De zoektocht naar de juiste evenementenlocatie is niet altijd even makkelijk. Daarbij is het gevaarlijk om alleen maar in feiten en cijfers te vervallen, of de mooiste plaatjes of video’s. Een locatie kan en moet dan ook veel meer zijn dan de accommodatie waar jouw communicatie of marketing tot leven komt. Wie de locatie met zorg uitzoekt zet een belangrijke strategische stap in het succes van de experience marketing of live communicatie. Deze vijf stappen geven een locatie ook strategische meerwaarde.

Eerst de doelstelling, dan de locatie

Het is misschien wel de meest gemaakte fout: eerst een locatie vastleggen en van daaruit verder gaan met een passend concept. Maar hij of zij die eerst de doelstelling, doelgroep en de basis voor het concept dat de meeste impact teweegbrengt, heeft staan, die komt tot de beste locatiekeus. In deze volgorde kan de locatie ook daadwerkelijk bijdragen aan de experience en communicatiekracht.

Kies een locatie die het onderwerp uitdraagt

Een nieuwe MVO-visie die gepresenteerd moet worden? Kies voor de locatie in de oude boomkwekerij, waar de bomen binnen het decor vormen, de circulaire evenementenlocatie, of de locatie met zonne-energie, eigen bronwater etc. Een intern evenement om aandacht te vestigen op het eigen energieverbruik? Dan kon de oude kernreactor wel eens de ideale ‘omgeving’ zijn. Een nieuwe app voor een compleet nieuwe toepassing? Dan zou je er juist voor kunnen kiezen om in een prachtig historisch kasteel te gaan zitten, om tot een mooi contrast te komen met het toekomstgerichte product. Een industriële locatie als decor voor het congres over de nieuwe belastingwet…het geeft een context waardoor de boodschap een totaal andere lading krijgt, dan de standaard congreszaal. Of een organisatie/afdeling weer in beweging krijgen? Kies voor een 'bewegende' locatie als een evenementenschip, bus of trein.

Op tijd om tafel

Gebruik de locatie vooral niet louter als huisvester. De teams van evenementenlocaties hebben enorm veel kennis en expertise van evenementen op hun eigen locatie. Net als het bureau is de locatie daarom een ideale sparringspartner om tot de grootste impact te komen. Zodra de locatie direct wordt meegenomen in de conceptontwikkeling en de customer journey van jouw gast, zult je zien dat hier vooral binnen het praktische proces van organiseren, ideeën, waarschuwingen en ervaringen van de locatie jouw evenement zullen verbeteren. Daarbij komt dat na corona agenda's volledig dichtgeslibt zijn. Dus tijdig om tafel.

Preferred partners

Het hoeft zeker niet het uitgangspunt te zijn en huur vooral de toeleveranciers voor jouw evenement in, waarvan jij weet dat zij de beste oplossing hebben, maar even informeren naar de preferred partners van een locatie, kan zeker geen kwaad. Vaak hebben evenementenlocaties zichtbare en onzichtbare partners waar ze regelmatig mee samenwerken. Ook zij kunnen als sparringspartners functioneren op weg naar het beste, de meeste impact en de grootste verrassing. Het biedt nieuwe en praktisch haalbare inzichten en je profiteert van de kennis en ervaring van deze toeleveranciers op de locatie.

Past de locatie bij jouw bedrijf/merk?

Staar je niet alleen blind op de juiste locatie voor het evenement, het thema of onderwerp. Omdat iedere vorm van experience marketing of live communicatie een live uiting is van dat waar jouw bedrijf of merk voor staat, is het ook een absolute aanrader om de locatie los van het evenement te toetsen op de company-fit. Past de locatie bij jullie merkwaarden? Het kan in veel gevallen een ander inzicht geven dan ‘passend bij het evenement en de doelstelling’. Hou ook bijvoorbeeld het nieuws in de gaten en bekijk reviews of verzamel referenties, of durf te verrassen en kies voor een eventlocatie die juist totaal niet bij jouw bedrijf past, om gasten te verrassen en dan natuurlijk inhoudelijk wel vol de spijker op de kop te slaan.

Welke extra faciliteiten biedt jouw evenementenlocatie?

Evenementenlocaties hebben zich de afgelopen jaren super professioneel doorontwikkeld. Veel van hun upgrades, nieuwe mogelijkheden en faciliteiten hebben het leven van jou als opdrachtgever echt makkelijker gemaakt. Zo zijn er eventlocaties met de mooiste (360) 4K schermen in eigen beheer, volledige meubellijnen, extra break-out mogelijkheden, shuttles van station naar locatie of eigen catering, etc etc. Het is dus bij de keus van een eventlocatie raadzaam om ook goed het pakket aan extra faciliteiten bloot te leggen.

Routing en signing op locatie

Niets zo vervelend als niet de weg weten of vinden in de evenementenlocatie. Daarom is het als opdrachtgever heel goed om al bij aanvang bij de gesprekken na te vragen welke signing en routing faciliteiten aanwezig zijn.  

Tot slot nog een aantal zaken die ook bevraagd moeten worden bij de keus voor de juiste evenementenlocatie:

• Akoestiek, verwarming, crowdmanagement, etc

Een hoge industriele locatie, met meerdere sprekers? Dan moet je wel weten hoe dat qua akoestiek werkt. Of het prachtige oude kasteel: is de WiFi dan wel goed binnen en is het wel warm in de winter? Hoe zorgen we voor een prettige doorloop, doorstroom en crowdmanagement?

• Duurzaamheid

Welke oplossingen heeft jouw locatie op het gebied van duurzaamheid, circulair of andere voorwaarden om verantwoord een event te organiseren?

• Verzekering, annulering, vergunning

Vraag altijd even na hoe het zit met verzekeringen, vergunning en bijvoorbeeld in deze tijd de annuleringsvoorwaarden.

• Hybride mogelijkheden

Er is steeds meer vraag naar hybride mogelijkheden op locatie. Veel locaties beschikken over faciliteiten, studio's en hybride oplossingen.

>> Een mooi overzicht van vele evenementenlocaties met ook nog eens de door hen gedeelde kennis en expertise in de vorm van artikelen