Schep duidelijke verwachtingen
We gaan er even van uit dat je een gratis evenement gaat organiseert. Bij congressen of seminars met een toegangsprijs, ligt het aantal no show sowieso al een stuk lager, omdat de bezoeker letterlijk wat verliest als hij niet komt. Wat je wel kan doen, is een hele kleine entreeprijs vragen van een paar euro en dan bijvoorbeeld een consumptie inclusief maken. Je maakt op die manier de drempel niet te hoog, maar het is ook net niet helemaal vrijblijvend.

De eerste stap; wees duidelijk in de communicatie vooraf. Wat kan je bezoeker verwachten als hij zich aanmeldt voor je evenement? Wat is het programma, wie komen er spreken, waarom mag jouw bezoeker dit evenement niet missen? Zowel de uitnodiging als een eventuele website moeten duidelijk zijn. Het gevaar hierbij is namelijk dat mensen zich te snel aanmelden, niet goed hebben gekeken naar de inhoud van het programma en pas op het laatste moment besluiten dat het toch niet zo interessant is.  

Laat van je horen
De bezoeker heeft zich een week of zes van tevoren aangemeld voor jouw evenement. En dan? Blijf communiceren met je bezoeker. Houd de mensen die zich hebben opgegeven op de hoogte van wat er gaat gebeuren. Stuur bijvoorbeeld teasers via nieuwsbrieven of creëer leuke content voor social media. Je bezoeker moet het gevoel hebben dat dit echt een heel gaaf evenement wordt, hij moet hierbij zijn! En daarnaast wordt hij continue herinnerd aan het evenement, zodat hij het niet een dag van tevoren als een ‘verrassing’ in zijn agenda ziet staan. Met daarbij weer het gevaar dat het toch niet zo goed uitkomt om een hele dag weg te zijn.

Maak het persoonlijk
Iedereen vindt het fijn om een beetje persoonlijke aandacht te krijgen. Een uitnodiging uit jouw persoonlijke naam werkt vaak beter dan een bulkmail en maakt dat men zich meer betrokken voelt bij jou en dus bij het evenement. Waardoor de kans op afzegging weer kleiner wordt. Daarnaast werkt een uitnodiging per post, met misschien een kleine attentie ook goed!

Maak het makkelijk
Geef je gasten een week of twee vooraf een gemakkelijke optie waar ze zich kunnen afmelden. Het merendeel van de bezoeker weet dan wel of hij wel of niet komt. Je hebt dan misschien ineens een hele bulk met afmeldingen (slik), maar dan weet je dat in ieder geval op tijd. Je kunt het aantal stoelen in de zaal bijstellen en het aantal borrelhapjes wijzigingen. En het zorgt voor minder teleurstelling op de dag zelf.

Je hebt wat gemist
En voor degene die zich dan toch nog op het laatste moment afmelden (hoe durven ze nog na al die aandacht en betrokkenheid); maak een mooie (video)compilatie, deel leuke quotes van bezoekers en zet foto’s online.  En wees niet bang om dit te delen met degene die er niet bij waren, laat zien wat ze gemist hebben! Het kan niet anders of ze zijn er de volgende keer zeker bij!

Lees ook: 
30 tips om no show te voorkomen