Een bedrijf dat er toe doet, kan vandaag de dag niet meer zonder evenement. Verrassend genoeg wordt er zelfs vandaag nog een evenement georganiseerd, omdat dat al jaren zo gebeurt, of omdat er iets te vieren valt. Evenementen zijn relatief kostbaar. Daarom is het goed eerst na te denken wat je wilt bereiken. Door daar goed over na te denken, ga je vaak veel meer mogelijkheden zien. De kunst is dan de beste optie te kiezen en die verwoorden in een heldere doelstelling.

• TIP: Niks vergeten?! Met deze checklist hou je grip op de organisatie van jouw event.

Wat zijn de doelstellingen van het evenement?

Het organiseren van een evenement, kent vele motieven. Daarbij gaat het in essentie vaak om een gedragsverandering. Die kan tot stand komen door kennisoverdracht, motivatie/inspiratie, activatie, etc. De meest gangbare motieven zijn:

• informeren over producten, diensten of veranderingen binnen het bedrijf
• motiveren/enthousiasmeren;
• aanzetten tot kooptransactie.

Motieven interne doelgroepen
De belangrijkste motieven voor het organiseren van een evenement voor interne doelgroepen zijn:

• De motivatie van medewerkers vergroten en ook de groeps- en bedrijfsbinding.
• Informatie-overdracht, bijvoorbeeld over de lancering van een nieuw product of dienst of andere veranderingen in de organisatie. Voordeel: alle medewerkers worden op één en hetzelfde moment geïnformeerd.

Motieven externe doelgroepen
De belangrijkste motieven voor het organiseren van een evenement voor externe doelgroepen zijn:

• informeren over producten en diensten, achterliggende motieven zijn hier branding, awareness, etc
• het verstevigen van relationele banden, zodat het koopgedrag in de toekomst positief beïnvloed wordt.
   

Het vaststellen van de doelstellingen
Het klinkt zo logisch: een evenement organiseer je alleen als er een heldere doelstelling is, maar de praktijk en de ervaring leren toch anders. En het is oh zo belangrijk om het evenement effectief in te zetten. Daarom zijn onderstaande vragen goed om te stellen aan degene die opdracht geeft voor het evenement. Achterhaal:

• Wat de aanleiding voor het evenement is.
• Welke boodschap gecommuniceerd dient te worden.
• Wat de reden is van het communiceren van de boodschap.
• Wat de reden is van de keuze voor een evenement.
• Welke andere communicatiemiddelen er zijn.
• Welke verborgen verwachtingen er mogelijk zijn.
• Welk effect moet het evenement teweeg brengen

Formulering van de doelstelling
Het is nuttig de doelstelling nauwkeurig te formuleren, zodat die:

• het uitgangspunt voor de programmering kan zijn;
• het uitgangspunt voor de rendementsbepaling kan zijn.
   
• Samen een doelstelling formuleren heeft nog een ander belangrijk doel: overeenstemming krijgen. Zo wordt de kans op miscommunicatie onderling klein.
   

• Evenementen zijn persoonlijk en roepen emotie op.
• Evenementen zijn interactief. Niet alleen wat betreft de communicatie naar en van de doelgroep, maar ook voor de gasten onderling (sociaal aspect).
• Evenementen zijn gericht: de gast is de persoonlijke ontvanger van de bedrijfsboodschap.
• Met evenementen kan een organisatie precies die aandacht krijgen die het wil.
• Evenementen zijn uniek.
• Evenementen zijn een contentmotor om zowel in voor- als natraject heel gericht communicatie of marketing te bedrijven.
• Evenementen passen helemaal bij het huidige tijdsbeeld van 'festivallisering'
  
  NB: Deze argumenten gaan alleen op wanneer je heel secuur en selectief met de programmering en de doelgroep omgaat.

Een evenement als onderdeel van de bedrijfsstrategie
Een evenement is onderdeel van de bedrijfsstrategie, en dient dus aan te sluiten bij de personeels- marketing- en pr-strategie. Toets je plannen altijd bij anderen, bijvoorbeeld in een organisatiecommissie, of bij leidinggevenden. Je creëert er draagvlak mee voor je plannen. Daardoor loop je minder kans dat ze worden afgewezen.

• Het is een absolute tip om een heldere doelstelling van een leidinggevende te eisen. Een evenement organiseren om zo maar een moment te creeren is zonde van het geld. Wat moet het evenement opleveren of oplossen en hoe past dat binnen een multimediaal traject?

Rendement van het evenement
Bepaal in dit stadium ook het rendement van het evenement. Doe dat nauwkeurig en meetbaar in cijfers. Soms is het rendement moeilijker te bepalen. In ieder geval is het belangrijk besproken te hebben. Ook hier geldt: een heldere doelstelling maakt het blootleggen van het effect, de impact en het rendement veel eenvoudiger. Dus bij het organiseren van een evenement altijd eerst een heldere doelstelling vastleggen!

• Organiseer alles van Z tot A: begin bij dat wat het evenement op moet leveren en zorg vervolgens in het hele organisatietraject dat alles in dienst staat van dat te bereiken doel.