De Richtlijn Pakketreizen is sinds 1990 van kracht, destijds in het leven geroepen om consumenten, de reizigers, te beschermen bij de aankoop van een combinatie van reisdiensten. De kern van de wetgeving is hoe je omgaat met zowel het geld van de reiziger dat is vooruitbetaald als hoe je omgaat met de reizigers als ze op reis zijn. Afgelopen decennia is er veel veranderd op de manier van reizen boeken, met dank aan de digitalisering. Deze ontwikkeling vroeg om een aanpassing van de richtlijn. Bied je ook wel eens een pakketreis aan? Dan ben je (juridisch gezien) naast eventbureau nu ook touroperator. Dat verschil heeft nogal wat voeten in de aarde.
 

De wet (nieuwe richtlijn pakketreizen) stelt een verplichting tot het stellen van een insolventiegarantie voor de onderneming die overeenkomsten sluit aangaande een pakketreis. De reiziger, vanaf 1 juli de zakelijke reiziger, is momenteel niet altijd verzekerd tegen het faillissement van de organisator van de reis. Dit geldt ook in het geval van repatriëring (mooi woord voor bijvoorbeeld het terugkeren naar het land van herkomst) bij calamiteiten. Als er iets misgaat dan staat de reiziger er mogelijk alleen voor. Met de nieuwe richtlijnen is de organisator aansprakelijk. De reiziger is hierdoor zeer omvangrijk gegarandeerd van bepaalde zekerheden. Voor de traditionele touroperators zijn deze regelingen niet nieuw. Voor eventbureaus en aanbieders buiten de reisbranche, die door de nieuwe richtlijn ineens te maken hebben met een pakketreis, zijn de regelingen wel nieuw. Zij dienen zich te houden aan de voorwaarden die de wet eist. In het EventBranche Magazine werden, samen met de input van Klap Verzekeringen, CLV Vecta huisjuristen DVAN Advocaten, Thiemo Hollering van STO Garant en MICE ondernemer Marije Breuker, de ontwikkelingen op een rij gezet. 
 

Het volgende verandert er:

1. De definitie van een pakketreis wordt uitgebreider en de rol van een reisagent verandert wanneer er een samengestelde reis aangeboden wordt naar touroperator. Waar ze als doorverkoper de verantwoordelijkheden door konden schuiven kan dat nu niet meer.

2. Zo ben je als (reis)organisator verantwoordelijk, voor hulp, bijstand, repatriëring én insolventiedekking. Dit geldt voor een samengestelde reis in binnen- en buitenland.

3. De zogenaamde ‘zakelijke reiziger’ verdwijnt. Er wordt vanaf nu gesproken over de reiziger, of iemand nu voor werk of gewoon privé reist of een vakantie combineert met werk.

Wat is de definitie van een pakketreis?

Om ervoor te zorgen dat een groter percentage reizigers beschermd wordt zijn er definities toegevoegd over wat er kwalificeert als pakketreis. Er worden nu 6 definities onderscheiden. Deze tref je ook op de homepage van www.richtlijnpakketreizen.nl Een pakketreis duurt minimaal 24 uur of bevat minimaal 1 overnachting en bestaat uit minimaal 2 reisdiensten. Onder de reisdiensten kunnen de volgende diensten onderscheiden worden: 

      personenvervoer, vlieg-boot-,bus- of treinreis 
   accommodatie, hotelkamer, appartement of groepsaccommodatie
   motorvoertuigenverhuur zoals auto’s, motoren of campers
   overige toeristische diensten; zoals tours, workshops, rondleidingen, wellness behandelingen, attractieparken & tickets voor sportwedstrijden of concerten

Bent u benieuwd wat voor u van toepassing is? Vraag het ons en wij koppelen u aan één van onze partners.

Voor de duidelijkheid: bij het aanbieden van twee vluchten of twee hotels gaat het niet om een pakketreis. Een pakketreis bestaat uit twee categorieën reiselementen. Zoals het boeken van een hotel en het huren van een auto. Ben je dus organisator van een pakketreis en daarmee een touroperator? Dan gelden de volgende verplichtingen:

• Reisgarantie: insolventiedekking
• Informatievoorziening: vertel de reizigers wat ze moeten weten voordat ze boeken -Breng de reizigers op de hoogte van de wijziging/annulering van de pakketreis.
• Hulp en bijstand tijdens de reis
• Goede uitvoering van de diensten

Zijn er uitzonderingen?

Ja, de wet biedt wel een mogelijkheid om met een zakelijke opdrachtgever een raamovereenkomst te sluiten, waarin de wet niet van toepassing is. Dit is mogelijk als je voor dezelfde opdrachtgever meerdere keren per jaar zakenreizen of MICE reizen verzorgt. Voor de omzet van deze reizen is het dan niet nodig een insolventiegarantie te bieden.

Reisgarantie: insolventiedekking

Ook wel de dekking tegen financieel onvermogen. Als organisatie ben je wettelijk verplicht om maatregelen te treffen voor het geval van je eigen faillissement of dreigend faillissement. Deze garantie voorkomt dat reizigers de reissom, die zij vooruit hebben betaald, in geval van financieel onvermogen ofwel bij faillissement van de reisaanbieder kwijt zijn. Hiervoor moet je aansluiten bij een reisgarantieregeling of een garantiefonds. Voor de touroperator zijn er diverse aanbieders, waaronder:

• GGTO: Garantiefonds voor Gespecialiseerde Touroperators.
• STO- reisgarantie: Stichting Take Over, een laagdrempelige garantieregeling die zich juist ook openstelt voor alle pakketreisaanbieders buiten de reisbranche.
• SGRZ: Stichting Garantiefonds Reisgelden Zakelijk. Een garantiefonds dat speciaal voor de zakelijke markt is opgezet.

Thiemo Hollering van STO Garant: “Hoewel nieuw voor veel ondernemers is een garantieregeling voor pakketreizen een welbeproefd product in de reisbranche. Ik verwacht dan ook dat dit op korte termijn ook buiten de reisbranche de nieuwe norm zal worden.”

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Deze nieuwe regelgeving leidt tot een meer uitgebreide en verhoogde aansprakelijkheid voor de evenementenbureaus. Om hier een beeld in te krijgen ging EventBranche in gesprek met de adviseurs van Klap Evenementenverzekeringen. De regelgeving zegt dat er geen beperking mag zijn in voorwaarden en limieten. Ongelimiteerde aansprakelijkheid zonder beperkende voorwaarden is echter niet in te kopen. Daarnaast dient de dekking onafhankelijk te zijn van de organisatie. Dit om te voorkomen dat er bijv. geen premie is betaald en daardoor geen dekking is.

Voor elke organisatie dient dus gekeken te worden wat de beste oplossing is om te voldoen aan deze wetgeving. Er dient een afweging te worden gemaakt welke risico’s zelf gedragen kunnen worden en welke risico’s aan anderen kunnen worden overgedragen (zoals het eigen insolventie risico bij het garantiefonds en andere zaken onder aanvullende verzekeringen. In algemene zin:
 

Bedrijfsaansprakelijkheid

De bedrijfsaansprakelijkheidspolis dient te worden uitgebreid met aansprakelijkheid risico’s als reisorganisator, waaronder ook de pure financiële schade die geclaimd kan gaan worden door de reiziger (gederfd reisgenot, etc.) en schade aan bezittingen van de reiziger.

Reisverzekering

Een collectieve zakenreisverzekering van de opdrachtgever zal in de regel geen groepsreizen dekken. Ook individuele annulering, medische kosten of repatriëring zal niet altijd gedekt zijn. Hiervoor kan een groepsreisverzekering worden afgesloten. Repatriëringkosten zijn vaak de hoogste kosten in geval van schade, zeker op moeilijk bereikbare plekken of gebieden waar een oorlogsdreiging heerst. Ook kunnen de extra verblijfskosten bij bijv. natuurrampen of staking van het vervoersbedrijf worden meegenomen.

Uitgebreide evenementenverzekering

Door het uitnemen van een evenementenverzekering kunnen zaken als onkosten, terreur, extreem weer, non-appearance, ongevallen etc. worden verzekerd. Bovenstaande is in combinatie met een aansluiting bij het garantiefonds en mogelijk nog een aansluiting bij het calamiteitenfonds geeft een goede basis om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Event verzekeraar Klap geeft advies op maat.

Controle orgaan Autoriteit Consument & Markt

De ACM gaat erop toezien of touroperators voldoen aan de wet. De wet stelt dat Autoriteit Consument & Markt moet handhaven. De ACM moet met name ook toezien op de verplichte verzekering tegen insolventie (faillissement). Indien een partij in de markt zich niet houdt aan de wet dan kan iedereen hier bij de ACM melding van maken op basis van ‘oneerlijke
concurrentie’, dit kan ook anoniem.

Risico’s en verantwoordelijkheden

Bij een pakketreis ben je als organisator aansprakelijk voor de kosten van de accommodatie voor gestrande reizigers. Hierbij gaat het om maximaal drie overnachtingen per reiziger, ook in het geval van overmacht. Als organisator ben je daarnaast aansprakelijk voor alle tussenpersonen. Zo ben je verantwoordelijk voor de busmaatschappij, de luchtvaartmaatschappij, de problemen in de hotels en de mislukte excursie of workshop. Je kan eventueel regres halen, een recht om terug te kunnen vorderen wat voor u een derde partij aan kosten heeft betaald. Tevens moet de organisator een non-conformiteit (niet voldoen aan hetgeen beloofd werd of verwacht mocht worden op basis van de reisovereenkomst) binnen een redelijke termijn oplossen. Doe je dit niet of is er geen tijd voor dan mag de reiziger dit zelf doen en om terugbetaling van de noodzakelijke kosten vragen. Als de reisorganisator de reiziger niet (snel genoeg) helpt of het probleem een onmiddellijke oplossing vereist, dan mag de reiziger dit zelf regelen. Neem een transfer als voorbeeld. Als de geregelde transfer van de organisator vertraging heeft of niet op komt dagen dan mag de reiziger een taxi nemen waarvan de kosten op de organisator verhaald kunnen worden.

Bewustzijn opdrachtgever

Eigenaar van incentive bureau Motivation Travel Marije Breuker geeft aan dat er bij de opdrachtgevers helaas onduidelijkheid is omtrent de nieuwe richtlijnen waar de touroperators aan moeten voldoen. Daarbij moet er transparantie komen welke partijen hun zaken op orde hebben en welke partijen niet. In een pitch voor een opdracht kan prijs een doorslaggevende rol spelen, zonder dat achter de schermen alles op orde is. Kwaliteit moet doorslaggevend zijn en met name de bewustwording daarvan. De ACM controleert en het is aan de branche om de klant het besef te laten doordringen van een goede inkoop. Dat heb je het dus niet alleen meer over een creatief voorstel maar ook over juridische zekerheden. Volgens Breuker gaan de veranderingen zorgen voor een professionalisering van de incentivebranche. "De partijen die de verantwoordelijkheden nemen, horend bij een pakketreis, blijven over, degene die de regels aan de laars lappen hebben in hier niets te zoeken’, aldus Breuker.

Hoe zit het met de data?

De richtlijn is per 1 januari 2016 al van kracht geworden, waarna de lidstaten tot 1 januari 2018 de tijd hebben gekregen om de Richtlijn in nationale wetgeving (in Nederland in het Burgerlijk Wetboek) om te zetten. Met ingang van 1 juli 2018 trad de Richtlijn in werking. Dit betekent dat overeenkomsten die na 1 juli 2018 gesloten worden onder het regime van de nieuwe Richtlijn vallen. Overeenkomsten die vóór 1 juli 2018 zijn gesloten (ongeacht of de reis na 1 juli 2018 wordt uitgevoerd) vallen nog onder het oude regime. Let dus goed op wanneer de reis is geboekt!

(Bron: “Implementatiewet richtlijn pakketreizen en gekoppelde reisarrangementen”).