Handige checklist voor de organisatie van uw event Door Landgoed te Werve Wie van plan is een evenement te organiseren, begint bij het begin. Dat is niet het kiezen van de locatie of het vastleggen van entertainment, maar een juiste analyse van doelgroep en doelstellingen. Dit zijn de 8 stappen die u moet doorlopen voordat u een evenement gaat organiseren. 1. Bepaal de doelgroep Het bepalen van de doelgroep is de eerste actie. Grofweg zijn er twee doelgroepen te onderscheiden: een interne of externe doelgroep. Is het event voor uw relaties of voor uw medewerkers? Op basis van uw doelgroep kijkt u wat er bij hen leeft. Wat is de leeftijd van de groep, wat is de verhouding man/vrouw, met welk gevoel moeten de medewerkers of relaties naar huis gaan, etc.? 2. Bepaal de doelstelling Vrijwel gelijktijdig bepaalt u de doelsteling. De basis van een succesvol evenement is een duidelijke, unieke doelstelling. Denk dus goed na over het ‘waarom’ van uw evenement. 3. Verleden en ervaringen De volgende stap is kijken naar uw ervaringen in het verleden. Heeft u een dergelijke bijeenkomst eerder georganiseerd en wat waren de plussen en minnen van dit eerdere event? Wat waren de belangrijkste leerpunten? 3. Sfeer U heeft vast in gedachten hoe uw evenement eruit moet komen te zien. Kruip in de huid van uw gasten en bedenk wat het evenement voor hen zo speciaal moet maken en wat het uit moet stralen. Geeft uw verwachtingen weer ten aanzien van stijl, sfeer, verzorging, kwaliteit, consistentie, niveau, etc. 4. Locatie Een locatie bepaalt voor een groot deel het karakter en de sfeer van een evenement. De uitstraling, de ambiance en de bereikbaarheid kunnen het feest, het relatie-event of het congres maken of breken. Maar naast sfeer in de binnenruimten zijn er ook veel externe factoren die bepalen of de gekozen locatie voor uw evenement ook werkelijk de meest geschikte is. Denk aan bereikbaarheid, parkeergelegenheid, etc. 5. Entertainment Entertainment moet aansluiten bij de doelstelling van het evenement. Dat betekent in sommige gevallen dat de rol van entertainment wel eens een bijrol zou kunnen zijn, terwijl het bij een ander evenement de hoofdrol speelt. Entertainment is vaak datgene wat de gasten bijblijft. Maak daarom zorgvuldige keuzes in wat voor uw situatie het meest passend is. 6. Budget Het bepalen van uw budget hangt af van uw wensenlijst en van hoe groots u het evenement wilt maken. Heeft u een specifiek budget per persoon voor eten, drinken, en entertainment in gedachten? Houd ook rekening met 10% onvoorziene kosten. 7. Globaal programma Het programma hangt natuurlijk voor een groot deel samen met de doelstelling. Is dit bijvoorbeeld kennisoverdracht, dan gaat u op zoek naar sprekers die vanuit zijn/haar expertise de aanwezigen het een ander bij kunnen brengen. Zet het programma op papier zodat de grote lijnen staan. In het begin is het passen en meten qua tijd en duur van de programmapunten, daarna kunt u gaan ‘finetunen’. 8. Verwachtingen Wanneer u een keuze voor locatie heeft gemaakt, is de vraag wat u van hen verwacht. Welke zorgen moeten zij u uit handen nemen. Naast de invulling qua catering, zijn er nog meer keuzes waarbij de locatie u kan helpen. Denk aan bijvoorbeeld: audiovisuele middelen, bloemen op tafels, gastvrouw/gastheer bij de ontvangst etc. Meer informatie Wilt u meer informatie ontvangen over de organisatie van uw event? Landgoed Te Werve en Kasteel De Hooge Vuursche helpen u graag verder! U kunt contact opnemen met onze salesafdeling op 070-4152185