De beste verhuurder selecteren door jou als congresorganisator is niet zo eenvoudig als lijkt. Er zijn verschillende factoren die je moet afwegen om het juiste meubilair te kiezen en dan nog een verhuurder vinden die het op voorraad heeft is best lastig. Gelukkig zijn er professionele verhuurders voor zakelijke evenementen die je perfect kunnen helpen om tot de juiste stoel, tafel of ander meubilair te komen. Deze verhuurder heeft de goedkope of juist luxe congresstoel vaak op voorraad maar kan vaak ook putten uit de voorraad van andere professionele verhuurders in de eventbranche mocht deze verhuurder het toevallig niet op voorraad hebben.

Stap 1. Wat is je budget voor huren van meubilair?

Neem het budget voor het inhuren en deel dat door het aantal te verwachten congresgangers (of ander soort bezoeker) dan weet je wat je voor de huur per stoel, bank of fauteuil  kunt uitgeven.

Tip 1 : houd constant en actueel zicht op het aantal aanmeldingen waardoor je op je budget voor het hele congres en op je verhuurders kunt besparen. Het inzetten van goede deelnemersregistratie is daarom aan te raden!

Stap 2. Welk meubilair wil je huren?

Voor het huren van zitmeubilair als congresstoelen, krukken, banken en fauteuils moet je goed nadenken en afwegen hoelang een congresganger er op zit. Dat bepaalt namelijk welk zitvlak je kiest voor je stoel. Voor perfecte verdere afweging lees je het artikel met 3 aandachtspunten voor het meubilair huren voor een congres.

Stap 3. Welke service heb je nodig? Bij de ene verhuurder moet je zijn voor het simpel inhuren  bij de ander moet je zijn als je een uitgebreide service nodig hebt. Het een en ander hangt af van je verhuurbudget voor je congres of ander evenement. Hoe complexer je congres, des te meer service je nodig hebt van de verhuurder. Heb je echt alleen meubels nodig (zonder decoratie) en weet je precies de aantallen meubels die je wilt huren dan voldoet natuurlijk minder extra service.

Kijk voor de beste verhuurders met de juiste prijs-kwaliteits-verhouding in de rubriek:

verhuur meubilair

Wil je gaan voor het huren via een decorateur:

Styling, sfeer en decoratie

Tip 2: Let op dat je niet blind gaat voor de laagste prijs van een verhuurder. Dat kan ten koste gaan van de kwaliteit van de spullen die je gaat huren én van de service die je moet verwachten. Heb je toch wat tekort dan kan het huren bij deze verhuurder al snel duurder worden dan dat je had gepland voor je congres..

Meer tips voor congresorganisatie.