Hieronder deel I van een drieluik dat antwoord geeft op de vraag: waar moet ik aan denken bij de organisatie van online events in een studio? René Pouwelse deelt zijn kennis en advies:

Online events en techniek:
'Waar begin je?'

Sinds eind augustus / begin september gaat de telefoon regelmatig en hoor ik: ‘Ik wil (of moet) een online event organiseren. Maar dat is technisch zo moeilijk en duur, kun jij helpen?’ Dat is in een notendop de vraag van veel opdrachtgevers. Logisch want vanaf de start van de lockdown was al snel duidelijk dat online events de enige mogelijkheid voor live communicatie waren. En dat waren we niet gewend en vonden het al helemaal niet leuk.

Nieuw is het allerminst... 
In 2008 werd de uitreiking van De Gouden Giraffe al live gestreamd door Hulskamp en daarvan deed ik destijds de regie. Maar als branche vonden we het niet interessant genoeg, veel gedoe en er keek niemand. Technisch kon er al best veel en nu in 2020 wordt door iedereen alles uit de kast gehaald om zo snel mogelijk een degelijke studio (pop-up of permanent) uit de grond te stampen om de opdrachtgever een live communicatie platform te bieden.

Maar als opdrachtgever wordt het niet per definitie makkelijker...
Want welke studio moet je nu boeken? Bij de één heb je een compleet decor met 6 bemande camera’s. Bij de ander is dat beperkt tot 3 ‘remote camera’s’ en een LCD scherm. Waar begin je en wat doe je wel en wat niet? Zelf houd ik deze volgorde aan: 

• Inhoud
• Vorm
• Techniek 

Eerst de inhoud, doel en doelgroep van je online event... 
Net zoals we dat altijd deden en doen bij live.

Dan de vorm... 
Maken we een soort TV-show? Of een TED talk? Een quiz? Of een virtueel congres met talloze subsessies? Waar zit de variatie? Welke interactie met de kijker is er? Wie is de dagvoorzitter of presentator of zijn er zelfs meerdere op verschillende plekken en in verschillende settings?

En dan pas de techniek...
Allemaal variabelen die uiteindelijk ook de techniek beïnvloeden. In mijn optiek dus de derde fase. En als je al die informatie hebt verzameld, kun je naar een professional stappen en die zal je dan adequaat adviseren over:

1. Wat is noodzakelijk? Dat moet sowieso geregeld worden.
2. Hoe kun je binnen je budget optimaal functioneren en welke middelen zet je dan in?
3. Als je nog extra(leuke) dingen wilt, wat zijn dan interessante opties?

Dit traject is bij een online event op locatie in principe hetzelfde als in een studio. Op locatie krijg je nog te maken met de basiszaken als stroom, internet, laden & lossen, karakteristieken van het gebouw die je als decor kunt gebruiken, ruimte en dergelijke. Maar daarover later meer.

>> Binnenkort in deel II: Welke studio heb ik nodig voor mijn online event?

Bekijk ook het online magazine: 11 Online Event Studio's in Nederland:

Op zoek naar een locatie of studio voor jouw online event?

Bekijk het volledige overzicht van livestream studio's voor jouw online evenement.