Maak een traject van het jubileum, het personeelsevenement, het teambuildings - evenement, welk type intern evenement dan ook. Wij zetten een aantal tips op een rij.

Van strategie naar actie tijdens een live evenement
 

Onder interne evenementen kunnen verschillende type evenementen vallen, een kick-off of teambuiling evenement, maar ook een verandertraject of jubileum evenement vallen onder de noemer interne events. Hierbij komt het team, of een deel van het team,  van een bedrijf samen. Vaak worden deze evenementen informeel ingestoken maar vervullen naast 'fun' ook een ander doel. Dit kan te maken hebben met het aankondigen van veranderingen, het versterken van het team, het verhelderen van de boodschap die het bedrijf gezamelijk moet uitstralen, kortom niet 'zomaar' een feestje op de vrijdagmiddag. In dit artikel zetten wij een aantal tips op een rij en wij delen een winnende eventcase in de categorie interne evenementen.

• Maak een compleet communicatietraject 

Zo schetste evenementenbureau D&B Eventmarketing al eerder in hun video: Hoe je van een jubileum-event een communicatietraject maakt, dat een jubileum evenement vaak nog gezien wordt als een feestje. Er wordt dan gefocust op dit ene moment in het jaar en niet op een traject. Hun gouden tip:  Geef alle bestaande evenementen binnen het bedrijf een 'jubileumsaus' en zet een jaar in het teken van het evenement. 

• Creeër engagement 

Betrek alle medewerkers in het voortraject, vraag hen bijvoorbeeld wat voor hen belangrijk is. Licht hen in over wat zij kunnen verwachten van de dag zelf. Gaat het tijdens het evenement over de toekomst van het bedrijf? Laat hen, eventueel anoniem, een idee in een ideeënbus doen.  Dat men zich tijdens een evenement betrokken voelt is key maar dat men zich in het voortraject al betrokken voelt is van extra belang. Hier zit de meerwaarde van het evenement, het gevoel van 'samen'.  

• Zorg voor een verbindend element

Naast dat het veelal om collega's gaat, is niet iedereen een directe collega. Laat tijdens het evenement teams samenwerken van verschillende afdelingen, zij die elkaar nog niet kennen. Tijdens een borrel aan het einde van het evenement kunnen zij altijd de collega's opzoeken wie zij goed kennen, waar zij altijd al mee samen werken. Zorg dat er gelachen kan worden, dat iedereen zich comfortabel voelt. Denk bijvoorbeeld aan een teambuildingsactiviteit. Dit past op bijna elk evenement en dit zorgt voor verbinding. 
 

• Maak het laagdrempelig 

Zorg ervoor dat iedereen, zowel de mensen op de werkvloer als de directie, zich op zijn gemak kan voelen tijdens het interne evenement. Haal bijvoorbeeld het podium weg, waarop de directie de werknemers toespreekt. Zo is er letterlijk en figuurlijk een 'voetstuk' weggenomen. Denk er over na om de mensen binnen het bedrijf dichter bij elkaar te brengen. Of durf jij bijvoorbeeld een klantarena te organiseren? Een klantarena met medewerkers in dit geval. Wil je een nieuwe strategie, wil je een verandering, nieuwe ambities delen? Weet dat er zoveel manieren zijn om iedereen zich gehoord te laten voelen zijn, dat je het niet mag laten.  

• Maak gebruik van de verruiming van de WKR 

Mede door de WKR-regeling is er meer ruimte voor interne events. De verruiming van de werkkostenregeling betekent in de praktijk dat werkgevers vanaf 2020 tot €2000,- euro hogere onbelaste vergoedingen mogen geven aan hun werknemers. Binnen die onbelaste vergoedingen vallen namelijk bedrijfsuitjes, interne fun events.

De impact van strategisch ingezette interne evenementen kan enorm groot zijn. Uw bedrijf kan daarmee echt een andere fase ingestuwd worden. Tijdens de Gouden Giraffe Event Awards werd de Tomingroep tot winnaar uitgeroepen tot winnaar, bekijk hieronder de case: 
 

Winnend evenement in de categorie Interne Events

Tomingroep wint Gouden Giraffe categorie 

Tijdens de awarduitreiking van de Gouden Giraffe Event Awards, de vakprijs voor de beste evenementen van Nederland, viel de Tomingroep in de prijzen. Zij wonnen met hun interne evenement de Gouden Giraffe Event Award.  De belangrijkste reden? Zij kozen voor een slim en effectief traject van verschillende live momenten rondom een jubileum. Zij vroegen alle medewerkers een score te geven, op Trots op het bedrijf (gemeten onder alle medewerkers): 8,9 en het ondernemerschap is gestimuleerd: er zijn ruim 200 ideeën ingezonden. En dus wint de Tomingroep de Gouden Giraffe Event Award voor Interne Events.
 

Casenaam: Tomingroep 90 jaar Samen naar de Top
Opdrachtgever: Tomingroep
Inzender: D&B Eventmarketing
Locatie: Eigen terrein, locaties in Almere en Hilversum, Spant
Aantal personen: Kick off (140 leidinggevenden en stafmedewerkers), Nieuwjaarsreceptie (1000 medewerkers), Verjaardag Tomingroep (1600 medewerkers), TOP140 Strategiedagen (140 medewerkers), TOP Boxsessies (1600 medewerkers), Tomin Toekomst Festival (200 externe gasten en 120 betrokken medewerkers), Thuis bij Tomin Open Dagen (1000 gasten), Samen naar de TOP Medewerkersfeest (1500 gasten)
Budget: tussen 200.000 – 300.000 euro voor alle evenementen bij elkaar.

 

Doelgroep:
TOP140 medewerkers (leidinggevenden en stafmedewerkers), alle 1.700 medewerkers van Tomingroep, familie/naasten van de medewerkers van Tomingroep, klanten en klantmanagers van de opdracht gevende gemeenten, prospects, relaties en leveranciers.


Hoofddoelstelling:
Tomingroep wil op termijn de beste Social Entrepreneur van Nederland worden en het 90-jarig jubileum aangrijpen om deze transitie eerst intern een boost te geven. Immers: buiten winnen = binnen beginnen! De droom is dat klanten, medewerkers en gemeenten in de rij staan bij Tomingroep.


Concept:
TOP staat voor de kernwaarden: Trots, Ondernemend & Professioneel. Per event is een vertaling van het thema gemaakt, passend bij de doelgroep en doelstellingen. De elementen ‘Samen’ en ‘TOP’ vormen de rode draad. Er is gekozen voor een inhoudelijk TOP-traject voor de TOP140, die een cruciale rol speelt in de gewenste transitie om een TOP bedrijf te worden. Een multidisciplinair kernteam was aanjager en stuurgroep. In het najaar van 2017 werd er gestart met een verrassende wandeling: symbool voor de reis die Tomingroep gaat maken met de kernteamleden als reisleiders. Vervolgens vonden er gedurende 2 weken TOP140 Sessies plaats: actieve en interactieve sessies waarin samen invulling is gegeven aan de cultuurprincipes van Tomin. Iedereen draagt zijn steentje bij, letterlijk: iedere deelnemer schreef zijn persoonlijke TOP-doel voor 2018 op een TOP Box. Gedurende het jaar heeft de TOP140 op haar beurt TOP Boxsessies georganiseerd met eigen teams. Uiteindelijk vormden alle 1.600 TOP Boxen het decor tijdens het feest. De uitkomsten uit de TOP140 Sessies zijn gebruikt bij het vaststellen van het jubileumprogramma. In co-creatie met het jubileumteam zijn er verschillende onderdelen van de jubileumviering bedacht en ontwikkeld. Het 20-koppige jubileumteam bestond uit medewerkers uit alle lagen van de organisatie.


Effect:
500 medewerkers zijn actief betrokken geweest bij de invulling van het jubileumjaar. Het medewerkersevent werd in de effectmeting beoordeeld met een 9,03. Score op Trots op Tomingroep (gemeten onder alle medewerkers): 8,9. Ondernemerschap is gestimuleerd: er zijn ruim 200 ideeën ingezonden voor de ideeënbus (één van de initiatieven die voortkwam uit de TOP140 Sessies), waarvan zeker de helft is of wordt uitgevoerd. Meting onder de TOP140 bij start traject (5-punts schaal): Trots: 3,97  Ondernemend: 3,74  Professioneel: 3,51.