Als organisator van evenementen is het daarom van belang om goed voorbereid te zijn op hoe je in dit soort situaties moet handelen. Ook in de zomer; de storm op 25 juli 2015 is hier een goed voorbeeld van. Diverse organisatoren hebben toen achteraf veel kritiek gekregen, zeker díe evenementen die niet goed verzekerd waren. Ook was er veel discussie rond het onweer en de blikseminslag tijdens Pinkpop in 2014, waar de organisatie achteraf veel kritiek heeft gekregen. Er was weinig informatievoorziening, een overbelast netwerk en een programma dat volgens sommigen ten onrechte doorging. Hieruit blijkt dus maar dat niet alleen de organisatie, maar ook de communicatie zeer belangrijk is.

5 tips bij extreme weersomstandigheden

• Schakel van tevoren een  goed weerbureau in om plaatselijk het weer vóór en tijdens uw evenement in de gaten te houden
   
• Denk aan preventieve maatregelen zoals houtsnippers, rijplaten, noodopvang, extra drinkwater bij hitte
   
• Maak van tevoren afspraken met toeleveranciers voor het aanleveren op korte termijn van extra middelen die noodzakelijk zijn vanaf een bepaalde windkracht
   
• Denk aan eventuele uitvalmogelijkheden, zorg voor noodvoorzieningen
   
• Schakel tijdig met je verzekeringsadviseur om te overleggen voor een plan van aanpak
   

1. Slecht weer 40%
2. No show artiesten 12%
3. Materiaalschade 10%
4. Aansprakelijkheid 10%
5. Zuivere annulering 10%

Wanneer afgelasten?
De beslissing om een evenement bij extreem weer wel of niet door te laten gaan, ligt bij een overheidsinstantie of bij de organisatie van het evenement. Zeker als er een reële kans op gevaar bestaat voor de aanwezigen, of op schade aan materiële voorzieningen, is zo’n afgelasting een verstandige maatregel.

Als er vanwege de weersomstandigheden besloten wordt om een evenement te onderbreken, uit te stellen, af te gelasten of vroegtijdig te beëindigen, is het belangrijk dat de organisatie goed verzekerd is. De bewijslast om extreme weersomstandigheden aan te tonen ligt bij verzekerde organisatie. Die kan zich hiervoor wenden tot het hoofdstation van het KNMI of een ander professioneel weerbedrijf zoals Meteo Consult.

Hoe is dit risico te verzekeren?
De rubriek ‘extreem weer’ binnen de Evenementenverzekering van Klap Verzekeringsmakelaar biedt in dit soort situaties dekking. Ook als de locatie door slechte weersomstandigheden niet meer kan worden bereikt is dit meeverzekerd. Wees wel op tijd, want een aanvraag voor een extreem weer dekking dient minimaal 2 weken voordat het evenement plaatsvindt te zijn ingediend.