De registratie van deelnemers voor je evenement is veel meer dan een naam printen en een badge uitreiken. Het aanmelden is een belangrijk onderdeel van de Customer Experience. Het is de unieke kans een goede eerste indruk te maken op je gast. Als die ervaring positief is, heb je al veel gewonnen. 

• TIP: Deze superhandige checklist is de basis voor elk geslaagd evenement.

Je bent misschien geneigd de deelnemerregistratie in eigen hand te houden. Dit kun je best zelf toch? Nou, vergis je niet. Bij een goede registratie tijdens evenementen komt meer kijken dan je in eerste instantie denkt. Het registeren van deelnemers biedt ook kansen. Een van de redenen om een gespecialiseerd event registratie bedrijf in de arm te nemen. Om een goed beeld te schetsen, behandelen we hier de deelnemersregistratie in vijf verschillende fasen:

1. Het voortraject
2. Het registratieproces
3. De communicatie in aanloop naar het event
4. Het event
5. Het natraject 

We nemen je mee langs het maken van een event-website, een evenementen-app en AVG-regelgeving, om maar wat te noemen. Een goede bezoekersregistratie biedt bovendien nieuwe mogelijkheden. Om alle kansen optimaal te benutten is het raadzaam een gespecialiseerde event registratie bedrijf in de arm te nemen.

1. Het voortraject

Het registratietraject begint al ruim voordat een deelnemer zich registreert. De potentiele gast heeft kennis genomen van het evenement via bijvoorbeeld de media, een reclamecampagne of direct mail. Op basis van die informatie worden ze naar een centrale plek geleid, bij voorkeur een event-website. Hier kan de de deelnemer zich registeren. Daarnaast vindt hij hier alle informatie over het evenement.

2. Het registratieproces

Deze event-website geeft een direct antwoord op de meest gestelde vragen van de potentiele deelnemers. Zij hebben zich nog niet geregistreerd. Jij, als organisator, hebt een primair doel: je wilt dat de bezoekers zich aanmelden. Zorg er dus voor dat er niets in de weg staat om te registreren. Alles moet gericht zijn op die aanmelding, al het andere op de site is van ondergeschikt belang. Waarschijnlijk vind je dit een open deur, maar zorg ervoor dat je website mobile-vriendelijk is, want het merendeel van de gasten meldt zich tegenwoordig aan via de telefoon.

• Tip: in de lijn met het eenvoudige gebruik van de registratiewebsite, moet je bij aangemelde bezoekers ook een eenvoudige afmeldknop aanbieden. Bijvoorbeeld 2 dagen voor het event een mail met eenvoudig afmelden, zorgt voor een veel kleinere kans op no show.

Betalingsmodule

Zijn er kosten verbonden aan deelname, dan komt er een belangrijk element bij op de site; de betalingsmodule. Dit moet je tijdig regelen, want de banken nemen alle tijd om zaken te verifieren. En het gaat om geldstromen, dus zorg voor een bankrekening, die gelieerd is aan het evenement en waar je inzicht in hebt voor het geval er vragen van bezoekers komen over hun betalingen.

Een ander aspect dat aandacht behoeft, is de AVG-wetgeving rondom evenementen. Wie persoonsgegevens registreert moet aan voorwaarden voldoen en daarover helder communiceren.

>> Lees ook: AVG en evenementen in de praktijk

3. Communicatie 

Als de gast zich succesvol heeft geregistreerd, begint een nieuwe fase. Je hebt nu gegevens. Hiermee kun je rechtstreeks met de gast communiceren. Je kunt hem op de hoogte houden van de ontwikkelingen van het programma, trakteren op teasers en nuttige tips geven voor op het evenement zelf. Belangrijk in dit traject is dat de gast blij is met de informatie, het moet voor hem wat toevoegen. Let behalve op de inhoud ook op de frequentie. Laat de gast nooit het gevoel krijgen dat je hem spamt.

• Let op: zorg dat de communicatiestroom/traject per aanmelding steeds weer op nul begint. Uitleg? Meldt iemand zich op de eerste aan en iemand anders op de 15e van diezelfde maand, dan krijgt de eerste persoon op bijvoorbeeld de 17 een derde mail en bericht, terwijl de aanmelder van de 15e een eerste mail ontvangt. Pas je traject per persoon dus aan.

Met de registratie kun je ook een koppeling maken met je eigen CRM-systeem. Je voegt nieuwe personen toe of je verrijkt het profiel van bestaande klanten in je systemen. Ook hier is het belangrijk dat je vooraf goed met de gasten communiceert in het kader van de AVG-wetgeving.

• Tip: gebruik het voortraject, registratietraject, ook om input op te halen bij de geregistreerde bezoekers. Wat willen zij? Wat niet? Over welke onderwerpen willen zij meer weten, etc. Die interactie kan ook weer waardevolle data toevoegen aan je CRM.

4. Het event

Op veel evenementen wordt de gast voorzien van een badge. Het is natuurlijk van het grootste belang dat de gegevens correct op dit visitekaartje vermeld staan. Hoe goed je alles ook regelt, op het laatste moment gebeurt er van alles. Mensen sturen plaatsvervangers, er komen onverwachte gasten opdagen. Zorg ervoor dat je de ruimte hebt om daarop te anticiperen. 

Met een goede deelnemersregistratie beschik je over waardevolle informatie, die je kunt gebruiken om mensen tijdens het event met elkaar in contact te brengen. Dit kun je regisseren tijdens momenten om te netwerken. Afhankelijk van het evenement kan het ook zijn dat je gasten wilt matchen. Met de juiste gegevens over je gasten, kun je eenvoudig mensen matchen.

• Tip: er zijn event registratie bedrijven, die ook het vooraf persoonlijke programma per bezoeker op de badge kunnen drukken. 

Belangrijk onderdeel van de customer experience is de event-app. Waar je bij het aanmeldproces werkt met een informatieve website waarop potentiele deelnemers zich kunnen aanmelden, roep je nu een event-app in het leven, waarin de gasten alle informatie vinden over het event. De QR code is een handig instrument om mensen de app te laten downloaden.

5. Het natraject

Het evenement is achter de rug. Je bent nieuwsgierig hoe je gasten het event hebben ervaren. Wat vonden ze goed, waar waren ze minder tevreden over. Als je dit traject serieus neemt, levert het je een schat aan informatie op. Je maakt je events nog beter. Met een evaluatierapport en het draaiboek heb je een mooie basis voor de volgende editie van het event.

Een goede deelnemersregistratie, eventueel in combinatie met een event-app, gaat al bijna richting een always-on evement. Door meerwaarde te bieden in de vorm van content, tips of in de vorm van aanbiedingen kun je de gasten van het evenement het hele jaar door betrokken houden bij je merk of event. Dat doorlopende contact kan leiden tot nieuwe businessmodellen. En dat alles begint bij een goed doordachte strategie voor wat betreft de deelnemersregistratie. Ga je nu zelf lopen klooien of denk je dat de kennis en expertise van specialistische partijen daadwerkelijk meerwaarde kan bieden.

Meer relevante links:

* Belangrijk: Een snelle en effectieve registratie voor jouw evenement, 8 tips
* Een intern evenement, dan hoef ik toch geen reservering of registratie te doen?
* Deelnemersregistratie op evenementen: voor elke wens is er een oplossing