1. Kies een handig systeem om gegevens op te slaan

Dragen de bezoekers badges? Verwerk hier dan een QR-code in. Of is het handiger om de mailadressen handmatig in te voeren bij binnenkomst? Dat hangt allemaal van de grootte en het type bezoeker van het evenement af. Denk daar van tevoren goed over na, want zonder gegevens geen follow-up. En natuurlijk voeg je belangrijke contacten direct na het evenement toe op LinkedIn.

2. Stuur een bedankmail

Geloof ons: je krijgt er een hoop voor terug. Bezoekers voelen zich gewaardeerd en dat extra beetje zorg werkt onderscheidend. Daarbij is een mailing een ideaal contactmoment om iets te verkopen.

3. Maak een aftermovie of digitaal fotoalbum!

Kleine moeite, groots resultaat. Maak gedurende de dag veel foto’s en video’s en verzamel de hoogtepunten in een leuk digitaal aandenken. Er zijn verschillende gratis apps voor het maken van een filmpje (Replay heeft onze voorkeur. Gratis te downloaden in de iOS appstore).

4. Laat bezoekers zelf foto's maken en delen

Geen tijd om zelf foto’s of video’s te maken? Laat bezoekers zelf foto’s maken en delen. Zorg er natuurlijk wel voor dat iedereen de organisatie en naam van het evenement kan (hash)taggen. Zo vergroot je het bereik op social media en blijven mensen ook ná het evenement sociaal betrokken.

5. Vergeet de organisatie niet!

Van sjouwers tot cateringmedewerkers. Iedereen heeft samen aan de vuurlinie gestaan. In stressvolle tijden stonden ze voor je klaar en dat is waardevol. Zij verdienen bij uitstek een bedankje. En vergeet niet: goede manieren kosten geen cent en worden altijd gewaardeerd. Ook leuk: plaats een korte ervaring van iemand ‘achter de schermen’ op social media. ‘Het evenement door de ogen van de geluidstechnicus’ wekt gegarandeerd nieuwsgierigheid op bij bezoekers.

6. Goede notities

Worden er diensten/producten verkocht? Laat iedereen van de organisatie tijdens het evenement bijhouden met wie er gesproken is en wat deze mensen eventueel zouden willen. Maak onderscheid tussen leads met specifieke wensen en geïnteresseerde leads zonder specifieke wensen. Benader deze mensen achteraf met een aanbod op maat.

7. Werk samen met influencers en andere bedrijven die aanwezig zijn op het evenement.

Vraag of ze jouw organisatie willen noemen in hun berichtgeving over het evenement. Daar staat natuurlijk tegenover dat jullie hun namen ook noemen in online communicatie.

En tot slot: wacht niet te lang met een follow-up. Mensen zijn dan wel fysiek verwijderd, maar het contact is nog warm! Grijp je kans (het liefst binnen twee dagen) en doe een uniek aanbod of stuur een uitnodiging voor een volgend evenement.