Er is een enorm aanbod als het gaat om entertainment. Van grote A-artiesten, tot onbekende perfecte invulling en van DJ's, trommelworkshops tot handtheater. Speciaal voor de inzet van entertainment op uw evenement heeft Evenement Organiseren.nl een aparte checklist opgezet. Doe er uw voordeel mee en zet zo effectief mogelijk amusement in op uw evenement, meeting, congres of beurs:

• Wat draagt de inzet van entertainment bij aan de doelstelling van uw evenement?

Vanuit de doelstelling van uw evenement komt u tot een bepaald soort evenement, met een passend concept op weg naar de grootst mogelijke impact. Laat het entertainment daarbij van toegevoegde waarde zijn op het effect, de impact en dus het behalen van de doelstelling van uw evenement. Die invulling is zo veel belangrijker dan de vraag 'wie vindt de CEO of de eventmanager van uw bedrijf een leuke artiest?'. Ook entertainement is onderdeel van een groter doel. Is het doel uw gast verrassen of echt een WOW-moment neerzetten? Dan is het een overweging om budget te reserveren voor een echte grote naam. Is het doel netwerken? Zorg dan voor niet overheersende muziek, of ga een stap verder en koppel gasten met dezelfde muzieksmaak aan elkaar, of kies voor een trommelworkshop. Maar er is nog zo veel meer mogelijk binnen de diversiteit aan doelstellingen, gelukkig is het aanbod even groot binnen doelstellingen als:  interactie, participatie, educatie, communicatie, branding, deel van beleving, ontspanning, sfeer, WOW-effect, etc.

• Welke vorm van entertainment kiest u?

Kijk altijd verder dan de entertainmentneus lang is. Binnen het muziek- en artiestenaanbod is het aanbod al enorm. Dan denkt u waarschijnlijk al snel aan een 'podiumprogramma', maar een klassiek stuk met muziekanten hangend aan het plafond, een DJ die de muziekkeus van uw gasten draait vanuit een rijdende draaitafel, maar ook diverse soorten klein entertainment zodat er een ieder wat wils-invulling ontstaat. Heeft u een duidelijk antwoord op de vraag hoe het entertainment er mede voor moet zorgen dat doelstellingen gehaald worden, dan is het antwoord op deze vraag niet veel meer dan logisch vervolg. 

• Welke rol speelt het entertainment tijdens uw event: bijrol of hoofdrol?

Het is misschien niet de meest voor de hand liggende vraag als het gaat om de inzet van entertainement op uw evenement, maar na het beantwoorden van de eerste twee vragen kunt u deze vraag gebruiken als controlepost of u het entertainment wel juist inzet. Heeft u namelijk gekozen voor een netwerkevenement, of een afsluitend feest waar u graag wilt dat uw gasten nog met elkaar kunnen (na)praten? Dan is het volume en de overheersende aanwezigheid van entertainment dodelijk. Kies dan dus voor achtergrondmuziek, klein entertainment, etc. Andersom geldt hetzelfde: investeert u in een WOW-moment met entertainement dan bouwt u tijdens het event op naar dat moment.

• Hoe past het entertainment bij uw doelgroep?

Op deze vraag zijn eigenlijk maar twee passende antwoorden: het moet volledig aansluiten, of u moet durf en lef hebben en kiest juist voor een onconventionele invulling van entertainment: creeer een contrast met uw gast. Gaat u voor aansluitend entertainment dan kan de vraag neerleggen bij uw gasten een prima oplossing zijn. Geef de gast wat hij of zij wil en u heeft een tevreden bezoeker. Ook aardig: entertainment dat juist niet helemaal past bij uw doelgroep. Een rapper die een zaal artsen 'toespreekt' of juist de golden oldies bij een jonge doelgroep, het kan tot een verrassend resultaat leiden.

• Heeff u rekening gehouden met het amusement en de artiesten uit het verleden?

Steeds weer dezelfde artiest. Hmm....ja, het kan en er zullen mensen van smullen. Herkenning kan mooi zijn, maar over het algemeen geldt: met een evenement wilt u verrassen, raken, laten beleven en dan zult u toch steeds weer op zoek moeten naar iets anders, nieuws of origineels. 

• Horen de kosten voor uw amusement in het werkkostenregeling

En dan is daar nog de werkkostenregeling. Heel kort door de bocht? Bij een intern evenement, dus voor uw collega's, met een overwegend feestelijk karakter, dan heeft u 1,2 procent van de totale loonsom van het bedrijf te besteden. Alles daarboven behoeft een naheffing van 80 procent. Een grote naam als artiest kan dan heel snel uw budget opslokken. Maar zodra het evenement geen zakelijke karakter heeft (of op uw eigen Arbo-gekeurde bedrijfslocatie plaatsvindt) dan vervalt de regeling. Zeker als u voor een artiest kiest die zijn of haar entertainment volledig aanpast op het zakelijke of communicatieve karakter van het evenement. Ingewikkeld? Bestel dan vandaag nog het dossier WKR en Events van EventBranche.nl. 

• Wel doen:
• Entertainment met een hoog WOW-effect
• Artiesten/entertainers gebruiken als ambassadeurs voor uw event
• Entertainment volledig integreren in uw boodschap/evenement
• Durf, toon lef, kies voor iets niet-alledaags
• Geef uw gast wat hij/zij wil
• Neem de artiest/entertainment mee in uw verhaal en niet andersom

• NIet doen:
• De favoriete band van uw baas
• Steeds weer dezelfde artiest
• Het optreden/entertainment los zien van uw complete evenement(entraject)
• Het entertainment niet correct briefen
• Geluid en licht niet goed afstemmen met entertainment
• Entertainment stoorzender laten zijn (vb bij netwerken te harde muziek)