Acht essentiële tips voor het goed notuleren tijdens meetings, vergaderingen en belangrijke bijeenkomsten. Ook bij het organiseren van een evenement is het goed notuleren van bijvoorbeeld de overleggen en meetings met de diverse partners en toeleveranciers om zo tot een goed en strak draaiboek te komen bijvoorbeeld.
 

1. Heel verrassend voor menig eventorganisatie: laat iemand notuleren die niet deel hoeft te nemen aan de meeting. Die geen inbreng of actief deel neemt aan het overleg of de vergadering. Dit voorkomt ruis en het niet objectief verslaan van het overleg.
 

2. Laat degene die de notulen maakt op de juiste plek zitten waar iedereen verstaanbaar is en laat de notulist vragen stellen als iets niet helemaal duidelijk is. Het verslaan van een overleg binnen een eventorganisatie gaat vaak over details. Het is dus erg belangrijk om ook details te notuleren.
 

3. Online of op papier? Het maakt niet uit. Gebruik de manier die de notulist het fijnst vindt om te gebruiken. Wel is het zo dat bij het later verspreiden van de notulen richting alle deelnemers het eenvoudiger is om de notulen digitaal op te slaan.
 

4. Voordat de notulist begint: bestudeer de agenda (punten) en de notulen van de vorige bijeenkomst. Dit zorgt voor de optimale voorbereiding voor het goed en effectief notuleren.
 

5. Gebruik telegramstijl, werk met steekwoorden maar niet te summier. Dit voorkomt dat de notulist het notuleren niet meer bij kan houden en zodoende achterloopt in de verslaglegging.
 

6. Effectieve vergaderingen worden gemarkeerd door het nemen van besluiten. Onderstreep of markeer deze besluiten. Ze zijn het meest belangrijke van een iedere bijeenkomst.
 

7. Wacht niet te lang met het uitwerken van het uiteindelijke verslag. Hoe eerder des te beter de verslaglegging.
 

8. Heeft het overleg een half uur geduurd? Houd er rekening mee dat dan de verslaglegging ook een half uur duurt want het verslaan kost net zo veel tijd!