Weloverwogen keuzes maken

Maak eerst op basis van feiten en ervaring een selectie uit potentiële leveranciers. Vraag daarna pas offertes aan. Bij incidentele evenementen zal dat moeilijk zijn, als je te weinig thuis bent in de materie. In ieder geval is het slim van tevoren te bepalen wát je precies van de leverancier verwacht ten aanzien van:

• het kwaliteitsniveau;
• de mate van meedenken;
• creativiteit;
• originaliteit.

Informatie en inspiratie vind je via:

• internet;
• vaktijdschriften en datagidsen;
• beurzen zoals Event en EvenementContact
• sites van brancheverenigingen, zoals IDEA en CLC. Je vindt daar ook lijsten van aangesloten bedrijven.

Niveau en deskundigheid van leveranciers

Op basis van informatie en tips kun je doelgericht documentatie aanvragen bij leveranciers. Dat geeft al een aardig beeld van het niveau en de deskundigheid van de leveranciers. Bellen kan ook. Door met een leverancier over zijn ideeën te spreken, krijg je een goed beeld van de mogelijkheden en onmogelijkheden (van de leverancier). Vooral als je nog weinig ervaring hebt met organiseren, is deze aanpak heel informatief. Een leverancier kost dit relatief gezien weinig moeite.

De keuze voor een leverancier moet altijd in overeenstemming zijn met het bedrijfsimago en het verzorgingsniveau van het evenement.
Twijfel je aan de professionaliteit van de leverancier? Vraag hem dan om referenties van vergelijkbare evenementen en trek die na.

1. Briefing aan leveranciers

Vraag je bij verschillende leveranciers vergelijkbare offertes aan, geef dan iedereen dezelfde briefing. Anders vergelijk je appels met peren. Gaat het om een grote opdracht, nodig leveranciers dan uit voor een persoonlijk gesprek. Soms volstaat een goede telefonische briefing. Stel vooraf een overzichtelijk kader vast waarin eisen en wensen aan de orde komen. Denk ook aan een zo volledig mogelijke schets van:

• de bedrijfscultuur;
• de doelgroep;
• de doelstelling;
• eerder georganiseerde evenementen;
• het budget, als dat mogelijk is.Voor een leverancier is niets zo moeilijk als het budgetniveau zelf in te moeten schatten en zich daarnaar te richten. Dat de leverancier als eerste een bod moet doen, waarna de organisator aan de hand van een aantal offertes een budget opstelt, is een onjuiste redenering!
• geef data waarop de offerte (altijd schriftelijk) in huis moet zijn en de leveranciers uitsluitsel krijgen.

Exclusiviteit van de offerte
Een paar punten om bij stil te staan:

• Verlang je een complexe en originele offerte, dan is het niet ongebruikelijk dat het bedrijf de leverancier er een vergoeding voor betaalt. Dat kan op basis van urennacalculatie of op basis van een tevoren afgesproken bedrag.
• Vraag je bij meerdere bedrijven vergelijkbare offertes aan, dan is het goed dat tegen de betrokken leveranciers te zeggen.
• Vraag maximaal 3 offertes aan: dat is voldoende en hanteerbaar.
• Bedenk dat leveranciers bij het uitbrengen van hun offerte ook vaak hun exclusieve ideeën prijsgeven. Het is een zaak van ethiek hoe zorgvuldig je met de bescherming van die ideeën omgaat. Een leverancier ziet niet graag dat zijn idee door een (goedkopere) concurrent wordt uitgevoerd.
  
  Een goede offerte 
  Bekijk en beoordeel de offerte kritisch. Organiseer je met meerderen, laat alle leden de offertes dan beoordelen. Zo kan iedereen op zijn specifieke terrein de offerte doorlichten.

Let vooral op:

• De inzichtelijkheid. Leveranciers die één totaalbedrag noemen, mogen een nadere toelichting geven.
• Check op welk aantal gasten de offerte is gebaseerd.
• Kijk kritisch naar P.M.- en/of stelposten.
• Soms worden onder het totaalbedrag eventueel bijkomende kosten genoemd. Dat kan misleidend zijn. Vraag de leverancier alsnog een geschat bedrag op te nemen en vraag waarop dat gebaseerd is.
• Vraag of er nog rekening gehouden moet worden met andere, niet vermelde zaken en verzoek om een financiële schatting van die zaken.
• Let extra op de de stelpost ‘dranken’. Het volgende komt namelijk veel voor: door in de offerte het drankverbruik laag in te schatten, wordt het totaalbedrag gunstig beïnvloed. Maar de eindafrekening blijkt dan vaak veel hoger te zijn. Deze wijze van calculeren is uiterst misleidend en dus laakbaar! Een goede vuistregel is: gasten drinken het eerste uur gemiddeld 3 drankjes, de daaropvolgende uren 2.

1. Lees ook: Dankverbruik op uw evenement? 

• Is de offerte inclusief of exclusief btw ?

Leveringsvoorwaarden
Lees de kleine lettertjes van de leveringsvoorwaarden. Er is vooral een enorme verscheidenheid aan overeenkomsten als het om huur van locaties gaat. Op zich niet verbazingwekkend: een tentenverhuurder verhuurt een ander soort locatie dan een restauranthouder. Bovendien spelen er ook verschillende belangen een rol: de tentenverhuurder levert een product, een restauranthouder is het met name te doen om de food & beverage en past daar zijn overeenkomst op aan.

Het voert te ver hier een juridische verhandeling te houden over het algemene en bijzondere overeenkomstenrecht. Maar hier volgen wel een aantal algemene kenmerken waar je op kunt letten:
Bekijk een (standaard)overeenkomst altijd kritisch en onderteken die nooit klakkeloos of ongezien.

Een huurovereenkomst voor een locatie bestaat uit een aantal onderdelen:

• de partijen;
• de huurprijs;
• de locatie;
• de datum waarop het evenement plaatsvindt.

Algemene voorwaarden
Daarnaast zijn er algemene voorwaarden aan de overeenkomst verbonden. Vraag ze op en lees ze zorgvuldig. Na ondertekening van het contract maken deze voorwaarden namelijk deel uit van de gesloten overeenkomst. Mocht er een juridisch geschil ontstaan dan heeft de rechter overigens wel de bevoegdheid om de algemene voorwaarden te toetsen aan de redelijkheid (Nieuw Burgerlijk Wetboek). Primair dien je echter zelf te letten op onredelijke algemene voorwaarden.

In de algemene voorwaarden komen vaak de volgende bepalingen voor:

• Annulering: houd er rekening mee dat in geval van annulering wél betaald moet worden. Soms word je zelfs verplicht het hele bedrag te voldoen. Vaker is er een trapsgewijze verhoging in de annuleringskosten ingebouwd: de kosten nemen toe naarmate de annulering dichter tegen de huurdatum wordt geannuleerd.
• Aantal gasten: de locatie-eigenaar zal in een zo vroeg mogelijk stadium het definitieve aantal gasten willen weten. Hij moet immers voorzieningen treffen zoals:

- het aantal zitplaatsen/opstelling van de ruimten;
- het aantal parkeerplaatsen/parkeerwachten;
- het aantal garderobeplaatsen/garderobepersoneel;
- de catering.
Spreek af dat je het definitieve aantal één week voor het evenement doorgeeft.
Heb je met catering te maken, dan gelden de Algemene Voorwaarden voor de Horeca.

De kleine lettertjes van de Uniforme Voorwaarden Horeca
Bij een overeenkomst met een horecabedrijf wordt vrijwel altijd verwezen naar de Uniforme Voorwaarden Horeca, kortweg UVH genoemd. Nader bekeken (we gaan uit van groepen van 10 of meer personen):

Hotelreserveringen

• Formeel zijn kamers beschikbaar op de dag van aankomst vanaf 14.00 uur tot de dag van vertrek om 12.00 uur. Wil je daar van afwijken, dan zijn er in goed overleg andere afspraken over te maken. Na 18.00 uur verloopt formeel het recht op de gereserveerde kamers. In de praktijk kun je dat goed oplossen door aan te geven op welk tijdstip de gasten zullen aankomen. Is dat na 18.00 uur, dan spreken we van een ‘late arrival’. De hotelhouder mag daarbij andere - maar gelijkwaardige - kamers aanbieden dan eerder overeengekomen.

Restaurantreserveringen
Komen de gasten een half uur of meer later aan dan afgesproken, dan mag de restauranthouder de reservering als nietig beschouwen.

Zaalreserveringen
De zaalverhuurder mag een andere - maar gelijkwaardige - zaalruimte ter beschikking stellen dan eerder overeengekomen. Vind je dat de ‘nieuwe’ zaal niet gelijkwaardig is aan de gereserveerde zaal, dan kun je om teruggave van een deel van de zaalhuur vragen.

Prijsverhogingen
Een horecaondernemer mag niet zomaar tussentijdse prijsverhogingen doorvoeren. Behalve in het geval dat de overeenkomst meer dan drie maanden vóór uitvoering is gesloten.

Kurken- en keukengeld
Als je zelf drank of etenswaren meebrengt, kan een horecaondernemer ‘kurkengeld’ c.q. ‘keukengeld’ berekenen. Dit dien je vooraf overeen te komen of ter plekke in alle redelijkheid te bepalen.

Annulering van definitieve reserveringen
Als je de volgende annuleringsregels doorleest, dan bekruipt je vast en zeker een huiverig gevoel. Daarom is het goed om ze toch eens gelezen te hebben en voortaan nóg gewetensvoller met reserveringen om te gaan. En sta eens stil bij een annuleringsverzekering... (zie verderop).

Annulering van hotelaccommodatie: bij annulering langer dan 3 maanden vóór de reserveringsdatum zijn geen kosten verschuldigd. Daarna lopen de kosten geleidelijk op tot 100% in de week dat het evenement zou plaatsvinden.

Annulering van restaurant/tafelreserveringen, waarbij een menu is overeengekomen: bij annulering langer dan 14 dagen vóór de reserveringsdatum zijn geen kosten verschuldigd. Daarna lopen de kosten geleidelijk op tot 50% bij annulering in de laatste 2 dagen voordat het evenement zou plaatsvinden.

Annulering van uitsluitend zaalhuur: bij annulering langer dan 3 maanden vóór de reserveringsdatum zijn geen kosten verschuldigd. Daarna lopen de kosten geleidelijk op tot 100% in de maand dat het evenement zou plaatsvinden.

Annulering van all-in horecaovereenkomsten: bij annulering langer dan 3 maanden vóór de reserveringsdatum zijn geen kosten verschuldigd. Daarna lopen de kosten geleidelijk op tot 100% bij annulering in de laatste 6 dagen voordat het evenement zou plaatsvinden.

‘No-show’
In geval van no-show (niet verschijnen) op de dag zelf dien je bij reservering in elk horecabedrijf het volle bedrag van de reserveringswaarde (de totale omzetverwachting inclusief bedieningsgeld en btw) te betalen. Over deze bepaling is van geval tot geval te onderhandelen. Maar het is beter om deze situatie te voorkomen. Bij overnachtingen wordt soms een uitzondering op deze regel gemaakt, als de hotelier de eventuele ‘no-shows’ alsnog kan verhuren.

1. Lees ook: 30 tips om no-show te voorkomen

LET OP: alle annuleringen dien je schriftelijk te bevestigen. Aan een mondelinge annulering zijn geen rechten te ontlenen. Ook een horecaondernemer kan van zijn kant annuleren. Doet hij dat, dan gelden voor hem dezelfde termijnen en percentages.

Een optie nemen

• Je kunt een optie voor bepaalde tijd op bijvoorbeeld zaalruimte of hotelkamers nemen. Een optie dient schriftelijk te worden bevestigd, vaak doet de horecaondernemer dat.
• Een optie is vrijblijvend en kosteloos, tenzij anders overeengekomen.
• Neem je als eerste een optie, dan ben je eerste optant. Heeft iemand anders al een optie lopen, dan kun je tweede optant worden.
• Als je een definitieve boeking wilt doen, dient de horecaondernemer de eerste optant te vragen of hij zijn optie om wil zetten in een definitieve reservering. Doet de eerste optant dat niet, dan zijn er twee mogelijkheden:

- de optietermijn voor de eerste optant wordt voor bepaalde tijd verlengd en je moet nog wachten;
- de horecaondernemer geeft je de kans om eerste optant te worden en later een definitieve boeking te maken.

Indicatieaantallen
Wat niet in de algemene voorwaarden wordt genoemd, maar in de praktijk zeer gangbaar is, zijn de begrippen ‘indicatieaantal’ en ‘garantieaantal’. Het gaat dan om het aantal gasten voor maaltijden en overnachtingen.
Het te verwachten aantal gasten is het indicatieaantal. Houd dat aantal goed in de gaten. Mocht in de periode tussen het aangeven van het indicatieaantal en het doorgeven van het definitieve aantal grote verschillen optreden, geef die tussentijdse wijzigingen dan door, of het nu om meer of minder gasten gaat.
Op een afgesproken moment (meestal uiterlijk 5 werkdagen vóór de reserveringsdatum) dient het indicatieaantal te worden omgezet in een definitief aantal, het garantieaantal.

• Bevestig dat garantieaantal schriftelijk, met vermelding van de datum. Het garantieaantal wordt áltijd berekend, ook al is het uiteindelijk aanwezige aantal gasten lager. Veel bedrijven stellen limieten aan het afwijkingspercentage van het gegarandeerde aantal op het indicatieaantal. Bij grote afwijkingen kan dit vervelende consequenties hebben. Het is daarom zaak om het aanwezige aantal gasten juist in te schatten.

Vuistregel: het aantal gasten dat zich één week voor de datum van uitvoering heeft opgegeven, zal het juiste aantal blijken te zijn. Er vallen de laatste week altijd een aantal gasten af en er komen er altijd nog een aantal bij.

• Wanneer je garantieaantallen doorgeeft voor ‘rekbare’ items, zoals een lunchbuffet, de koffieontvangst of een receptie, schat dan vooral niet te hoog. Een garantieaantal van 95% van het opgegeven aantal is voldoende. Komen er meer mensen, dan is er geen nood aan de man. Hooguit is de spoeling, onmerkbaar voor de gast, iets dunner.

NB: Pas deze stelregel nóóit toe bij gezeten diners. Wel mag je hem met voorzichtigheid toepassen bij kleine aantallen tot 30 personen.

Aanbetaling
Onderhandel over de hoogte (zo laag mogelijk) en het tijdstip (zo laat mogelijk) van de aanbetaling. Tenslotte kan ook een locatieverhuurder failliet gaan. Betaal nooit 100% vooruit, maar hooguit 90%. Dan heb je bij niet goede prestaties altijd nog iets achter de hand om mee te schermen.

Betalingsvoorwaarden
Betalingsvoorwaarden zijn er in soorten en maten. Bekende voorwaarden zijn:

• Vertragingsrente indien er niet binnen een bepaalde termijn wordt betaald;
• Let hierbij op de gehanteerde rentepercentages.
• Incassokosten bij in gebreke blijven van betalen. Let hierbij op gangbare tarieven.
• Betalingen die achteraf in rekening zullen worden gebracht.
• Tussentijdse tariefwijzigingen.
• Conflictbeheersing.

Volgen van aanwijzingen locatiepersoneel
Het is evident dat normale aanwijzingen van het locatiepersoneel gevolgd moeten worden. Let op extreme consequenties indien de organisator of zijn personeel dit onverhoopt niet mochten doen.

Schade
Alle schade aan het gebouw, de aanwezige apparatuur of het meubilair wordt meestal op de klant verhaald. Zoek uit of het redelijk is de hele locatie te verzekeren tegen calamiteiten.

Noodzakelijke vergunningen

• In sommige gevallen zijn er vergunningen nodig van de gemeente, de brandweer of de politie. De dienst Bouw en Woning Toezicht keurt stellages zoals tribunes, etc.
• Dien het evenement ook aan bij de gemeente, onder andere in verband met mogelijke geluidsoverlast.
• De brandweer dient ter plekke te controleren of er voor decors brandwerend materiaal is gebruikt, of de nooduitgangen vrij zijn en of er anderszins voldaan is aan de brandvoorschriften.

Kosten van verwarming, verlichting, aansluiten elektrische voorzieningen
Meestal is een normaal gebruik van gas, water en licht in de locatieprijs inbegrepen. Neem je excessief veel energie en water af, overleg dan met de locatiehouder van tevoren wat de eventuele meerkosten bij benadering zijn..

Vermissing van goederen
Goederen die voor, tijdens of na het evenement uit de locatie worden ontvreemd zijn voor rekening en risico van de organisator of de betreffende toeleverancier.

Schoonmaakkosten
Bij een standaard verhuring zijn schoonmaakkosten inbegrepen. Huur je echter een grote expositiehal dan worden schoonmaakkosten apart berekend. Dat gebeurt vrijwel altijd op basis van nacalculatie. Vraag daarom naar de uurtarieven (let op avonduren en weekenddagen).

Bewaking van spullen
Soms is het noodzakelijk om dure apparatuur te bewaken. Spreek met de locatie-eigenaar af voor wiens rekening dat komt. Ook zaken als bewaking van het parkeerterrein en de garderobe zijn zaken die vooraf afgesproken moeten worden.

Publiciteit
In veel gevallen mag er zonder toestemming van de locatie-eigenaar géén publiciteit op of rond het gebouw worden aangebracht op straffe van een boete (affiches, flyers, banieren, vlaggen, et cetera). Afspraken hiervoor zijn gemakkelijk te maken.

Verkoop van merchandising, programmaboekjes, etc.
Verkoop van merchandising en programmaboekjes ligt vaak gevoelig omdat de locatie-eigenaar in veel gevallen vaste afspraken heeft met andere toeleveranciers en een deel van de omzet zal verlangen.

2. Opdrachtbevestiging

De opdrachtbevestiging, meestal opgesteld door de leverancier, hoort alle zaken te vermelden die met hem zijn overeengekomen. Hieronder vallen:

• Gespecificeerde goederen of diensten die geleverd gaan worden;
• afspraken die gemaakt zijn, bijvoorbeeld over benodigde op- en afbouwtijd.

Let vooral op de speciale voorwaarden van levering: hier kun je onverwachte zaken in aantreffen. Zo dient een terrein voor een tent vlak te zijn en daarmee toegankelijk voor vrachtwagens. Heb je dit over het hoofd gezien, dan sta je bij de opbouw voor nare verrassingen en onvoorziene financiële consequenties.

Soms zal het nodig blijken een aantal maatregelen te nemen bij een te grote of te lage opkomst. Dit geldt met name voor:

• zitplaatsen;
• catering;
• techniek;
• parkeerplaatsen;
• hotelkamers;
• geschenken;
• locatie: misschien is het bij tegenvallende aantallen beter tóch gebruik te maken van een kleinere zaal, of wordt het bij een grote opkomst juist nodig om additionele parkeerruimte te verzorgen en een buspendel naar de locatie.

3. afspraken realiseren

Uitvoering

• Controleer op de dag(en) van uitvoering de binnengekomen goederen c.q. geleverde diensten op kwaliteit en aantallen. Klopt er iets niet, neem dan direct contact op met de leverancier, zodat hij zijn fouten kan herstellen of een financiële compensatie kan aanbieden.

• Maak samen met een vertegenwoordiger van de cateraar of de locatie een zo juist mogelijke schatting van het aantal gasten te maken. Dit is voor beiden van belang voor de eindafrekening.
• Check tijdens het evenement hoe het drankgebruik is. Dat geeft een indicatie voor de eindafrekening.
• Wanneer zich onvoorziene situaties voordoen, dient een geautoriseerd persoon de gevolgen daarvan te bespreken. Dit voorkomt verrassingen op de factuur.
• Om schadeclaims van vermissing, beschadiging en dergelijke te voorkomen, dienen huurgoederen goed behandeld te worden en na afloop op de afgesproken manier te worden verzorgd. Als je bediening, buschauffeurs of andere goed presterende werknemers een fooi wilt geven, doe je hen een groot plezier om het bedrag in contanten te overhandigen. De factuur naar boven afronden heeft vaak het resultaat dat de mensen in kwestie niets van je gebaar terugzien en dat het geld in de bedrijfspot verdwijnt.