We generaliseren graag. Dus kunnen we zeggen ‘iedereen is blij dat we weer live kunnen ontmoeten op events en festivals en tijdens de voorstellingen en op beurzen en congressen. Het is overduidelijk dat een grote groep staat te popelen om de draad van voor de pandemie weer op te pakken. Er is echter ook een aanzienlijke groep die wat terughoudender is. Daar gaan de remmen nog niet gelijk los. Dat is een groep waar je als organisator wel degelijk rekening mee dient te houden.

Communicatie

Communicatie in het voortraject is van wezenlijk belang om de groep die wat terughoudend is, proberen te overtuigen toch te komen. Een sterk overtuigende tekst in de uitnodiging werkt alleen maar averechts. Het best is zakelijk te vertellen welke maatregelen er genomen zijn om de veiligheid van de bezoeker te garanderen. Denk dan aan luchtverversing en maatregelen op het gebied van hygiëne. Met alle maatregelen duidelijk op een rijtje maar de gast zelf weloverwogen de afweging om wel of niet te komen. De groep die staat te popelen om weer live te gaan, zal de maatregelen waarschijnlijk niet lezen; het maakt ze toch niet uit.

Uitdaging is ook om een goede inschatting te maken hoeveel mensen er uiteindelijk komen. Dat geldt zeker bij gratis toegankelijke evenementen. Probeer als het enigszins mogelijk is mensen zich van te voren te laten registreren en geef ze het gevoel dat ze gemist worden als ze niet komen. No-shows zijn zeker de komende periode niet te voorkomen, maar probeer ze op deze klantvriendelijke manier tot een minimum te beperken. Mogelijk zelfs door directe te benoemen, dat het voor een organisatie heel vervelend is dat mensen zich wel aanmelden maar niet op komen dagen.

Inhaalslag

We hebben met z'n allen wat schade in te halen. Dus we boeken en we willen dat het liefst gelijk gebeurd. De golf aan boekingen is weliswaar zeer welkom, maar stelt bureau's en locaties ook voor - soms onmogelijke - uitdagingen. Het devies is hier: Boek op tijd. Een wat langere doorlooptijd geeft een betere spreiding, waardoor elke event, elke gast de aandacht krijgt die hij en zij verdient. Haast is vaak duur. 

De eventbranche is na een moeilijke periode, waarin veel personeelsleden een functie elders vonden, nog niet berekend op de dreigende tsunami aan events. Een piek - nu de maatregelen naar de achtergrond verdwijnen - is niet te vermijden. Dat is aan de ene kant heel fijn, wat meer spreiding is voor de branche nog fijner. 

Online

We mogen de magie van live weer in volle glorie ervaren. Dat betekent natuurlijk niet dat online niet meer terzake doet. Sterker nog, online is niet meer weg te denken. Dus organiseer je een event bekijk dan je doelgroep en je doelstellingen en bepaal aan de hand daarvan of het zinvol is om online in te zetten. Hybride is het toverwoord van deze tijd, maar is het ook daadwerkelijk de oplossing voor jouw event.

Etiquette

Nu we elkaar gaan ontmoeten rijzen vragen op als: Geven we elkaar een hand, een elleboog of een boks. En wat doen we met de drie kussen van weleer?! Is er een etiquette-deskundige in de zaal, die daar nieuwe richtlijnen voor heeft opgesteld?