• Het evenement moet onmisbaar zijn

Weet waar uw potentiele gast naar op zoek is. Waar zit de pijn? Wat gaat dit event voor ze oplossen? Wat is content en/of informatie waar uw doelgroep echt warm voor loopt. Als u dat in kaart heeft, dan is een goede slogan of thema van groot belang.

• Midden Nederland Hallen geeft zelf een mooi voorbeeld van een goede slogan/uitnodingskop: Een zin als: ‘tips van topverkopers’ wordt sterker door deze zin om te buigen naar ‘wat topverkopers wel doen en jij (nog) niet’. Laat vervolgens in de begeleidende tekst weten wat de bezoekers op jouw evenement gaan leren.
   
• Richt alles op het inschrijven

De drempel om aan te melden moet zo laag mogelijk zijn. Dus zorg voor duidelijk zichtbare aanmeldbuttons, niet alleen in de mailingen, maar ook via de berichtgeving op social media en de website. Vermeld het aanmeldproces (een aanmeldlink) duidelijk in alle offline communicatie, zodat het helder is hoe het inschrijven verloopt. Het klinkt logisch, maar dit gaat nog vaak mis. Neem dit punt dus standaard op in je checklist.

• Geef de mensen 'achter het evenement' een gezicht

Zonder mensen geen evenement. Wees daarom niet te afstandelijk in de communicatie. Kweek vertrouwen door transparant te zijn. Toon de gezichten van de mensen die het evenement mogelijk maken en zorg voor een persoonlijke noot. Dit kan zowel formeel als informeel.

• Maak de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk

Persoonlijk. Aandacht. Op de man/vrouw af. Maak de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk. Zet de voornaam en/of achternaam van de ontvanger in de aanhef/onderwerpregel. Hoe logisch het ook lijkt, in de praktijk is dit niet altijd het geval. In online nieuwsbriefprogramma’s is dit eenvoudig instelbaar.

• TIP van EvenementOrganiseren.nl
  Er zijn tegenwoordig heel veel tools om de uitnodiging niet alleen persoonlijk maar ook origineel te maken. Dat gevoel van aandacht dat u dan creeert is goud waard. Let op, daar zitten vaak wel kosten aan verbonden, dus maak hier een slimme return on investment afweging. Voorbeelden: bijvoorbeeld de video-uitnodiging, maar ook alle tips in het eerste deel van het registratietraject van evenementen.
   
• Geef het gevoel van exclusiviteit

Iedereen wil bij een groep exclusieve genodigden horen. Dit hoeft niet altijd het geval te zijn, maar dat gevoel kun je mensen wel geven. Dit doe je door bijvoorbeeld aan te geven dat het evenement voor een select gezelschap georganiseerd is.

• Denk ook aan het natraject!

Geef mensen waarde mee. Dat kan zijn door ze achteraf een kort filmpje of digitale fotocollage toe te sturen. Hierdoor krijgen mensen het ‘unieke gevoel’ van het event en zal het langer in hun geheugen blijven hangen.

• Ga voor een festivalstijl

Creëer spanning en kondig je evenement groots aan. Houd de line-up mysterieus, maar zorg voor een extra sterke onderwerpregel en begeleidende tekst. Mensen moeten immers wel nieuwsgierig worden. De line-up volgt later. Samen met een afteller op de website en een besloten Facebookgroep voor de aanwezigen. Zo zorg je voor een community gevoel, waardoor mensen zich verbonden gaan voelen met elkaar en met jouw event en/of merk. Je kunt dit festival-gevoel ook implementeren in je totale evenement. Onlangs schreven we over het fenomeen congrestival.

• TIP van EvenementOrganiseren.nl
  Lees ook het artikel Een beetje festival op uw zakelijke evenement