U moet weten hoe deze doelgroep benaderd moet worden, welke taal zij spreken en dus welk eventconcept bij deze doelgroep het meest teweeg brengt. Bovenal moet u weten hoe uw doelgroep, voor uw specifieke doelstelling afgebakend moet worden.

• DO – Maak een analyse van de doelgroep
  Blijkbaar is er een aanleiding binnen uw bedrijf of organisatie om een evenement te organiseren. Als beloning, om te communiceren, als marketingmiddel of als relatietool? Voor uw evenement heeft u inmiddels een duidelijke doelstelling geformuleerd, maar wie is dan uw exacte doelgroep? Van werknemers, tot oud-werknemers en van toprelaties tot prospects, iedere doelgroep behoeft een eigen aanpak. Daarbij is het belangrijkste onderscheid: intern en extern. Maar vanaf daar is er nog zo veel meer segmenatie mogelijk. De trend is kleinschalig evenement, maar dat hoeft zeker niet te betekenen dat als u binnen uw hoofddoelgroep tot 8 kleinere specifieke doelgroepen bent gekomen, dat u opeens 8 evenementen moet gaan organiseren.
   
• Tip: het is wel aan te raden om voor de subdoelgroepen tijdens het evenement een programma of op zijn minst 'communicatie' te hebben die voor de specifiek gesegmenteerde doelgroep is. Kortom: spreek iedere gast zo persoonlijk mogelijk aan.

'In de jaren negentig zag je op veel evenementen dat de principes 'over the top', 'meer is beter' en 'groot, groter, grootst' de gastenlijst bepaalden. Daardoor onderstonden evenementen met soms duizenden bezoekers, van collega's tot relaties en toeleveranciers, allemaal op 1 moment, in 1 locatie, in 1 concept. In de massaliteit verloor het evenement dan vaak de kracht die het wel heeft bij een afgebakende doelgroep. Dat is ook de uitleg voor de kleinschalerige evenementen. Dan is het dus wel zaak om goed uw doelgroepen te segmenteren.' - Sjoerd Weikamp, redactie EventBranche.nl.

• DO - Maak gebruik van de (social media) data
  Social Media geven u als opdrachtgever een ongekende kans: u kunt uw doelgroep tot op hobby-niveau in kaart brengen. Steeds vaker worden socialmediagegevens gevraagd en gegeven in voortrajecten of adresbestanden. Durf daarbij rondom een evenement de interactie met uw gast aan te gaan. Voor, tijdens en na een evenement biedt dit veel mogelijkheden. De trend zet zich snel door, maar heeft ook een keerzijde: te veel contact wordt als storend ervaren en het gebruik van ‘privéinformatie’ van uw doelgroep kan door uw gast als vervelend ervaren worden. Toch biedt het vooral kansen om bijvoorbeeld het concept of het programma voor uw evenement aan te passen op de kennis die u van uw doelgroep heeft. 
   
• DON’T – Voeg niet krampachtig doelgroepen bij elkaar
  Het lijkt zo verleidelijk: alle doelgroepen met één groot evenement bereiken. Het kan, maar in veel gevallen slaat u dan bij het gros van de gasten de plank mis. In alle gevallen is het raadzaam om doelgroepen zo min mogelijk te vermengen, zeker als ze ‘anders tegenover’ uw bedrijf staan. Twee kleinere events met een afgebakende doelgroep en specifieke doelstelling, kunnen effectiever zijn dan één groot evenement.
   
• Tip: als u al kiest voor 'verschillende doelgroepen' analyseer dan of er toegevoegde waarde is door verschillende groepen met elkaar in contact te brengen. Als er daarmee nieuwe verbanden en nieuwe netwerken gelegd kunnen worden, dan doet u er goed aan om juist deze vorm van netwerk te faciliteren.
   

Doelstelling!
Alles staat of valt bij uw doelstelling. Pas dan wordt duidelijk of u een event moet inzetten in uw communicatie/marketingmix, welk evenement, welk concept, etc etc. Lees daarom zeker ook even de checklist: De doelstelling van uw evenement