Van de basisprincipes voor het maken van een evenementbudget tot pro-tips voor het verder uitrekken van je eventinkomsten, alles komt aan bod. Deze tips en tools helpen je een echte eventbudget-professional te worden, zelfs als je vroeger een hekel had aan wiskunde of economie. Hierbij alvast wat basistips van de redactie van EventBranche.nl / EvenementOrganiseren.nl:
 

 

 

Om goed te kunnen budgetteren moet het glashelder zijn hoe het evenement eruit komt te zien, en is het verstandig aan de hand van voorgaande events het budget op voorhand procentueel al een beetje in te delen. Hoe meer er bekend is over de invulling van het event, hoe specifieker je kunt budgetteren.

 

Het is wellicht een open deur maar een duidelijk overzicht van de doelstelling van het evenement, en het afbakenen van de doelgroep, is een absolute noodzaak. Zonder doelstelling geen event.

 

 

In een eerste plan van aanpak is het zaak om zo snel mogelijk een selectie te maken van de juiste toeleveranciers en daar offertes op te vragen. Zo wordt de verdeling van het budget heel snel concreet en kan daarop verder gebudgetteerd worden.

 

 

Wanneer er een overzichtelijke verdeling is gemaakt tussen vaste en variabele kosten, kun je eenvoudig zien wat het effect is van meer of minder gasten ten opzichte van het indicatieaantal. Zo kun je een financieel scenario maken. Zeker slim om te doen als je de gasten laat betalen en je een toegangsprijs moet bepalen.

 

 

Bij evenementen is er altijd wel iets dat meer geld kost dan dat wat je hebt begroot. Je event trok toch meer bezoekers, de nacalculatie voor drankjes valt hoger uit of je moet nét wat meer investeren voor die ene spreker. Om dan nog maar te zwijgen over bijvoorbeeld de bedankjes voor presentatoren, etc. Daarom is het altijd slim en handig om een extra potje achter de hand te hebben. Zo heb je bij verrassingen altijd wat achter de hand.