Hoe maak je een draaiboek voor je evenement

Een evenement organiseren zonder draaiboek is als een roadtrip zonder navigatie: het kán goed gaan, maar de kans is groot dat je ergens in een doodlopende straat belandt met een lege tank. Een goed draaiboek zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zelfs als Murphy’s Law om de hoek komt kijken. Maar hoe stel je zo’n draaiboek op?

Een goed draaiboek is een lifesaver tijdens je evenement. Het helpt je om alles onder controle te houden en biedt houvast voor het hele team. Dus investeer tijd in de details, want die maken het verschil tussen chaos en een perfect georganiseerd event.

1. Begin bij de basis

Voordat je in de details duikt, bepaal je eerst de basisgegevens:

Naam van het evenement
Datum, tijd en locatie
Doel en doelgroep
Belangrijke contactpersonen (organisatie, leveranciers, sprekers, beveiliging, etc.)

Dit vormt de kapstok waaraan je de rest van het draaiboek ophangt.

2. Maak een gedetailleerd tijdschema

Het hart van je draaiboek is de tijdlijn. Dit bevat een overzicht van wat er op welk moment gebeurt. Denk aan:

Opbouw en aankomst van leveranciers
Soundcheck en technische tests
Inloop van gasten en ontvangst
Start en verloop van het programma
Cateringmomenten
Afbouw en opruimen

Werk dit per uur (of per minuut, als het een strak schema is) uit en benoem wie waarvoor verantwoordelijk is.

3. Wijs taken en verantwoordelijkheden toe

Een goed evenement staat of valt met duidelijke taakverdeling. Maak een overzicht met wie wat doet, inclusief back-up plannen. Een paar cruciale rollen:

Eventmanager: de spin in het web, coördineert alles.
Productieleider: verantwoordelijk voor techniek en logistiek.
Gastheer/vrouw: zorgt voor een warm welkom en begeleiding.
Vrijwilligerscoördinator: houdt de helpers in het gareel.

Zorg dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en geef contactinformatie van sleutelfiguren.

4. Voeg een noodplan toe

Murphy’s Law stelt dat alles wat mis kán gaan, ook daadwerkelijk misgaat. Zorg dus voor een plan B (en C). Wat als:

De hoofdspreker ziek is?
Het weer omslaat (bij een buitenevent)?
De techniek hapert?

Maak een lijst van mogelijke risico’s en hoe je die oplost.

5. Contactinformatie: houd iedereen bereikbaar

Maak een lijst met telefoonnummers van iedereen die betrokken is: leveranciers, sprekers, medewerkers, beveiliging, EHBO, etc. Zo hoef je niet op het laatste moment nog te zoeken naar het nummer van de lichttechnicus.

6. Test en deel het draaiboek

Een draaiboek is alleen nuttig als iedereen ermee kan werken. Test het vooraf door een doorloop te doen en deel het document met alle betrokkenen. Zorg dat iedereen een geprinte versie heeft (ja, ook in het digitale tijdperk), voor het geval de WiFi niet meewerkt.

Succes met je draaiboek – en vergeet niet een reservekopie te maken!