Ervaren personeel met kennis van evenementen, hospitality en de zakelijke markt, is de pré voor de inzet van evenementenpersoneel. Maar in alle gevallen is er nog één zaak nog belangrijker: de perfecte briefing! Hier wat do's en don'ts over de inzet van personeel op uw evenement:

• DO: ervaren personeel

Of het nou gaat om het personeel dat uw catering uitserveert, of de parkeerwachten, zorg voor personeel dat exact weet wat er van ze verwacht wordt. In de meeste gevallen betekent dit: personeel van gerenommeerde eventuitzendbureaus. Voorkom in alle gevallen dat er ongeïnteresseerd personeel uw gasten bedient. Het gebeurt maar al te vaak dat zij voor een slecht gevoel bij uw gast zorgen.

• DON’T: op z’n beloop laten

Het lijkt zo verleidelijk: professionele organisatie ingezet om het personeel op uw evenement te verzorgen, mensen in de garderobe op een evenement, promotiedames, beveiligers aan de deur, hostessen en cateringpersoneel, allemaal professionals dus dat komt wel goed. Meestal wel ja, maar zorg bijvoorbeeld voor lijn in de kleding en een uitgebreide briefing, waarbij bijvoorbeeld ook duidelijk is wat het andere personeel op het evenement doet en wat er te doen is op het evenement en waar. Maar ook: wat is het doel van de dag? etc.

• DO: durf origineel te zijn

Er is een dun draadje waar u op kunt balanceren: personeel met een knipoog. Toiletdames die van ieder WC-bezoek een ervaring maken. Obers die aan tafel cabaret of goocheltrucs uitvoeren, het kan voor die extra jus zorgen. Maar let op: schat erg goed in wat uw doelgroep wel of niet leuk vindt, want u kunt hiermee de plank ook helemaal mis slaan. Weloverwogen durf dus.

• De toeleveranciers als host
  In de loop der jaren is er steeds meer het besef gekomen dat personeel op een evenement erg belangrijk is voor de beleving van uw gasten. Onbeschoft personeel? Het wordt direct vertaald naar uw bedrijf of merk. Gastvrij en oprecht personeel dat weet waar het evenement omgaat? Het versterkt uw boodschap en dus uw evenement. Maar gek genoeg is er tot voor kort nooit nagedacht over de AV-professional of de cateringkok. Ook zij begeven zich tussen uw gasten, maar komen meestal niet met een hospitality insteek naar event. Tot voor kort, want steeds meer toeleveranciers realiseren zich dat ook hun personeel uw uithangbord zijn. Dus zie je steeds meer toeleveranciers in de rol van host.
   
• Eigen medewerkers
  Of het nou gaat om een intern evenement, een relatie evenement of een beurs: het kan voor veel sympathie zorgen door het management en de bedrijfsleiding een rol te geven. De CEO bij de registratie of bij de garderobe na afloop? Erg leuk. De accountmanagers die hun eigen relaties verwelkomen en begeleiden, medewerkers die uitserveren, etc, etc.