Case: begin november was JAN Verhuur huisleverancier bij Don Food & Events voor een evenement in Nunspeet. Voor een 2-daags festival waar ruim 500 gasten aanwezig waren.
De ruimte: een tijdelijke evenementenlocatie in de vorm van een aluhal van 12,5 x 25 meter
Verwachting van de opdrachtgever:  festival style

Voorafgaand aan het evenement werden de wensen met de klant doorgesproken, welke sfeer moet het evenement uitstralen?  Wat is de doelstelling van het evenement? Moet de opstelling van zitplaatsen flexibel zijn? Aan de hand van deze gegevens wordt een 3D opzet van het evenement gemaakt. Zo krijgt het concept en de opzet meer beleving.

Ook een festival sfeer creëren op locatie? Denk aan de volgende tips aan de hand van deze case:

Decoratie voor de achterwanden:
Vaak wordt nog gedacht aan losse elementen die in een locatie geplaatst kunnen worden. Maar denk ook aan de wanden. Het decoreren van deze grote oppervlakken zorgt in een handomdraai voor een andere totaalbeleving. Denk bijvoorbeeld aan industriële golfplaten zoals op deze eventlocatie is gedaan. De panelen van  3 meter hoog zorgen meteen voor een andere sfeer door de verweerde en geleefde look.

Extra tip: verlichte festival letters zijn hot, deze letters van onbehandeld staal, mogen bij een festival-setting niet ontbreken. 

Extra tip: groen! Voor een ultieme festival sfeer mag groendecoratie niet ontbreken. Hierbij kan gedacht worden aan hangplanten maar ook grote palmbomen en échte planten op de tafels.


 

Een onconventionele bar:

Bijna op elke evenementenlocatie is de bar letterlijk het middelpunt van het evenement. Hier ontmoeten de gasten elkaar en hier blijven de meesten aan het eind van het evenement nog even hangen. Ga voor jezelf maar eens na, bij binnenkomst op een evenementenlocatie bekijk je eerst waar de bar te vinden is. Maak de bar zo lang als je zelf wenst. In dit geval is gewerkt met originele ijzeren gitterboxen, in een industriële setting zorgen deze logge barelementen voor een stoere sfeer.
Extra tip: verlichting is ontzettend belangrijk op elke evenementenlocatie. Zo zorgen de prikkabels voor de festival-look maar ook verlichting in en rondom de bar maken het tot een warm geheel.  

Flexibele zitgelegenheden:
Voor dit evenement is gekozen voor bistrosetjes. Deze houten stoelen zijn op elk festival en elke parade te vinden en zorgen daarom direct voor een festivalsfeer. Verhuurders zetten deze stoelen graag in op locaties waarbij een flexibele inzet van zitmeubilair wenselijk is. Deze zogenoemde Francois Sermijn bistrosetjes zijn namelijk licht en gemakkelijk te verplaatsen.
Extra tip: Geef jouw bezoeker de keus om af toe in een andere zithoek plaats te nemen, zo is hier een loungehoek geplaatst. In elk mogelijke hoek kan een sfeervolle zithoek gemaakt worden. Een perzisch tapijt is en blijft de perfecte sfeermaker voor elke festival-zithoek.

Benodigdheden op locatie:
Om een goede offerte te kunnen schrijven zijn wij graag in het bezit van praktische informatie rondom het evenement. Wij hebben altijd mail- en telefonisch contact met de opdrachtgever maar hierbij kan je denken aan: 
- kunnen wij goed bij de locatie komen met ons transport?
- zijn er drempels of smalle deurdoorgangen?
- is het binnen of buiten?
- is het op de begane grond of op de eerste verdieping? 
- is er een goederenlift aanwezig (als het op een hogere etage is)? 
- is er een parkeerbeleid aanwezig waar wij rekening mee moeten houden? 
- zijn er vloeren of ruimtes die kwetsbaar zijn voor onze emballage?