Coronacrisis: kennis en ervaring delen omtrent events Door Beeld & Geluid Heel begrijpelijk mogen tot en met 1 juni in Nederland geen events worden georganiseerd. Betekent dit dat je je event moet annuleren of alvast moet verplaatsen naar het najaar? Want één ding is zeker: ook aan dit tijdperk komt een einde. De vraag is alleen wanneer precies. In de branche is de verwachting dat komend najaar een grote evenementen piek gaat ontstaan. Evenementenlocatie Beeld en Geluid Den Haag adviseert dan ook om je event zo snel mogelijk te verplaatsen zodat de meest geschikte data nog beschikbaar zijn. Waarschijnlijk kun je nu ook meer de tijd nemen in de voorbereidingsfase. We hebben weer een aantal tips voor je op een rijtje gezet. Analyseer je bezoekers Maak een analyse van jouw ideale bezoeker en analyseer je bestaande relatiebestand. Maak een overzicht op bedrijfsniveau en ga dan verder met het uitwerken van persoonlijke doelgroepen. Het kan zijn dat je uiteindelijk een aantal verschillende doelgroepen kan benoemen en zo veel beter met ze kan gaan communiceren. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat er een kloof is tussen het bestaande relatiebestand en de ideale bezoeker die je wil bereiken. Dit soort inzichten zijn ook cruciaal! Wat willen je bezoekers nu echt? Nadat je je doelgroep in kaart heb gebracht is het nu tijd om de vraag te stellen wat bezoekers nu echt willen tijdens je event. Wat houdt je doelgroep bezig, wat zijn de trends in de markt en wat verwachten ze wanneer ze je event hebben bezocht? Om hier achter te komen ga je direct naar de bron: de doelgroep zelf! Pak de telefoon en interview een kleine steekproef. Een online enquête kan natuurlijk ook. Zorg dat je voldoende tijd besteedt aan een grondige vragenlijst. In ieder geval moeten er vragen in staan die over inhoud, interactie en energie. Bepaal je customer journey Vaak wordt het vergeten, maar om een event goed voor te bereiden en te organiseren is het belangrijk dat je goed je customer journey in kaart brengt. Welke reis maakt de doelgroep online en offline om naar het event te komen. Door het maken van zo’n journey weet je veel beter welke content je kan gaan maken om er voor te zorgen dat je doelgroep ook echt naar je event komt. Houdt hierbij rekening met de vijf fases van de klantreis: see, feel, think, do en care. Eventkalender Een event is zoveel meer dan alleen het event zelf. Om je doelgroep te mobiliseren en te verbinden met je event kan je werken met een eventkalender. Op deze kalender zoom je in op het voor- en natraject van je event. Wat doe je bijvoorbeeld voor je event om je bezoekers te mobiliseren. En wat ga je doen met alle content die je hebt gemaakt na je event? Door deze stappen te benoemen in een echte kalender maak je voor jezelf een overzichtelijk schema en weet je wanneer je aan de slag kan. Word creatief! Organiseer je al jaren hetzelfde event? Dan is het nu tijd om eens na te denken over de opzet hiervan. Wat gaat er altijd goed en wat kan beter? Werk je al met een concept of bepaald thema? Allemaal vragen die je jezelf kan stellen en uitwerken in een leuk creatief idee. Wellicht vind je het leuk om er een aantal te bedenken en deze voor te leggen aan je collega’s. Hulp nodig? Ben je aan het denken gezet? Laat ons team met je meedenken en neem contact op via events.denhaag@beeldengeluid.nl.