Zoals Fleur en Corry aangeven: ‘Hoe meer informatie van tevoren bij de deelnemer ligt, hoe beter.’ Houd de communicatie beknopt en duidelijk. Creëer een overzichtelijke eventpagina met alle benodigde informatie en handige linkjes. Daarnaast is het nuttig om op de locatie zelf een duidelijk aanspreekpunt aan te wijzen voor zowel medewerkers als gasten. Overweeg ook het gebruik van tools zoals verplaatsbare schermen en apps om bezoekers ter plekke te informeren. De rode draad Op tijd beginnen, een duidelijk plan hebben en goede communicatie zijn de pijlers van een succesvol evenement. Maar wat is nu dé ultieme tip? Volgens Corry: ‘Waarom komen mensen naar jouw event? Dat is vaak vanwege een bepaald thema of de sprekers die komen.’ Zorg er dus voor dat het doel van het evenement altijd helder is en houd dit in gedachten bij elke beslissing. Maak het organiseren van je event makkelijk met de congreshacks Bij Jaarbeurs begrijpen we als geen ander dat er veel komt kijken bij het organiseren van een event. De Jaarbeurs Congrescoaches helpen jou om het maximale uit je evenement te halen, zelfs als je geen dagelijkse organisator bent. Ontdek de congreshacks en maak je leven als eventplanner een stuk makkelijker.