Matthijs Otto is van NetworkTables.com een zeer succesvolle online tool waar netwerken, sessies en diverse vormen van communicatie in een online omgeving vorm krijgen. Otto deelde eerder al tips over hoe organiseer je een hybride evenement en neemt je nu mee in een lijst van don'ts.

Hybride evenementen: dit moet je niet doen of denken!

• Een stream is geen hybride event

Ga niet denken dat als je jouw sessies aan een stream hangt dat je opeens een hybride event hebt. Nee dan heb je een fysiek event en zend je het uit, leuk maar dat deden we al 100 jaar. Bied je online deelnemers meer dan alleen kijken naar een beeldscherm; zorg voor interactie en ontmoetingen!

• Sluit geen enkele deelnemer uit

Sluit niemand uit, als je een internationaal congres organiseert, denk dan aan de deelnemers die niet willen/mogen reizen en bied ze een manier met fysieke deelnemers in contact te komen.

• Online en fysiek op hetzelfde moment werkt niet altijd

Ga niet in belangrijke netwerkmeetings zoals jobfairs, exhibitor-meetings, roundtables, deelnemers deels fysiek & online betrekken! Dus niet dat je op je stand met een telefoon in je hand staat en met iemand in een videocall zit. Zorg dat die online meetings 1/2 dagen na de beurs plaatsvinden! Je kan best een camera en microfoon neerzetten voor als je 3 roundtables hebt voor virtuele deelnemers, maar niet voor 15-20. Dat is enorm veel gedoe! Hoe ga je de audio dan verstaanbaar maken? Kortom: denk na voordat je iets doet! Hybride klinkt mooi maar de combinatie online en fysiek op hetzelfde moment werkt dus niet altijd.

• Denk niet dat alles zo weer naar fysiek gaat...

Terug naar Fysiek! Dat ga je niet, want jouw deelnemers gaan dat ook niet. Beweeg mee, pas je aan op jouw deelnemers en sponsoren (klanten). Zij mogen misschien niet eens meer naar grote bijeenkomsten of wonen inmiddels in Hawaï, omdat ze erachter kwamen dat remote werken best prima is. Heel simpel: vraag wat zij willen! Zij willen echt nog wel voor 1 miljoen die grote stand afnemen als je voor hetzelfde aantal leads en bereik zorgt dat ze hiervoor behaalde.

• Creeer vanuit vernieuwing waarde

Maak je event valuable, vernieuwend en zorg voor nieuwe concepten. Als jij een event hebt waarbij er bv speeddates plaatsvinden, hang dan een aantal ballonnen op en laat ze prikken als er een match/follow-up is! Zorg dus voor impact en wees de helpende hand.

• Denk niet dat sprekers volledig hybride gewend zijn

Ga er niet vanuit dat sprekers allemaal hybride savvy zijn, maar brief ook je sprekers over hoe nieuwe tools werken en hoe met online deelnemers in verbinding te blijven. Ontzorg ze, help ze en leg dingen uit. "Oh ik wist niet dat er een ook een virtuele Q&A of poll was!"

• Ga niet zelf klussen...

Ga niet zelf klussen met registratieformulieren, zoom-links en merge mails. Zorg voor een tool waar dit allemaal niet meer hoeft en alles in 1 oog opslag duidelijk is.