Een rode draad bedenken van uitnodiging tot en met bedankbrief
Een boodschap blijft beter hangen als hij gedoseerd gebracht wordt en afgewisseld met ontspannende momenten. Een serieuze boodschap kun je zo bovendien nog eens dunnetjes overdoen: met cabaret of een luchtige spreekbeurt van een spreker met een geheel andere visie. Daarnaast bedt een helder thema en/of rode draad de kapstok die nodig is om al jouw keuzes in en rondom het evenement aan op te hangen. Jouw storytelling en de belevenis van jouw bezoekers krijgen zo een soort kader waarbinnen dit plaatsvindt.

• Een evenement is al lang geen moment meer. Zorg dus dat de rode draad in het complete traject, de volledige strategie waarbinnen het event valt, zijn plek vindt. Het natraject is daarbij veel meer dan een bedankbrief, maar moet vooral gericht zijn om het moment te verlengen, om de content te laten beklijven en om voort te borduren op de rode draad en de inhoud van het live moment.

De rode draad van uitnodiging tot en met bedankbrief
Onderdelen die geschikt zijn voor de verwerking van een rode draad of een thema:

• speciale event website
  Laat hier ook alvast de huisstijl, look and feel van het evenement terugkomen. Onderschat de eventsite niet: dit is het allereerste contact met uw potentiele bezoekers/gasten.
   
• uitnodiging(en)
  De kracht van een goede uitnodiging is een directe call to action, met een slim tipje van de sluier, naast de facts en data die uw bezoeker moet weten is dit ook de plek om de rode draad bloot te leggen en alvast een beetje aan te geven waarom juist dit evenement onmisbaar is. 
   
• bevestiging van deelname
  Los van het feit dat ook de bevestiging in lijn moet zijn met de rode draad, is dit ook een verrassende plek om bijvoorbeeld een spreker of de CEO in een video uw toekomstige gast toe te spreken.
   
• billboards/posters/vlaggen/bewegwijzering;
  Alle uitingen bieden de mogelijkheden om de rode draad kracht bij te zetten.
   
• documentatie, draagtassen, etc.
  In lijn met documentatie en bijvoorbeeld tassen is het ook een goed idee om voor eventuele presentaties voor een vast stramien van de visuals en presentaties te zorgen.
   
• badges;
  De tijd dat we met een wit naambordje rondliepen is echt voorbij, zorg voor een mooie opmaak, die symbool staat voor de rode draad en het concept van uw evenement.
   
• bewegwijzering binnen/buiten;
  Ook binnen in de locatie is bewegwijzering nodig, zorg ook daarbij voor herkenning en het terug laten komen van het thema binnen uw concept.
   
• locatie
  Misschien wel de grootste uitdaging, maar de locatie moet de context worden van uw concept, vraag uw evenementenlocatie wat ze kunnen betekenen in uitingen en uitstraling van uw concept.
   
• decoratie
  De expertise van een evenementendecorateur is niet te onderschatten. Met slimme en passende decoratie komt uw rode draad van uw evenement, uw concept, uw thema en uw bedrijf tot leven.
   
• podiumdecoratie
  Eentje die nog wel eens vergeten wordt, maar bij een inhoudelijk evenement zijn de ogen van uw gasten lange tijd op het podium gericht. Houd daar rekening mee: een interessante plek om uw huijsstijl, uw thema en dus uw concept terug te laten komen
   
• menukeuze
  Zet ook een cateraar op tijd om tafel, want u zult er bij de goede partycateraar van staan te kijken hoe zijn hun food en beverage invulling volledig kunnen laten aansluiten op uw eventconcept
   
• amusement
  Zorg dat het aansluit, zorg dat het past. De tijd van de favoriete artiest van de 'baas' is echt voorbij. Ook entertainment en amusement kunnen uw rode draad en concept versterken. 
   
• afscheids/relatiegeschenk
  De goodiebag of het relatiegeschenk aan het einde van uw evenement is niet te onderschatten. En dat gebeurt wel vaak. Maar denkt u zich vooral even in: de handdruk en het cadeau na afloop is het laatste contatmoment tijdens uw evenement. En een slim cadeau in lijn met uw evenement is echt een prima reminder van dat wat u live heeft gecommuniceerd.
   
• bedankbrief
  Zo noemden we dat vroeger, maar ruil het woord bedankbrief vooral in voor het woord natraject. Want het natraject van het evenement is de manier om uw boodschap, uw content, uw marketing terug te laten keren, te laten beklijven.

Locatiekeuze
De keuze van een locatie voor een evenement, congres of bedrijfsfeest is bepalend voor de uitstraling en sfeer, dat spreekt voor zich. Een kasteel heeft een heel ander effect op mensen dan een zakelijk expositiecentrum en een industriele evenementenlocatie heeft totaal andere eigenschappen dan een varende evenementenlocatie. En wat te denken van een evenement in een themalocatie als een attractiepark of een voetbalstadion? Of aan boord van een tijdelijke evenementenlocatie? Of rijdend in een trein?

Houd uw rode draad in gedachten wanneer u een locatie beoordeelt. En let op het volgende:

• de uitstraling;
• de naam en faam van de locatie;
• vast of mobiel;
• beschikbare horecafaciliteiten;
• beschikbare toneelfaciliteiten;
• beschikbare expositiefaciliteiten;
• zijn er bijzondere faciliteiten zoals een permanente expositie of een inpandige beautyfarm;
• hoe is de ligging (landelijk, stedelijk, bij water, bereikbaar met openbaar vervoer, etc.);
• diversiteit en grootte van de zalen;
• hotelaccommodatie aanwezig?
• parkeergelegenheid/ov-bereikbaarheid
• etc

Speel eens met de mogelijkheden die een locatie biedt:

• Kies bijvoorbeeld een kasteel als locatie voor een seminar over moderne bouwmethoden. De kasteelheer kan dan een inspirerend betoog houden over de bouwkundige bijzonderheden van het kasteel.

Decoratie kiezen
Is er op een locatie permanente decoratie aanwezig, dan is dat een groot voordeel. Het is zo namelijk gemakkelijker je iets voor te stellen bij de sfeer van die locatie. En: er is geen extra decoratiepost op de begroting nodig, of in ieder geval alleen een beperkte post voor aanvullende conceptuele decoratie.

Op plaatsen die van zichzelf weinig sfeer hebben, of niet de sfeer die u wenst, kunt u aankleden met tijdelijke decoratie. Denk aan een openingsfeest in een fabrieksmagazijn of een expositie in een kale tentoonstellingshal. De zon kan ineens gaan schijnen in een tent, waar ter gelegenheid van een tropisch themafeest de ruimte is aangekleed met klapperbomen en geschilderde vergezichten over tropische stranden.

Gespecialiseerde decoratiebedrijven hebben vaak een prachtig magazijn waar onnoemelijk veel rekwisieten, decors en decordoeken worden opgeslagen. Deze zijn ook voor feesten te huur. De toegevoegde waarde van een kwalitatieve evenementendecorateur is dan ook groot.

Vergeet de belichting niet: met licht creëer je ook sfeer. Een industriële pilaar uitgelicht met een spot krijgt een heel ander aanzicht. Met licht kan bewust een sfeer gekozen worden; intiem of zakelijk, laat dat maar aan de lichttechnici over. Zet deze vooral om dezelfde tafel als het bureau, de locatie, de decorateur en de andere toeleveranciers.

Bloem en groen
Bloemwerk mag bij geen enkel evenement ontbreken. Voorwaarden voor de hoeveelheid en aard van het bloemwerk:

• bloemen mogen de ruimte niet opvallend aankleden;
• bloemen staan daar waar het oog het eerst op valt: in de ontvangsthal, op een podium of op de dinertafel.
• de uitdaging is om een WOW-moment te creeeren met een bloem- of groenstuk dat symbool staat voor uw concept, uw live moment.

Bloemwerk voor evenementen is een specialisme. De bloemist kan je helpen bij het samenstellen. Laat hem weten:

• wat de gewenste kleurstelling is;
• welke grootte en vorm de tafels hebben;
• wat de afmetingen van het podium zijn;
• welke belichting er zal zijn;
• wat de bedrijfskleuren zijn;
• wat de reden is van het feest;
• wat het profiel is van de gasten.

Vaak kan de bloemist ook zorg dragen voor:

• decoraties met bloeiende en groene planten;
• het aanleggen van tijdelijke siertuinen en vijvers;
• het leggen van bloemmozaïeken.
• Indien er decor- en/of decoratiebouw gepleegd wordt, dienen bloemist en decorateur nauw samen te werken om een mooi geheel te krijgen.
   
• Overleg met uw decorateur, want het heeft absoluut voordelen wanneer uw decorateur kan samenwerken met de bloemist of groendecorateur waar ze al vaker mee hebben samengewerkt

Meubilair
Tegenwoordig is er veel keus in bijzonder meubilair, zoals:

• loungebanken;
• zitzakken;
• meubilair van drijfhout
• etc etc

Zo verandert u in een handomdraai, samen met bloem en groen, de sfeer: lounge, romantiek, zakelijkheid, u zegt het maar.

Menukeuze
Neem ook de maaltijd op in de rode draad, laat de catering aansluiten op het concept:

• de serveerwijze (door wie? Op welk servies?);
• keuze van gerechten (in welke sfeer?);

Alleen al de keuze tussen een geserveerd diner of geserveerde lunch óf een maaltijd in buffetvorm, is bepalend voor de toon van een feest.

• Bij een zwart-wit feest worden gerechten afwisselend op zwarte en witte borden opgediend. * De gerechten van een themafeest rond spoken worden geserveerd op een buffet waar de rook vanaf komt.
• Bij een ontbijt zet een fabrikant van hagelslag zijn nieuwe producten op het geruite ontbijtlaken.
• Palazzo is dineren op sterrenniveau met een theatraal verhaal. De gasten worden ongemerkt in het verhaal meegenomen.

Amusement
Amusement neemt bij een creatieve aanpak van zakelijke evenementen een steeds belangrijkere plaats is. Of het nu ter ondersteuning van een thema gebruikt wordt (loungezangers bij een tuinfeest) of als logisch vervolg op een locatie (romantische muziek in het Muiderslot). Ook de eerder genoemde mime-act is amusement. Er wordt steeds vaker gebruik gemaakt van onbekende, maar niet minder professionele artiesten.

Opvallend: wij bespeuren een verschuiving op entertainmentgebied:

1. Tussen de gasten
Vroeger gebeurde vrijwel alles vanaf het podium (denk aan een optreden van Re-play voor een zaal vol dinerende gasten aan lange tafels). Nu treden de artiesten steeds meer tússen het publiek op; animaties zijn helemaal in. In alle vormen en variaties:
- bijvoorbeeld een (doseerbaar) vulgaire toiletjuffrouw;
- een levend schilderij;
- 40 strijkers;
- een man zonder hoofd;
- een complete beestenboel;
- een afstofdame met telegramact:
- en nog veel meer kolderieke en serieuze typetjes.

De artiesten zijn bereid hun acts aan te passen aan het moment en aan je wensen. Zo krijg je altijd origineel en onderhoudend amusement. De verpakking van de boodschap heeft een eigen functie gekregen, exclusiviteit wint meer en meer terrein. Een formule die als ‘arrivé’ beschouwd kan worden.

2. Originaliteit
De meest opvallende recente ontwikkeling: de waarde die wordt gehecht aan originaliteit. Van een zakelijke boodschap wordt een artistieke vertaling gemaakt. Zo blijft de inhoud van de boodschap en de luchtige verpakking langer bij de gasten hangen. Synergie die op bijna alle soorten evenementen van toepassing is.
De grootste uitdaging zit hem vaak in de vertaling van de boodschap. Brainstorm dus vroegtijdig en grondig met artiest en leverancier.

Geen grote artiesten programmeren scheelt natuurlijk kosten. Maar originaliteit hoeft niet exorbitant duur te zijn en hangt niet af van een grote artiest. De prijs is overigens voor de meeste opdrachtgevers niet primair doorslaggevend bij de keuze. Originaliteit bepaalt wel vaak de prijs van het totale pakket: het bedenken en instuderen van een speciale act of een finale met alle artiesten kost meer tijd en dus geld dan een standaardact. Door artiesten economisch in verschillende acts te laten optreden, krijg je extra diversiteit met toch een beperkte groep medewerkers.

Zelf een act instuderen
Je zou ook kunnen overwegen zélf met een aantal medewerkers op de bühne te gaan staan. Er is veel lol te beleven aan samen met collega’s scènes bedenken, te repeteren en op te treden. Er zijn tegenwoordig een aantal bureaus die zich hebben gespecialiseerd in het opzetten en begeleiden van zulke bedrijfsmusicals. Onder leiding van een ervaren regisseur, een docent zang, dans of drama en met een aantal (zelfgemaakte) rekwisieten en kledingstukken speelt je voor je het weet de sterren van de hemel.

Bijkomend voordeel: samen dingen doen leidt tot saamhorigheid, een groepsgevoel. Daarom worden producties als bedrijfsmusicals ook gebruikt bij motivatie- en veranderingsprocessen.

Afscheidsgeschenken en relatiegeschenken
Een geschenk of geschenkje, in deze context soms ‘teaser’ of ‘gimmick’ genoemd, komt al in beeld voordat het evenement van start is gegaan: vaak gaat een uitnodiging of zelfs vooraankondiging vergezeld van een klein cadeau. Zoals:

• een bedrukt roerstaafje, om straks tijdens de borrel in een speciale bedrijfscocktail te kunnen roeren;
• de dummy van een cd, die tijdens het evenement verruild kan worden voor een echte cd.

Stel jezelf de vraag: voelen gasten zich door zo’n geschenkje een genodigde, of ervaren ze het als ‘paaien’? Het is natuurlijk wel de bedoeling dat de opkomst positief beïnvloed wordt door dit soort bijsluiters (met andere woorden: overdaad kan schaden!).

Wat steeds populairder wordt is het geven van functionele geschenken voor gebruik tijdens het evenement zelf. Integratie is het sleutelwoord:

• Regenpakken inclusief zuidwester, voor deelnemers aan een relatie-uitstapje op de Noordzee. Met het logo van het bedrijf in fluorescerende kleuren op de rugzijde, in geval de vis sterker zou zijn dan de vissende relatie.
• Opzichtig gekleurde kofferriemen, om bij groepsreizen de koffers van de groep gemakkelijk te herkennen op de band.

Denk er wel aan dat het leuk moet zijn zulke geschenken ná het evenement ook nog te gebruiken. Wie hergebruikt er een lichtgevend regenpak, inclusief zuidwester?

Relatiegeschenken kunnen ook een afgeleide zijn van het onderwerp van alle feestelijkheden. Vaak is dit het geval bij productintroducties. Mits praktisch toepasbaar, is daar niets op tegen. Goede voorbeelden:

• De producent van roombotergebak, die een nieuw soort cake op 5 december ten doop hield, verraste de aanwezige grossiers met een smakelijke versie van Sints mijter.
• Een fabrikant van kogellagers zorgde goed voor het welzijn van zijn voornaamste afnemers door na afloop van een product lancering , rugmassagematten voor in de auto uit te delen, natuurlijk vervaardigd van kogellagers.

Vraag jezelf af:

• Voor wie is het aandenken bedoeld? Gaan gasten het geschenk persoonlijk gebruiken, of zullen ze het weggeven aan bijvoorbeeld familieleden?
• Draag je een geschenk persoonlijk op aan iemand (idee: naam erin graveren), dan stem je het uiteraard af op de betreffende man of vrouw.
• Hoop je dat het geschenk thuis wordt gebruikt, of op het werk? Een cadeau dat gegeven wordt bij een bijeenkomst waar ook de levenspartners van de gasten uitgenodigd zijn, mag eerder een huiselijke toepassing hebben.

Voorbeelden van creatieve invalshoeken bij evenementen

Microsoft Creative Park

Microsoft liet een prachtig productpaviljoen op PICNIC 09 maken, dé crossmediale inspiratiebron op het Westergas-terrein in Amsterdam. Microsoft wilde op PICNIC voornamelijk haar naam vestigen onder creatieven. Het Microsoft Creative Park vormde een rustpunt in de belevingsstad PICNIC. Hier kon je ronddwalen of uitrusten bij The Twitter Tree, the Halfpipe, the Creative Outlook en the Greenwall.

• Gasten konden hun foto tegen een zelf gecreëerde achtergrond laten nemen bij de Greenwall, die ze met de Expression Suite konden bewerken en aan hun Twitter-pagina konden toevoegen.
• In de Halfpipe was het lekker luieren en draaide ondertussen via grote plasma’s alle ins en outs van MS Photosynth, XBOX en Windows 7.
• The Creative Outlook torende boven het park uit en was the place voor een goed gesprek met Microsoft en een hands on ervaring met de laatste producten. In de geheime tunnel in de toren werden demonstraties gegeven.

De interactieve ‘belevenis’ werd zeer gewaardeerd en verhoogde de geloofwaardigheid van het merk bij deze kritische doelgroep.

VOPAK Terminal ‘State of the Art’

Kom steek voor één keer

de fakkels aan, de spade in de grond

nieuw eindpunt, nieuw begin

alles stroomt, in en uit

een unieke terminal, state of the art

wat waardevol is wordt overgeslagen

Met dit gedicht nodigde VOPAK haar relaties uit voor een spectaculair begin van de bouw van een innovatief terminalpark aan het Noordzeekanaal bij Amsterdam. In het kerkje van het aanliggende kunstenaarsdorpje Ruigoord, werd de link gelegd tussen ‘art’ en het ‘state of the art’ terminalpark.

• Voor de ogen van de gasten rezen de olietanks uit de grond en werden in een animatie beschilderd, zoals dat straks ook levensgroot het geval zal zijn. Daarmee werden de tanks een eyecatcher in plaats van visuele obstakels.
• In optocht ging de stoet genodigden daarna naar het bouwterrein, voorop gegaan door fantasiefiguren. Voor één keer sloegen de vlammen hoog uit, klonk het geroffel op lege olieopslagtanks en werd de grond aangesproken.

De gasten waren diep onder de indruk van deze State of the Art Performance van Vopak.

Q7 Opening

“Open op spectaculaire wijze ons windpark van 60 molens, 23 km vanaf de kust in zee, op een diepte van 19-24 meter. Maar graag op afstand, want we willen niet afhankelijk zijn van het weer en de zee”. Dat was de vraag van Eneco en Econcern voor dit staaltje Hollands Glorie.

• Bij aankomst bij een omgebouwde loods op de kop van de haven in IJmuiden werden de gasten buiten op een lange blauwe loper ontvangen door geanimeerde zeemeerminnen, duikers en watervogels.
• Voor de loods was een trendy zonneterras gebouwd voor de ontvangst.
• Binnen was met licht, videoprojectie van water en luchtbellen op metershoge witte gordijnen, geluidseffecten en hangende decoraties, een serene onderwatersfeer gecreëerd waarin de opening plaatsvond.
• In een speciale editie van ‘Q7 draait door’ nam presentatieduo Menno Bentveld en Karel van de Graaf de gasten mee in de belevingswereld van de bouw van het park.

Het werd een uur van sterke, maar waargebeurde verhalen van monteurs en techneuten, bankiers, biologen, natuurbeschermers en beslissers. Het illustreerde de grootsheid en de mogelijkheden van het project.

• De officiële openingshandeling was aanvankelijk gepland voor minister-president Balkenende, maar door vertrek naar de VS, waren twee kinderen van tien jaar (de gebruikers van de toekomst en de toekomstige beheerders van onze aarde) zijn back-up. Samen met de piloot van een windglider (hologramprojectie), die boven de windmolens vliegt, manoeuvreerden ze met hun afstandbediening het zweefvliegtuig naar een spandoek met de tekst ‘Prinses Amaliawindpark’ dat tussen twee windmolens hing. Toen de hangglider door het lint vloog werd het windmolenpark officieel omgedoopt tot Prinses Amaliawindpark.
• Tijdens de aansluitende borrel en een facultatieve sunset trip met een driemaster, werd druk nagesproken en uitgebreid genetwerkt.

Dezelfde avond en de volgende dag werd het geheel breed uitgemeten op tv en in de landelijke pers. Kijk op youtube voor het filmpje van de spectaculaire opening!

MMME en het Bespaarvarken

Meer Met Minder is ruim een jaar geleden als convenant vastgelegd en heeft een ambitieuze doelstelling: in 2020 zullen 2,4 miljoen bestaande gebouwen 30% energiezuiniger moeten zijn. “We willen aan betrokken partijen uit de overheid, de pers, de bouw, de energie- en de financiële wereld laten zien hoeveel we in 1 jaar hebben bereikt.”

• Tijdens het feestelijke middagsymposium stond het Bespaarvarken centraal, een olijk en rondbuikig varken, dat onder het toeziend oog van minister Van der Laan, maar al te graag gevuld wilde worden. Met onder meer werkgelegenheidsplaatsen, een energiebesparingsscan, geld en garanties.
• Er werden ook MMME items uit de buik van het Varken gehaald. Maria Henneman hield kleine gesprekjes alvorens iedereen zijn goede gaven in of uit het Bespaarvarken stopte of haalde.
• Tot slot liet directeur Bruijnes de MMME tools zien. Zo passeerde een bonte stoet van maar liefst 16 sprekers in twee uur tijd de revue.

Na afloop stonden alle gasten en het Bespaarvarken er nog fris en blij bij.