Je komt sowieso in een schemergebied, want wanneer is een evenement een evenement en wanneer een vergadering een vergadering? EvenementOrganiseren.nl ging op zoek naar hét antwoord. We moeten uiteindelijk de conclusie trekken dat we slechts bij de Vereniging Nederlandse Gemeenten iets vonden dat een beetje houvast biedt:

Wat is de definitie van een evenement?

De definitie van evenement uit de Twm (Tijdelijke Wet Maatregelen COVID-19): elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, alsmede een herdenkingsplechtigheid, braderie, optocht op de weg, voorstelling of feest op een andere plaats dan in een woning of op een daarbij behorend erf of in een gebouw of op een plaats als bedoeld in artikel 6, tweede lid, van de Grondwet, wedstrijd, beurs of congres. Onder evenementen worden niet begrepen betogingen, vergaderingen en godsdienstige en levensbeschouwelijke samenkomsten als bedoeld in de Wet openbare manifestaties.

Gelukkig reageerde ook advocaat Jan De Wrede van Marxman Advocaten in onze Linkedin-groep: 'Onder evenementen worden niet begrepen betogingen, vergaderingen en godsdienstige en levensbeschouwelijke samenkomsten als bedoeld in de Wet openbare manifestaties. Vergaderingen van bedrijven vallen hier (in beginsel) niet onder en zijn dan ook niet als een evenement te kwalificeren.'

Mag je bij jouw vergadering of meeting ook overnachten?

Omdat een vergadering of meeting buiten de evenementenmaatregelen vallen, geldt hier in ieder geval niet de beperking op meerdaagse evenementen, waarbij groepen langer dan 24 uur bij elkaar zijn. Dus kun je terugvallen op de gangbare regels voor groepen en hotelovernachtingen. Daarbij is 1,5 meter afstand nog altijd de meest beperkende maatregel, maar kun je dus zeker rondom jouw vergadering of meeting overnachten, zolang de basisregels gehanteerd worden. 

Hoeveel mensen mogen er vergaderen?

Eigenlijk is dat heel simpel: als de 1,5 meter in acht kan worden gehouden, zit er geen limiet aan het aantal deelnemers van een vergadering of meeting. Maak je gebruik van een corona-toegangsbewijs dan kan zelfs de 1,5 meter maatregel vervallen, mits er gebruik wordt gemaakt van zitplaatsen.

Maatregelen om te zorgen dat bezoekers/personen anderhalve meter afstand van elkaar kunnen houden en voor het beheersen van de bezoekersstroom:

• Plaats tafels en stoelen in een ruimte/zaal zo dat iedereen zich strikt aan anderhalve meter onderlinge afstand kan houden.
   
• Attendeer iedereen er op om afstand van elkaar te houden. Herhaal deze boodschap op meerdere plekken.
   
• Maak vaste looproutes en geef dit duidelijk aan. Richt looproutes zo in dat mensen elkaar in verschillende looprichtingen op anderhalve meter afstand kunnen passeren. Of maak er eenrichtingsverkeer van.
   
• Laat bezoekers buiten wachten (met anderhalve meter afstand), als bij binnen wachten anderhalve meter afstand houden niet mogelijk is. Laat bezoekers pas binnen op de gereserveerde tijd (indien van toepassing).
   
• Laat bezoekers in kleine groepen aankomen/vertrekken en naar binnen/buiten gaan om anderhalve meter onderlinge afstand te kunnen houden.
   
• Zorg dat er voldoende afstand is tussen de zitplaatsen in een bioscoop, theaterzaal, wachtkamer of aankomstruimte, etc.
   
• Beperk zoveel mogelijk het aantal personen in een ruimte. Borg altijd de anderhalve meter afstand in een ruimte én het maximale aantal mensen dat volgens de geldende maatregelen in een ruimte mag zijn.
   
• Beperk het aantal personen in de sanitaire ruimtes (was-, toilet- en/of doucheruimtes). Laat bezoekers wachten met anderhalve meter afstand.
   
• Houd toezicht op het aantal mensen en de onderlinge afstand bij het gebruik van de lift. Bijvoorbeeld bij krappe liften: laat mensen de lift naar boven nemen en laat mensen zo veel mogelijk naar beneden lopen.
   
• Zorg voor een soepele doorstroming en voorkom opstoppingen door bijvoorbeeld deuren permanent open te zetten.
   
• Spreid bezoekers door ruimere openingstijden (uiteraard passend binnen de toegestane openingstijden).
   
• Train en begeleid medewerkers op de maatregelen en adviezen en het toezien op het onderling anderhalve meter afstand houden.
   
• Houd het kassa-/baliecontact zo beperkt mogelijk. Dat kan door zoveel mogelijk online of telefonisch te laten reserveren en online of contactloos te laten betalen.
   
• Bevestig een fysieke (kunststof)barrière. Bijvoorbeeld bij balie/informatiepunt/kassa of receptie, wanneer de anderhalve meter afstand niet haalbaar is.
   
• Bij het veilig inrichten van de ruimte, als werkplek of voor publiek, kan een arbeidshygiënist adviseren. Die kan onderzoek doen op locatie en adviseren over specifieke maatregelen. Bijvoorbeeld over het toepassen van schermen.