Voordat we gaan kijken naar het aantal personen per vierkante meter op jouw evenement, wat geheel afhankelijk is van de opstelling, het soort event en vanzelfsprekend of je zittend of staand elkaar ontmoet, geldt boven alles de locatievergunning: aan de hand van het bouwbesluit, de brandveiligheid en de evenementenvergunning van een locatie is een maximum aantal personen per locatie vastgesteld.

Vanuit dat maximum aantal personen dat in een 'gebouw' aanwezig mag zijn, kom je terecht in een vraagstuk dat hoort bij het organiseren van een evenement: hoeveel personen kan ik op mijn evenement kwijt per m2? Laat we maar eens beginnen met een aantal standaar concepten voor jouw evenement en de vierkante meters die dan nodig zijn per persoon:

Hoeveel personen per m2 feest?

We blijven het zeggen, dit is niet in beton gegoten, maar wel een aardige indicatie: bij het organiseren van een bedrijfsfeest, met zowel sta- als wat zitplekken, hou je vast aan 1 tot 1,5 vierkante meter per persoon.

Hoeveel personen per m2 receptie?

Bij een receptie gaan we uit van een staande setting. In vergelijking met het feest heb je hier dus iets minder vierkante meters nodig per persoon: 1 vierkante meter per persoon. 

Hoeveel personen per m2 voor sitting down diner?

Denk hierbij aan ronde tafels met diverse stoelen. Afhankelijk van de grote van bijvoorbeeld de tafels en de gewenste tussenruimte of zelfs podia op de dinervloer, begint de indicatie bij 2 vierkante meter per persoon.

Hoeveel personen per m2 voor walking met buffet?

Gelet op de bewegende gasten en natuurlijk voldoende ruimte voor de buffetopstelling(en) heb je hier ongeveer 1,5 vierkante meter per persoon nodig.

Hoeveel vierkante meter per persoon bij congressen, meetings en inhoudelijke events?

Ook op onderstaande zijn diverse varianten denkbaar en mogelijk, maar als leidraad kan het volgende worden gesteld voor congressen, meetings, vergadering en events waar live communicatie en kennis overdracht plaatsvinden:

Theater opstelling op jouw evenement: 0,5 m2 per persoon nodig

In een theateropstelling kun je binnen een locatie veel stoelen en zitplaatsen kwijt. Vanzelfsprekend kan de opstelling varieren in opzet, mits de stoelen los staan. Vuistregel voor de ruimte per stoel en dus per persoon:

Theateropstelling: 0,5 m2 per persoon *

• * LET OP: in dit voorbeeld is bij een theateropstelling geen rekening gehouden met zichtlijnen, looppaden etc. In de praktijk wordt is het wijs om 0,75 vierkante per persoon aan te houden.

Cabaret opstelling op jouw evenement: 2 m2 per persoon

Bij een cabaret opstelling op jouw evenement, zitten meerdere personen aan een tafel, waarbij de tafels vanzelfsprekend veel ruimte in beslag nemen. Ook hier zijn vele opstellingen mogelijk, maar hanteer onderstaande als houvast:

Cabaret opstelling: 2 vierkante meter per persoon

School opstelling op jouw evenement: 2 m2 per persoon

In de basis is de schoolopstelling qua ruimte te vergelijken met een cabaretopstelling: ook hier zitten mensen aan tafels. Weliswaar is het aantal mensen per tafel meestal twee, maar omdat de tafelgrootte ook kleiner is, kun je hier 2 vierkante meter per persoon aanhouden:

School opstelling: 2 vierkante meter per persoon

Carre opstelling op jouw evenement: 3 m2 per persoon

In het Engels noemen ze het conference style, in het Nederlands wordt vaak de carre opstelling gebruikt: een grote tafel met daarom heen zitplekken. Dit kan ook in een U-vorm, waar je uiteindelijk nog meer vierkante meter per persoon nodig hebt. 

Carre opstelling op jouw evenement: 3 m2 per persoon

'In Nederland wordt in veel gevallen gesteld dat de maximale publieksdichtheid op evenementlocaties moet worden gesteld op gemiddeld twee tot tweeënhalve personen per vierkante meter.Het Engelse standaardwerk The Event Safety Guide stelt een grens van vier personen per vierkante meter aan een veilige publieksdichtheid voor een bewegende groep en 4,7 voor een stilstaande groep.' 

Mari van Dorts, Crowd Support, evenementenbeveiliging