Net zoals je talloze verschilende evenementen hebt, heb je ook diverse evenementverzekeringen. Je kunt je bijvoorbeeld verzekeren tegen extreme weersomstandigheden, tegen een pandemie en terrorisme en tegen het niet komen opdagen van bezoekers. 

Wat is een evenementenverzekering?

Een eenvoudige vraag, zo lijkt het. Het valt echter niet mee om een goede definitie te geven, maar na het consulteren van enkele experts komen we tot de volgende omschrijving: Een evenementenverzekering beschermt de organisator - de verzekeringnemer - tegen financiele schade, die het gevolg is of die verband houdt met de organisatie van een evenement. 

Waarom sluit je een evenementenverzekering af?

Je sluit een evenementenverzekering af om risico's af te dekken. Hoe meer risico's je afdekt, hoe hoger je premie is. Hoe de verzekering van je evenement eruit ziet is uiteraard afhankelijk van de omvang en de aard van je event en hoeveel risico je bereid bent als organisator te lopen.
In een evenementenverzekering kun je je medewerkers verzekeren, maar ook de mensen van toeleveranciers en gasten en publiek. Je kunt je verzekeren tegen slecht weer en extreme weersomstandigheden, tegen aansprakelijkheid en bijvoorbeeld tegen schade aan en diefstal van materiaal.

Er verandert veel op het gebied van regelgeving. Dat geldt zeker voor het afgeven van vergunningen voor evenementen. Niet zelden eisen gemeenten tegenwoordig dat de organisatie van een evenement een evenementverzekering heeft. 

Hoe sluit je een evenementenverzekering af? 

Het afsluiten van een evenementenverzekering is een koud kunstje. Wie een beetje googlet ziet dat de aanbieders in de rij staan om jouw evenement te verzekeren. Wij raden je aan op voorhand een lijstje te maken met risico's die jij graag verzekerd wilt hebben.

Ga vervolgens in gesprek met minstens twee en liefst meerdere aanbieders. Laat je eerst goed voorlichten en adviseren. Vraag dan bij meerdere aanbieders vergelijkbare offertes aan. Ervaring leert dat er flinke verschillen kunnen zitten tussen verschillende evenementenverzekeringen.

Ga ook altijd in live gesprek en sluit niet zo maar online een overeenkomst. Jouw evenement is maatwerk en dat vraagt om aandacht. Vraag ook altijd wat niet verzekerd is en check ook altijd de kleine lettertjes. Dit voorkomt nare verrassingen achteraf.

Wat kost een evementenverzekering?

Een evenementenverzekering is een serieuze post op je begroting. Wat het precies kost om jouw evenement te verzekeren kunnen we hier lastig aangeven. Heb je een kleinschalig event met beperkte risico's, dan ben je met een paar tientjes klaar. Vraag is dan of je in dat geval de risico's niet zelf wilt dragen.

Bij een groot event met duizenden gasten kan het prijskaartje van een evenementenverzekering al snel oplopen naar vele duizenden euro's. Je kunt vrijwel elk risico afdekken, maar daar hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan. Bepaal voor jezelf een goede, verantwoorde balans. De experts staan in de rij om die samen met jou voor jouw evenement te bepalen.

Hoe zit het met de evenementenverzekering als COVID de kop weer opsteekt?

COVID heeft een flinke wissel getrokken op de eventbranche. Het is een vast onderwerp van gesprek bij organisatoren en opdrachtgevers. De vraag is dan steeds 'Wat als het corona virus toch de kop weer opsteekt'. Goede afspraken zijn de basis en natuurlijk kun je dit risico ook verzekeren. Bij de verzekeraars is veel expertise aanwezig om dit voor jouw specifieke event te regelen.

Kan ik mijn evenement verzekeren tegen slecht weer?

Je kunt je vrijwel overal tegen verzekeren, dus ja, ook tegen slecht weer. Ga wel bij jezelf te rade of je zo'n verzekering wel echt nodig hebt. Wat zijn de gevolgen van een slecht weer-scenario. Kom je tot de conclusie dat je jouw evenement tegen slecht weer wilt verzekeren, doe dit dan tijdig. In de meeste gevallen moet je tenminste tien dagen voor het event een dergelijke verzekering hebben afgesloten. 

Ben ik verzekerd als mijn artiest of spreker afzegt?

Of je verzekerd bent als een belangrijke spreker of artiest afzegt, heb je natuurlijk zelf in de hand. Is de artiest je enige hoofdact, dan is het raadzaam om je tegen afzeggen te verzekeren. Is hij of zij een van de velen en wellicht ook nog snel vervangbaar, dan is de urgentie minder groot. Is echter je event gebouwd rond dat optreden van die ene beroemde zangeres, dan is een verzekering een aanrader. Zonder dat ene optreden is het event niet zoals het is aangekondigd en is een algehele afgelasting een serieuze overweging. Dan kan je evenement maar beter goed verzekerd zijn.

10 tips bij het afsluiten van een evenementenverzekering

• Bepaal vooraf voor jezelf welke risico's je wilt afdekken.
• Ga altijd live in gesprek met experts, die je goed voorlichten
• Vraag meerdere offertes op bij verschillende aanbieders
• Maak een zorgvuldige afweging bij het bepalen van de hoogte van je eigen risico
• Vraag ook altijd wat er niet verzekerd is
• Check altijd de kleine lettertjes; niet zelden tref je wat addertjes onder het o zo groene gras 
• Jij hebt je zaakjes goed geregeld. Zorg dat jouw samenwerkingspartners dat ook hebben
• Doe kort voor het evenement nog even een finale check van je verzekering. 
• Hou goed in de gaten dat jij als organisator hoofdaannemer bent en dus in veel gevallen ook aansprakelijk bent voor de daden van jouw onderaannemers
• Vraag tijdig een verzekering aan als je jouw evenement wilt verzekeren tegen slecht weer