Je hoort het steeds vaker: 'hybride events zijn de toekomst'. Hoe zien jullie dat bij Amplify Eventmarketing: wanneer is een hybride event nou wel en wanneer niet de oplossing? Hoe maak ik de afweging: wanneer een online event, wanneer een fysiek live event en wanneer hybride?

Ja wij denken dat het absoluut de toekomst is, sterker nog wij hebben tot en met Q2 -2022 al hybride events gepland. En ook events die dit jaar in het najaar online hebben plaatsgevonden geven al aan dat ze volgend jaar hybride zullen zijn.

Enerzijds natuurlijk om risicoloos je event voor te bereiden. Bij ons kun je door het gebruik van ons eigen platform naadloos schakelen tussen fysiek, online en hybride. Daar zitten geen grenzen meer tussen en alleen maar voordelen aan. Het andere voordeel ligt bij de keuzevrijheid die je jouw bezoeker geeft, die heeft de keuze om wel of niet fysiek aanwezig te zijn. En daarbij de impact van je event vergroten, onze specialisatie lag altijd al bij content creatie dus dat is nu mooi meegenomen.

En natuurlijk een netwerkborrel kan het beste live aan een bar, maar een kennisevent is bijzonder geschikt voor hybride. Dus het ligt ook wel een beetje aan de aard van je event. Neem een bedrijfsfeest, dat is toch het allerleukste in fysieke vorm. Maar voor een internationaal bedrijf, dat iets feestelijks wil organiseren om de collega’s verspreid over de wereld te laten samenwerken is hybride mogelijk weer ideaal. Wij organiseren heel veel internationale inhoudelijke evenementen en congressen, daarvoor is hybride meer dan geschikt.
 

Wat zijn de voordelen van een hybride event?

• Keuzevrijheid van de deelnemer, die deelt zelf flexibel zijn aanwezigheid in. Daardoor heb je vaak een groter aantal registraties en vaak een lagere no show.
• Impact voorafgaand en na afloop van het event, dat zat altijd al in onze standaard aanpak maar is nu nog eenvoudiger geworden.
• Duurzaamheidsvoordelen, wij hebben een groen hart en verzorgen onze evenementen graag zo duurzaam mogelijk. Het beperken van reisbewegingen hoort daar vanzelfsprekend bij.
• Budget voordelen, wanneer je kan besparen op de uitgaves rondom de fysieke aanwezigheid van deelnemers dan scheelt dat vaak budget. En door de productie van online content en aanwezigheid van deelnemers is er vaak een even groot of zelfs groter bereik.

Wat zijn jullie belangrijkste tips om tot een effectief hybride event te komen?

• Goed naar je programma en deelnemers kijken. Wat is voor jou deelnemers het belangrijkste, daar moet je aan voldoen. Zowel fysiek als online.
   
• Een enorme open deur, maar vaak worden de concepten en programma’s vaak nog samengesteld op basis van de eigen wensen en op “hoe we het altijd deden”. Dat laatste is gelukkig door de online events al aardig op de schop gegaan, nu kunnen we doorpakken en programma’s en events nog beter vormgeven.
   
• Manage de verwachtingen voor zowel het live als het online gedeelte
  Natuurlijk zorg je ervoor dat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten van je evenement, maar als je live en digitaal gaat combineren is dat nog belangrijker. Je virtuele gasten moeten weten hoe ze moeten inloggen en je live gasten moeten weten dat publiek online meekijkt. Geef ook duidelijk van tevoren aan dat er een keuze is: fysiek aanwezig zijn of vanachter de computer of in een combinatie.
   
• Denk ‘digital-first’
  Als je keuzes maakt over de sprekers, de plattegrond van de setting en het programma, houd dan de digitale deelnemers in gedachten. Iemand die live aanwezig is, heeft een andere aandachtspanne dan iemand die online meekijkt. Daarnaast wil je dat het digitale publiek kan meedoen door vragen te stellen aan de sprekers of netwerken met de andere deelnemers. Zorg dus voor wat kortere sessies met een goede focus.
   
• On-demand is key
  Het grote voordeel van een hybride evenement of congres is dat de content hergebruikt kan worden als de meeting voorbij is. Het is ook voor kennisevenementen dé manier om de ROI en de impact van je evenement te vergroten. Denk dus goed na over die impact en hoe je dit het beste en zo volledig mogelijk kan benutten en integreren in je totaalcampagne.
   
• Inhoud is leidend
  Inhoudelijke- en kennisevents hebben een stabiele en ervaren partner nodig, die hun doelstellingen serieus neemt en niet met allemaal toeters en bellen aan komt zetten waarbij de boodschap verloren gaat. Ook al zijn er steeds meer interessante online tools te vinden: de inhoud gaat nog altijd voor de (online) vorm.
   
• Wat als hoogwaardige kennis centraal staat?
  Wat doe je als een evenement vooral draait om kennis en inhoud? Denk aan bijvoorbeeld de sectoren wetenschap, onderwijs, overheid, zorg en IT? In bijeenkomsten voor deze vakgebieden staat hoogwaardige kennis en netwerken centraal en draait het minder om het ‘mooie plaatje’ of de show er omheen. Natuurlijk valt er op deze events ook genoeg leuks en interactiefs te beleven, maar de boodschap en het verbinden van mensen blijft het belangrijkste.

Wat moet je vooral niet doen?

• Terug gaan naar hoe het was omdat het weer kan en compleet de voordelen van de vooruitgang negeren.