Het meeste uit jouw evenement halen doe je zo Door De Kuip Meetings & Events Evenementenlocatie De Kuip is de host van vele evenementen. Ook in tijden van het COVID19 virus weten zij hoe evenementen georganiseerd kunnen worden. Waarbij de richtlijnen vanuit het RIVM nageleefd worden. Zonder dat het van invloed is op de beleving van het evenement. Zij beloven dat een evenement nog altijd succesvol kan zijn. Hieronder delen zij een aantal concrete tips hoe je toch het beste kunt halen uit jouw evenement en met welke valkuilen je rekening moet houden. 1. Kweek vertouwen tijdens het voortraject Het voortraject bij de organisatie van een evenement is in deze coronatijd belangrijker dan voorheen. Informeer je jouw gasten tijdig en volledig over de maatregelen en richtlijnen die gelden, dan kweek je vertrouwen. Zowel bij de evenementenlocatie als bij jouw gasten, die zo weten waar ze zich op kunnen voorbereiden. Ook is het nu van groter belang om van tevoren goed jouw uitnodigingsbeleid te bepalen, omdat evenementenlocaties nu nog strenger gebonden zijn aan een maximale capaciteit. Last minute toevoegingen of wijzigingen op de gastenlijst zijn nu moeilijker door te voeren. Hetzelfde geldt voor wensen met betrekking tot catering, waar in deze tijd meer met verpakte producten wordt gewerkt. Zorg er dus voor dat je alles tot in de puntjes voorbereidt. 2. Zorg voor één duidelijk aanspreekpunt Communicatie is in deze tijd belangrijker dan ooit. Niet alleen van jou als eventorganisator richting je gasten, maar ook tussen eventorganisator en evenementenlocatie. Veel locaties stellen momenteel een speciale coronaverantwoordelijke aan (zie ook hoofdstuk 5), die verantwoordelijk is voor de uitvoering en naleving van het coronabeleid. Niet alleen voor deze coronaverantwoordelijke, maar ook voor jouw gasten is het prettig als er vanuit de eventorganisator één duidelijk aanspreekpunt is aangewezen. Zo weet iedereen op elk moment bij wie ze met hun vragen terecht kunnen. Want vragen, die zullen er zeker in de beginfase van coronaproof evenementen nog veel zijn. Het is daarom ook zeker aan te raden om bij de start van het evenement aan alle aanwezigen duidelijk te maken wie het ‘corona-aanspreekpunt’ vanuit jouw organisatie is. 3. Bepaal je doel Wat is het doel van mijn evenement? Het is een vraag die iedere evenementenorganisator zich standaard stelt, maar wel een die nu nóg relevanter is. Het is namelijk minder vanzelfsprekend geworden om evenementen te organiseren, waardoor de kwaliteit nog belangrijker wordt dan de kwantiteit. En daardoor is het nu van nóg groter belang dat de locatie perfect aansluit bij het doel van jouw evenement. Heb je jouw doel helder, dan is het makkelijker om jouw ideale locatie te vinden en de exacte invulling van jouw evenement te bepalen. Niet alleen voor jou, maar ook voor de Sales Managers van de evenementenlocatie. 4. Voeg beleving toe Afstand houden, hygiëne-instructies volgen, een verplichte looproute volgen. De gasten van jouw evenement bewegen zich in deze tijd minder spontaan en minder vrij. Om hen toch met een goed gevoel te laten terugdenken aan jouw evenement, kan het lonen om extra beleving toe te voegen aan jouw evenement. Denk aan een presentatie op een bijzondere locatie, een (sportieve) activiteit in de buitenruimte of een gezellige afsluitende borrel op 1,5 meter afstand. Stuk voor stuk zaken die ervoor zorgen dat mensen vooral met een positief gevoel op jouw evenement terugkijken. 5. Ga voor hybride Wil je een congres organiseren met interessante sprekers? Een volgepakte zaal die geïnteresseerd luistert, zit er niet in. Desondanks kun je nog steeds evenveel – of zelfs meer – mensen bereiken wanneer je kiest voor een hybride event. Een hybride event is een combinatie van een fysiek event en een online evenement, waarbij offline en online letterlijk en figuurlijk met elkaar verbonden worden. Zo ben je nog steeds interessant en relevant voor jouw gasten, maar (deels) op afstand. 6. Split je gasten op in groepen Vind je belangrijk dat een grote groep mensen elkaar toch fysiek treft, bijvoorbeeld met het oog op het teamgevoel? Afhankelijk van de grootte van de locatie is er ook in deze bijzondere tijd veel mogelijk. Grote locaties met veel buitenruimte kunnen op termijn mogelijk weer meer dan 100 mensen tegelijkertijd ontvangen. Daardoor is het nog altijd goed mogelijk om plenaire sessies of een introducerende presentatie voor grote groepen te houden. Een goed vervolg van je evenement zou dan kunnen zijn om je gasten op te splitsen in verschillende groepen. Zo kun je breakoutsessies verdelen over verschillende ruimtes, waarbij je gasten in kleinere groepen een presentatie bijwonen of met elkaar in discussie gaan over een bepaald thema. Daarna kunnen de groepen weer samenkomen voor het afsluitende plenaire gedeelte. Een andere goede oplossing is om je gasten te verdelen over verschillende tijdssloten op de dag. Zo volgen ze uiteindelijk allemaal hetzelfde programma en krijgen ze allemaal dezelfde ervaring van jouw evenement, maar wel op een veilige en verantwoorde manier. 7. Laat je niet meeslepen Mensen zijn groepsdieren. We hoeven elkaar niet direct te knuffelen, maar willen wel graag in elkaars nabijheid zijn. Wanneer mensen zich lang in dezelfde ruimte bevinden, ligt – ook wanneer alle maatregelen zijn getroffen – het gevaar op de loer dat we de 1,5 meter afstand even vergeten. Zeker wanneer we elkaar goed kennen. Dat is begrijpelijk, maar probeer elkaar hiervoor te behoeden. Ook hierbij kan het eerder genoemde aanspreekpunt vanuit de eventorganisator – in combinatie met de coronaverantwoordelijke – een belangrijke rol spelen. Wees hierbij subtiel, maar wel duidelijk. Voor je eigen gezondheid, die van de andere gasten en de totale volksgezondheid. Wanneer je elkaar hierop wijst, kan het zelfs het gevoel van saamhorigheid vergroten. ‘Een evenement organiseren wordt uitzonderlijker; kwaliteit wordt nóg belangrijker dan kwantiteit. Evenementorganisatoren en bedrijven zullen daarom nog kritischer op zoek gaan naar een locatie waar je de beleving in alle hoeken en gaten voelt.’ Anne Kleingeld, Sales Manager Stadion ‘In de evenementenwereld is het vaak: we sturen wat uitnodigingen uit en dan komt het wel goed. Nu kan dat dus niet meer. Het voortraject kan een evenement maken of breken. Daarom besteden we daar vanuit De Kuip extra aandacht aan en helpen we organisatoren hier nog nadrukkelijker bij.’ Zara Gzhili, Sales Manager Stadion Meer informatie over het beleid in eventlocatie De Kuip? Bekijk de whitepaper door op onderstaande afbeelding te klikken: