Om daar te komen leg je niet alleen de opdracht neer bij het bureau, je werkt met hen samen. Ze hebben je nodig! Jij kent de organisatie. De doelen, de obstakels, de kansen en nog belangrijker: de verwachtingen. Jouw input vormt de basis voor het eindproduct. En om een zo goed mogelijke output te produceren, is de kwaliteit van de input van groot belang. Want, shit in, means shit out. Waarom en hoe brief je echt goed voor een live event? 4 tips van effectgroep:

• Brief en debrief

Een briefing is een uitgangspunt en de stip aan de horizon in één. Het is een manier om duidelijk en helder te communiceren. Zeker aan het begin van de samenwerking. Talloze herzieningen, veranderende locaties of een tegenvallend eindresultaat worden hiermee voorkomen. Een goede briefing zorgt er ook voor dat je op één lijn zit wanneer je aan het project begint én dat je dit ook blijft. Dat je tijdens het event kunt zien en voelen dat die stip aan de horizon bereikt is. Het belangrijkste is om er de tijd voor te nemen. Zowel voor het zelf invullen, het uitvragen bij collega’s en het mondeling bespreken met het bureau, de zogeheten debrief. Take the time now, thank us later.

• Bepaal je doelen

De zogenaamde stip op de horizon moet duidelijk zijn. Een duidelijk doel is het startpunt van je briefing. Niet alleen key performance indicators (kpi’s) – zoals een minimum aantal bezoekers – zijn doelen. Het beantwoorden van vragen vanuit de organisatie of je gasten, het aanspreken van een nieuwe doelgroep of het gewoon anders doen dan je altijd deed, kunnen ook doelen zijn. Zet voor jezelf en je organisatie op papier welke vragen beantwoord moeten worden in de opdracht die je bij een bureau neerlegt én wat het gewenste resultaat is. Om een event met impact neer te zetten wil je duidelijk weten welke impact er gemaakt moet worden!

• Betrek verschillende lagen van de organisatie

Bij een goede briefing kun je eigenlijk nooit te veel kapiteins op één schip hebben. Sterker nog, elke organisatie en elk bedrijf hebben vaak meerdere personen aan het roer. Stuk voor stuk hebben ze (groot) zeggenschap als het gaat om de tijd die je aan een zakelijk event besteedt, de doelen die behaald moeten worden en de verwachtingen die er zijn. Of het nu gaat om sfeer, gastenlijst of sprekers. Om nog maar niet te spreken over de kosten die uiteindelijk met de opdracht gemoeid zijn. Betrek je deze personen aan het begin, dan kom je vaker tot een volwaardige briefing. Daarmee kan het bureau een event produceren dat iedereen bedient. Toegegeven, dit kost ook meer tijd. Gelukkig hield je daar van begin af aan al rekening mee!

• Verwachtingsmanagement

Dat gewenste resultaat is een belangrijk uitgangspunt. Verwachtingen kunnen tenslotte alleen waargemaakt én overtroffen worden als ze in eerste instantie duidelijk zijn gecommuniceerd. Heb je een specifieke opdracht gekregen van de directie of je teamleden? Deel dit met het bureau. Hetzelfde geldt voor voorbeelden van evenementen die jullie tijdens jullie interne kick-off zijn tegengekomen. Hoe heeft de concurrentie een soortgelijk event neergezet, wat was er bijzonder, wat maakt dat jij ervan onder de indruk was? En bedenk ook zijn dat realistische voorbeelden, of niet? Een bureau helpt je hier met liefde bij. Bepaal samen of alleen het minimaal haalbare product, maar durf ook te dromen en deel die!

Om trots te kunnen zijn op wat eruit komt, wil je met evenveel trots en plezier een traject ingaan. Begin je met een steengoede briefing, dan sta je al 1-0 voor. Tenslotte geldt ook bij het organiseren van event: “een goed begin is het halve werk”.