EVENTCASE: Live en televisie: achter de schermen bij de technisch producent Door Unlimited Productions Kerst met de Zandtovenaar is een project van The Media Brothers in opdracht van KRO-NCRV. Livetime Productions, onlangs gefuseerd met Unlimited Productions, is al meerdere jaren technische producent van dit jaarlijks terugkerende evenement. Dit specifieke project is op meerdere fronten een leuke uitdaging voor de crew. Een live evenement en televisieopnames tegelijk vereist namelijk een speciale aanpak. Dit begint al tijdens de voorbereiding. Op een vol Kerkplein luisteren duizenden toeschouwers naar het kerstverhaal, voorgelezen en begeleid door diverse Nederlandse artiesten. Zandtovenaar Gert van der Vijver maakt daarbij prachtige zandtekeningen, die worden geprojecteerd op diverse schermen op het plein. Dit live evenement wordt opgenomen en uitgezonden op televisie door KRO-NCRV. Dit jaar was het de beurt aan de stad Meppel. Job van der Meer, werkzaam bij Livetime Productions en accountmanager voor dit evenement, geeft uitleg over dit bijzondere project. “De uitdaging bij deze productie ligt in het feit dat een live evenement met publiek gecombineerd wordt met televisieopnames. Dit betekent onder andere dat er een gelimiteerd tijdsbestek is waarin alles moet gebeuren. Als het overdoen van bepaalde shots te lang duurt, verliest het publiek zijn aandacht en daarmee loop je de kans om publiek te verliezen. Maar ook in de voorbereidende fase heb je te maken met de nodige uitdagingen.” De technische eventproductie begint eerder in het jaar met een bezoek aan de locatie, waarbij alle betrokken partijen samen komen met de regisseur. Na de eerste besprekingen laat de regisseur middels een animatie zien wat zijn ideeën zijn over de opnames, door het simuleren van diverse camerahoeken, effecten, enz. De technisch producent heeft hierin een belangrijke adviserende rol. Hij weet immers als geen ander welke effecten haalbaar zijn en welke apparatuur daarvoor nodig is. Nadat de regisseur de eerste visual heeft gepresenteerd, gaat de accountmanager samen met production managers en technici aan de slag. In een technische tekening worden alle details vastgelegd; de benodigde apparatuur zoals licht en geluid, maar ook de positie van camera’s en schermen. Er wordt daarbij zoveel mogelijk geprobeerd om het creatieve plaatje van de regisseur te waarborgen, maar soms moeten er concessies gedaan worden. Elke betrokken partij heeft zijn prioriteiten. Voor de regisseur is dit het creatieve aspect, voor de klant is dit zowel het creatieve als het financiële aspect en voor de technisch producent natuurlijk het technische aspect. De technisch producent heeft als taak om een technisch uitvoerbaar plan op te stellen binnen het aangegeven budget waarin alle partijen zich kunnen vinden. DAG 1 Na alle goedkeuringen en vergunningen is het tijd voor de opbouw. Op dag één wordt begonnen met de load in. Het gebied wordt afgezet en alle materialen worden aangeleverd door diverse leveranciers en de opbouwfase van de eerste constructies begint. Het productieterrein bevindt zich midden in het centrum van Meppel met de nodige horeca en winkels, waardoor de omliggende ondernemingen via dezelfde aanvoerroutes moeten worden bevoorraad. Dit maakt de aanvoer van materialen een logistieke uitdaging. Goede communicatie vooraf en duidelijke afspraken met alle partijen zijn daarom van groot belang om de voorbereiding van de productie te optimaliseren. Een extra uitdaging is het onvoorspelbare aantal bezoekers. Het is een publiek evenement, gratis toegankelijk voor iedereen. Het aantal toeschouwers op het plein is mede om veiligheidsredenen beperkt. Daarom is er elders in de stad een ander plein waar de show via een live verbinding op een scherm te volgen. DAG 3 Dag drie van de productie is het moment waarop de transitie plaatsvindt van bouwterrein naar productieterrein. Het programmeren en testen van licht en geluid vindt diezelfde avond plaats. DAG 4 Op de vierde dag, de dag van de opname, worden alle camera’s geïnstalleerd en wordt begonnen met de camera repetitie. Job van der Meer: “We kijken als productieteam mee op testschermen om te zien of alles goed functioneert en op de juiste plaats staat. Er mogen geen kabels, versterkers of bouwmaterialen in beeld komen. Alle cameraposities en -beelden zijn tot op de centimeter nauwkeurig bepaald, dus vanaf dat moment moet men uitkijken dat er niets meer verplaatst, toegevoegd of verschoven wordt.” De details Bij deze productie wordt aan allerlei details gedacht. Zo moeten reclameborden en neon uithangborden van ondernemers uit de directe omgeving op een subtiele manier worden verwijderd uit het beeld, straatlantaarns moeten worden uitgezet als deze interfereren met het lichtontwerp en zelfs de klok van de kerk wordt stil gezet. Gelukkig is een technisch producent in staat om alle details te verwerken in een allesomvattend plan. Tijdens de uiteindelijke productie wordt de regie overgegeven aan de regisseur. Wel staat er een team van 10 tot 15 man stand-by om in geval van problemen direct te kunnen ingrijpen. Job van der Meer: “De show en opnames verliepen soepel, mede dankzij de goede communicatie tussen alle partijen, het mooie weer en het leuke publiek in Meppel. We kunnen terugkijken op een mooi evenement waar we best trots op zijn!” Heb je ook een bijzonder project op stapel staan of wil je meer informatie over de samenwerking met een technisch producent? Neem dan contact op met Unlimited Productions via contact@unlimited-productions.com.