De event visitor journey Hoeveel artikelen over de ‘customer journey’ heeft u inmiddels gelezen? Ongetwijfeld genoeg. Maar heeft u in de praktijk ook al uw evenement eens door de ogen van een bezoeker bekeken? En vervolgens het event waar nodig aangepast? Waarschijnlijk minder dan u van plan was. Daarom helpt Tom van Bergen u graag op weg met zijn ervaring en deskundigheid als specialist in interieur en vormgeving. Een paar schoten voor de boeg. Uitnodiging: “Vertel in je zakelijke uitnodiging of bevestiging van deelname meer dan alleen een routebeschrijving: zorg dat er duidelijkheid is over parkeergelegenheid, geef een inschatting van de verwachte reisduur en vertel welke herkenningspunten worden gebruikt.” Routing: “Je kunt je zakelijke evenementenlocatie natuurlijk wel vinden op Google Maps, maar dan begint het echte werk pas. Weet de gast waar hij (of zij) naartoe moet als hij zijn auto uitstapt? Denk aan logische routes, verwijsborden en persoonlijke assistentie door een ontvangstcomité. Zorg ervoor dat de gast met een glimlach door de goede deur binnenkomt!” Ontvangst: “Zorg ervoor dat je al voor 110% klaarstaat voor de ‘show’ begint. Denk maar aan het winkelpersoneel dat na openingstijd nog rekken uitstalt of koffie gaat drinken: dat doe je dus niet. Als je zelf klaar staat als de eerste gast binnenkomt geef je daarmee het signaal dat hij welkom is.” Schakelen: “Juist de eerste gasten verdienen extra aandacht, zij hebben hun best gedaan om ruim op tijd te zijn. Je wilt niet dat de eerste gasten in een grote, lege ruimte binnenkomen. Ontsluit de ruimte daarom in delen. Na een goede ontvangst van de eerste groep bezoekers staan zij vervolgens de volgende gasten glimlachend op te wachten. Daar doen we het voor.” WIIFM: “Denk continue vanuit de behoefte van de bezoeker. Wat valt er voor hem te halen op uw zakelijke evenement? Kortom: What’s In It For Me?” Start: “Natuurlijk moet je altijd technici standby hebben staan als je licht, beeld of geluidsversterking gebruikt. Daarop bezuinigen betekent het risico nemen dat je een onvoldoende scoort bij je gasten. De start van een event is als de start van een show. Handel daar ook naar. Begin bijvoorbeeld op het podium met diffuus licht en licht vervolgens de eerste spreker alleen met een volgspot uit op het podium.” Meer tips? Vraag het Tom zelf, hij is de eigenaar van Thomas Vorm Omgeving BV en gewaardeerd service partner van Convention Bureau Gelderland. Specialist voor de inrichting van stands & showrooms, aankleding & verhuur voor evenementen en interieurontwerp.