Vooropgesteld: EvenementOrganiseren.nl roept branchegenoten en opdrachtgevers op om met alle regelgeving samen zo snel als we kunnen dit virus de kop in te drukken. Dus als er gevaar bestaat, of het is op het randje: niet doen nu. 

Maar, als kennis- en inspiratieplatform voor opdrachtgevers van evenementen binnen de marketing en communicatie van bedrijven, merken en organisaties, weten wij als geen ander dat de eventbranche tot in absolute perfectie de maatregelen doorvoert. Met het protocol voor zakelijke bijeenkomsten in de hand, alle voorzorgsmaatregelen van locaties en alle kunde en expertise van overige organisatoren, kan de eventbranche dus echt een veilig, hygienisch en impactvol evenement neer zetten. Aan jou, als opdrachtgever, slechts 1 taak: omdenken. Laten we eerste de belangrijkste afkondigingen van 13 oktober, die directe invloed hebben op jouw evenement, erbij pakken:

Evenementen zijn verboden, met uitzondering van:

• Markten voor levensmiddelen
• Beurzen en congressen
• Bioscopen en theaters
• Wedstrijden
• Betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de wet openbare manifestaties
   

Groepen:

• In binnenruimtes waar mensen zitten geldt een maximum aantal personen van 30 per zaal, zonder uitzonderingen (dus ook voor culturele programmering / locaties).
• Binnen en buiten bestaat een groep uit maximaal 4 personen van verschillende huishoudens.

>> Voor een compleet overzicht van alle maatregelen, kijk op EventBranche.nl

Om je een handje te helpen, hierbij 3 fictieve concepten van live evenementen binnen de maatregelen die 14 oktober ingaan, veilig en impact vol. Niet online, maar live:

1. De hybride gast
Er is al heel veel gesproken en geschreven over hybride evenementen. Maar een soort basis voor hybride events is een balans en integratie van live en online. Nu er live zo weinig mogelijk is, kun je met een heel klein beetje omdenken wellicht toch nog tot een impactvol concept komen. Denk eens na over de hybride gast! Even uitgaande van een intern evenement: van de 8 afdelingen binnen je bedrijf wordt in een voortraject 1 persoon geselecteerd die naar het live event mag. Een event met dus 8 bezoekers. Iedere bezoeker loopt over de beursvloer, of volgt het congres, terwijl hij of zij middels een camera live stream naar de rest van zijn afdeling die thuis meekijkt. De VIP live gast is daarmee een soort verslaggever en doorgeefluik. De live beleving wordt naar de huiskamer gebracht en de interactie vanuit die huiskamer doorgegeven in de live omgeving. Natuurlijk behoeft dit nog meer uitwerking en conceptdenken, maar wellicht kun je iets met deze insteek.

2. Het kettingbrief-concept
In het voortraject wordt met online sessies door de CEO, directeur, management een uitdaging voor de komende periode uitgelegd. Die uitdaging wordt online geladen met wat sprekers en achtergronden. Op de dag van het live event, ontmoeten binnen tijdsloten van een uur steeds weer 4 collega's (het liefst van totaal andere afdelingeN) elkaar op locatie. Zij gaan brainstormen en oplossingsgericht aan de gang met steeds weer een deelvraag van de probleemstelling. Na een uur zijn ze verplicht een oplossing 'achter te laten' op een scherm. Dan volgt groep 2 met wederom vier collega's die op basis van de uitkomst van groep 1, weer een stap verder gaan in de probleemoplossing. En zo gaat dit de hele dag door en rondt de directie de dag af. Eventueel in combinatie met een live stream, of studiosetting.

3. De locatie met meerdere zalen
We schreven ooit aan de hand van Pathé en Kinepolis al over de bioscoop als congreslocatie van de toekomst en dat zou nu wel eens in een stroomversnelling kunnen raken. Dankzij de kwalitatief perfecte facilitieten en AV kunnen de diverse zalen met 30 bezoekers, als ideaal decor dienen voor een congres, waarbij zelfs interactie tussen de zalen denkbaar is. Naast bioscopen zijn er nog meer locaties waar dit mogelijk is. 

• Oh en nog een extra ideetje in lijn met de bioscoop: het drive-inn congres, of zelfs beurs...