Foto: SBC Digital Event 

Virtuele evenementen zijn niet iets nieuws, maar de branche heeft ze de afgelopen jaren traag volledig overgenomen - een live-enquête tijdens EventMB's recente Virtual-evenement toonde aan dat meer dan 60% van de eventmanagers nog nooit betrokken waren geweest bij de organisatie van een virtueel evenement. 

Met het uitbreken van het coronavirus zijn virtuele evenementen de enige weg vooruit in de komende maanden - en misschien ook wel in het volgende eventjaar. Dit heeft veel evenementprofessionals ertoe gedwongen hun mentaliteit en planningsprocessen drastisch te veranderen om het virtuele format en alles wat daarbij komt kijken te omarmen. Inclusief onbekende technologie, sponsormogelijkheden en netwerkopties.
 

We beginnen veel creativiteit en innovatie te zien, in dit artikel hebben we een aantal recente online evenementen op een rij gezet. 

1. Real-time illustraties tijdens sessies

Het aan boord brengen van artiesten om realtime illustraties te maken - ook wel bekend als digitale live scribing - is een geweldige manier om jouw publiek te betrekken bij de inhoud.  Getalenteerde illustratoren creëren live artwork terwijl paneldiscussies doorgaan, en bieden een grafische weergave van de sprekers, tips en vragen die vermakelijk, informatief en vooral breed te delen / te publiceren zijn.


Credits: Live graphic recording by Chris Shipton - liveillustration.co.uk chris@liveillustration.co.uk 

De adjunct-redacteur Julius Solaris van EventMangerblog werd vereeuwigd in een illustratie tijdens het recente virtuele evenementdebuut: Pivot to Virtual. Het artwork werd ook gebruikt in marketingmateriaal voor het volgende rapport. Digitaal live schrijven maakt het gemakkelijk om belangrijke inzichten uit de sessies te verzamelen op een leuke en 'deelbare' manier. 




 

2. Live games of wedstrijden

Als onderdeel van Salesforce's World Tour Sydney Reimagined Virtual  Event, voerden ze een live 'battle of the apps'-wedstrijd uit tussen exposanten - compleet met publieksstemming - genaamd AppExchange Demo Jam.

Tijdens deze sessie kregen Salesforce AppExchange-partners elk drie minuten de tijd om een ??live demo te doen om hun apps te demonstreren. Het publiek werd vervolgens gevraagd om op hun favoriet te stemmen via een speciale link die 24 uur na de sessie toegankelijk was. De winnaar werd de volgende dag bekendgemaakt op Twitter.

Het aanbieden van sponsors en exposanten via dit soort wedstrijden is een creatieve manier om boeiende demo's te bieden en tegelijkertijd het publiek erbij te betrekken. Het is ook nuttig om de demo's kort en bondig te houden, aangezien veel bezoekers van virtuele evenementen meer afleiding zullen ondervinden als ze thuis kijken.Daarnaast zullen mensen de video's terugkijken bijvoorbeeld via het social mediakanaal of via de eigen website. 

 

3. Content On Demand

Live streaming is vaak de ruggengraat van virtuele evenementen en het kan een zeer effectieve manier zijn om persoonlijke presentaties en sessies te vervangen. Er zijn echter andere benaderingen die voor uw evenement kunnen werken, afhankelijk van uw doelen en de schaal van het evenement. Adobe besloot bijvoorbeeld om voor hun recente Summit af te zien van livestreams en koos in plaats daarvan de vooraf opgenomen route.

Doordat de productie voraf is gemaakt, kan er bewerkt en verbeterd worden.  Dit kan de prestaties van het geluid en het beeld ook verbeteren. Met dit type event elimineer je ook veel voorkomende uitdagingen van virtuele evenementen, zoals planning rond verschillende tijdzones en verbindingsproblemen tijdens het evenement.


Ze zorgen er ook voor dat mensen zich niet vervelen en zich niet afstemmen op de livestream. Adobe uploadde de inhoud van het evenement naar hun aangepaste webplatform op de dag van het evenement, en van daaruit konden en kunnen kijkers de sessies die ze wilden bekijken wanneer ze maar wilden. Hierdoor kon elke persoon zijn eigen ervaring personaliseren en communiceren met de inhoud die hem in zijn eigen tijd de meeste waarde zou opleveren.

De evenementensessies van Adobe zijn volledig gratis online beschikbaar, waardoor u maximaal kunt kijken. Als u er echter voor kiest om voor uw evenement in rekening te brengen, kunt u ook een vergelijkbaar formaat volgen bij het implementeren van een betaalmuur of registratiepagina voordat u bezoekers toegang tot de inhoud verleent. Een ding om op te merken als je besluit om deze route te volgen, is dat, met mensen die de inhoud in hun eigen tijd bekijken, je forums wilt opzetten of specifieke tijden wilt plannen voor Q & A's en netwerksessies waar mensen kunnen communiceren over het onderwerp en door kunnen gaan met de dialoog.

 

4. Door artificial intelligence gegenereerde aanbevelingen

Gepersonaliseerde video-aanbevelingen waren een ander aspect van Adobe's evenementervaring. Zoals altijd zijn de mogelijkheden van uw virtuele evenement afhankelijk van het platform dat je gebruikt. Adobe heeft de mogelijkheid om high-end ervaringen te creëren dankzij hun interne ontwikkelteams en hun aangepaste platform. Door een pagina uit het YouTube-playbook te halen, hebben ze aangepaste inhoudsaanbevelingen opgenomen op basis van het gedrag van mensen op het platform met behulp van Adobe's Sensei AI-engine. Het op deze manier personaliseren van de levering van inhoud in een virtueel formaat spreekt in het algemeen een veel bredere trend aan bij evenementen. Velen zijn gewend persoonlijke suggesties te ontvangen bij het consumeren van zowel inhoud als producten op internet.

Door aanbevelingen te doen op basis van uitgesproken interesses of gedrag uit het verleden, kunnen bezoekers zoveel mogelijk waarde uit het evenement halen.

5. Meeslepende omgevingen

Terwijl veel virtuele evenementen virtuele expo-stands en netwerkhulpmiddelen implementeren, zal de SBC Digital Summit, deze elementen een stap verder brengen door hun virtuele ruimte te ontwerpen op basis van een fysiek conferentiecentrum. Het startscherm van waaruit bezoekers toegang hebben tot de verschillende delen van het evenement heet bijvoorbeeld Lobby en heeft een achtergrond van een congrescentrumlobby. Evenzo ziet de Networking Lounge-functie eruit als een echte lounge met chatvensters waarmee deelnemers kunnen communiceren. Hoewel het niet helemaal VR is, zullen deze omgevingen bezoekers in staat stellen vertrouwde aspecten van evenementruimtes te ervaren via het virtuele format in plaats van alleen maar door schermen en video's te klikken die er allemaal hetzelfde uitzien. Door ontwerpelementen te gebruiken om jouw evenement een unieke look en feel te geven, kunt je jouw evenement onderscheiden en verschillende ruimtes binnen het event onderscheiden.


 

6. Virtueel entertainment

Alleen al omdat u uw evenement online heeft gebracht, betekent nog niet dat u af moet zien van entertainment. Bepaalde amusementsmogelijkheden, zoals muziekuitvoeringen, kunnen zich heel goed vertalen naar virtuele evenementen.

Er zijn de afgelopen weken al verschillende volledig virtuele concerten geweest, waaronder het One World: Together at Home-concert afgelopen weekend. Het evenement werd georganiseerd door Global Citizen en de Wereldgezondheidsorganisatie en werd gestreamd op de meeste grote sociale media en streamingplatforms.

De uitvoeringen van de artiesten werden vooraf opgenomen en vervolgens uitgezonden, wat logisch was voor een evenement van deze omvang. Voor kleinere aangelegenheden kan een live gestreamde uitvoering een speciaal tintje aan uw evenement toevoegen.

EventMB's volgende online evenement dat plaatsvindt op 30 april, Managing the Virtual Experience, zal een muzikale uitvoering bevatten van Benji Harris van SongDivision. Mensen missen concerten, shows en talloze andere persoonlijke ervaringen als gevolg van de pandemie, dus het opnemen van een soort uitvoering is een leuke manier om entertainment rechtstreeks naar hen te brengen. Net als elk ander onderdeel van de branche, draaien evenementenvermaakbedrijven naar virtueel en kunnen ze helpen bij het brengen van verschillende soorten entertainment naar uw online evenement.

 

7. Gezondheids- en welzijnsactiviteiten

Online training- en dansvideo's zijn de enige opties voor veel mensen die willen sporten tijdens deze pandemie, en het opnemen van dit soort activiteiten in jouw evenement is een goede manier om dingen om te schakelen en onverwachte waarde te leveren aan bezoekers. #MarTechFest Dial Up, dat volgende maand zal plaatsvinden, is van plan om tijdens hun evenement trainings- en meditatiesessies op te nemen om de geest en het lichaam 'klaar te maken voor deelname'.



Afhankelijk van het format van je evenement, kun je een korte training of meditatie-pauze organiseren tussen de sessies door, of een aparte stream hebben voor dit soort activiteiten waar bezoekers zich tijdens het evenement op kunnen afstemmen voor een ander tempo.

 

8. Intro Tutorial Video

Het is belangrijk om te onthouden dat hoewel veel evenementprofessionals nog nooit een virtueel evenement hebben georganiseerd en niet bekend zijn met de innerlijke werking van online conferenties, zijn veel deelnemers niet gewend om te navigeren binnen online events. Zij kunnen wat hulp nodig hebben.

Google SheetsCon, dat werd gehost op een aangepast evenementenplatform (zoals dat van Adobe was), loste dit op door een korte introductievideo op te nemen die mensen konden bekijken terwijl ze inlogden op het platform. Deze video fungeerde als een korte tutorial die bezoekers kennis liet maken met de verschillende functies van het platform en hen instrueerde hoe ze moesten omgaan met de verschillende pagina's.

Om ervoor te zorgen dat iedereen vertrouwd is met het platform en bekend is met hoe het evenement zal werken, is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat bezoekers profiteren van alles wat je hebt geïmplementeerd en er het meeste uit halen.

 

9. De stimulans om online deel te nemen

Giveaways zijn altijd een goede manier om de betrokkenheid bij bezoekers te vergroten en kunnen een leuke toevoeging zijn aan een virtueel evenement. Hoewel het niet zo eenvoudig is als het overhandigen van een prijs, zijn er virtuele goodies die je kunt aanbieden, en er is nog steeds de mogelijkheid om fysieke prikkels naar de deelnemers te sturen na het evenement.

Als onderdeel van hun evenement organiseerde Google SheetsCon een ongelooflijk populaire wedstrijd om een van de 25 swag-tassen te winnen die ze hadden samengesteld met merkshirts en stickers van het merk. Om te winnen moesten deelnemers iets over het evenement delen op sociale media met behulp van de speciale hashtag voor het evenement, of tijdens het evenement minstens 5 pagina's van de sponsorstand bezoeken. Het gebruik van dergelijke criteria helpt de merkbekendheid te vergroten en werkt ook om bezoekers te betrekken, dus het is een overwinning voor iedereen.

10. Verenigen achter een gemeenschappelijk doel

Toen alle Global Meetings Industry Day (GMID) -evenementen dit jaar werden geannuleerd, kwamen evenementprofessionals samen om in plaats daarvan een virtueel evenement te creëren en probeerden ze het wereldrecord voor de meeste mensen in een virtuele vergadering te verbreken. Hoewel ze er niet helemaal in slaagden, wisten ze 12.500 mensen aan te trekken voor de live webcast, wat nog steeds een grote prestatie is.

Je hoeft geen wereldrecord te breken om deze aanpak te gebruiken. De extreem hoge deelname aan dit evenement was mede te danken aan de inspanning om samen iets te bereiken. Samenwerking en kameraadschap zijn sterke krachten.

 

In conclusie

Het tijdperk van virtuele evenementen is nog maar net begonnen en naarmate ze blijven plaatsvinden - vooral van grote bedrijven zoals Facebook en Microsoft die nu alle live-evenementen tot medio 2021 hebben geannuleerd - zal er ongetwijfeld meer innovatie zijn om naar inspiratie te zoeken.

Dit jaar is niet uitgekomen hoe iemand had verwacht of gehoopt, maar er is nog tijd om er het beste van te maken en te profiteren van virtuele evenementen. Gebruik enkele van deze ideeën als leidraad om vanuit het comfort van thuis door te gaan met het leveren van evenementervaringen aan bezoekers en belanghebbenden.

In lijn met de tijd zou je kunnen aankondigen dat je een bepaald bedrag gaat doneren aan een zorgorganisatie of liefdadigheidsinstelling voor elk aandeel of like dat je op social media ontvangt.

Dit artikel is eerder verschenen op EventManagerBlog:  10 Standout Virtual Event Ideas From Around the Industry