Gasten die voor, tijdens en na een event persoonlijk benaderd worden. Een eventlocatie die volop rekening houdt met mensen met een beperking. En sprekers op het podium die de breedte van de samenleving weerspiegelen. Diversiteit en inclusie, want daar hebben we het hier over, is meer dan een hippe doelstelling. Het is een kans om de waarden van jouw organisatie overal te laten doorklinken. Robert Daverschot, programmamaker bij Obsession, vertelt hoe je een event creëert waarin mensen zich veilig, welkom en gewaardeerd voelen.

“Diversiteit en inclusie zijn niet alleen belangrijk op de werkvloer, maar bij uitstek ook op een evenement”, stelt Robert. “Een event is je visitekaartje en laat zien waar je als organisatie voor staat. Door rekening te houden met diversiteit en inclusie in het programma, kun je écht het verschil maken in een samenleving die steeds verder polariseert. Bij Obsession is het één van de pijlers van onze duurzame aanpak. Daarbij haken we aan op de VN-doelen voor wereldwijde transformatie, oftewel de Sustainable Development Goals. We hebben er vier gekozen die het meest bij ons passen. Eerlijk werken door inclusie is er een van.”

Programmamaker met een missie
Een programmamaker met oog voor inclusie, zorgt er al in een vroeg stadium voor dat het in het event verweven is. Niet als iets wat erbij komt, maar als integraal onderdeel. Voor Robert is dat inmiddels een vanzelfsprekendheid. Hij werkt als zelfstandig dagvoorzitter en speaker coach en is ook programmamaker bij Obsession. Zijn achtergrond stelt hem in staat om moeiteloos tussen verschillende leefwerelden te schakelen. Robert: “Het was niet altijd een makkelijk pad, maar de lessen van toen, helpen mij nu in het eventwerkveld. Ik denk bijvoorbeeld mee over hoe je ook een introverter publiek betrekt, zorgt voor een veilige sfeer in het gesprek en hoe bepaalde sprekers overkomen.”

Kijken door een andere bril
Onlangs leidde hij een inspiratiesessie voor KVK het Friendship Sports Center, het grootste sportcomplex in Europa voor kinderen met een beperking. “Ik liet het KVK eventteam kennismaken met de verschillende stappen van diversiteit en inclusie (D&I) en hoe je die integreert in eventconcept, communicatie en uitvoering. Samen verkenden we de klantreis met een D&I-bril op. Het resultaat? Een inclusief programma én waardevolle inzichten over samenwerken. Zo staat een nieuwsgierige houding voorop. Ook de samenstelling van je team is belangrijk, waarbij je zorgt voor verschillende achtergronden en perspectieven. Door diversiteit vanaf het begin te omarmen, vermijd je blinde vlekken en ontstaat een rijker en meer gebalanceerd programma.”

Foto: Nico Alsemgeest / Obsession

5 tips om jouw event inclusiever te maken

Een event ontwerpen dat toegankelijk is voor iedereen. Met deze 5 tips van Robert kun je meteen aan de slag om diversiteit en inclusie door te vertalen in jouw programma.

1. Betrek je publiek al het in voortraject
Vaak zijn we als eventorganisatie druk bezig met eenrichtingsverkeer: hoe kunnen we de bezoeker inspireren en in de watten leggen? Maar, wat als we de bezoeker daarin ook zélf betrekken en vragen wat zij voor zich zien. Bijvoorbeeld: Welke vragen heb jij momenteel over (eventthema)? Wat vind je dat er goed gaat in het werkveld? Van wie of wat zou je graag meer horen? De uitkomst helpt je als organisator beter af te stemmen op je publiek. Bovendien helpt het ook de sprekers om zich verder voor te bereiden en aan te sluiten op de informatiebehoefte. Deze vragen kun je bijvoorbeeld meenemen in het registratietraject. Zo pas je crowdsourcing toe en herkent het publiek zich in de content tijdens het event.

2. Stem je eventcommunicatie af op je doelgroep
Het uitnodigingentraject is de rode loper naar je event en een voorproefje van het gevoel dat je wilt overbrengen. Past het taalgebruik bij een jongere doelgroep? Herkennen mensen van verschillende culturen zich in de beelden die je gebruikt? En zijn teksten duidelijk leesbaar of hoorbaar voor mensen met beperkt zicht? Leef je in en bedenk welke communicatie jouw doelgroep raakt en nodig heeft. De inzet van persona’s kan daarbij helpen.

3. Zorg voor een inclusieve speaker line-up
Diversiteit gaat verder dan alleen M/V. Zie je dat terug in je podiumprogrammering? Dus los van mannelijke en vrouwelijke sprekers, zijn er ook verschillende leeftijdsgroepen, mensen met een beperking en van verschillende culturele afkomst? Liefst is het podiumplaatje een spiegel van het publiek in de zaal.

4. Faciliteer veilige publieksinteractie
Hoe introvert of extravert is je publiek? Accountants en rechters zijn wellicht wat rustiger en introverter dan marketeers en verpleegkundigen. Maar hoe hoor je iedereen? Publieksinteractietools helpen om (al dan niet anoniem) vanaf je smartphone toch waardevol bij te dragen zonder een microfoon of spotlight op je te krijgen. Of ga uiteen in kleinere groepen in plaats van een gesprek plenair te voeren.

5. Zoek een welkome locatie
Los van de inhoud, speelt natuurlijk ook de locatie een rol. Is het toegankelijk voor mensen met een beperking? Houdt de keuken rekening met verschillende diëten? Maar ook: zijn er voldoende laadpalen voor mensen die bewust elektrisch rijden? Bespreek samen met de eventlocatie wat er kan en hoe je gezamenlijk een inclusieve ervaring neerzet.

Benieuwd hoe Robert jouw eventprogramma inclusiever en diverser kan maken? Neem contact op met Obsession en we denken graag met je mee!