Onderstaande tips zijn zogeheten basistips als het om audiovisuele hulpmiddelen gaat bij presentaties. Het is letterlijk en figuurlijk de basis voor een goede 'podium'presentatie. 

Zicht in de zaal
Heel belangrijk is het om te inventariseren hoe het zicht vanuit alle posities in de zaal is. Moet er niemand om een hoekje kijken of z’n nek enorm verrekken? Staan er geen grote pilaren in de weg of hangt er een kroonluchter in beeld? Bij grote ruimten kun je de zogenaamde zichtlijnen vanuit de uithoeken (laten) berekenen, zodat je zeker weet dat iedereen vanaf elke stoel een goed beeld heeft.

Schakel- en dimmogelijkheden
Bekijk in een vroeg stadium de bediening van de bestaande verlichting. Gaat het licht in banen aan- en uit of wordt het bij een druk op de knop ineens stikdonker? Is (een deel van) het licht dimbaar? En waar zitten de knoppen? Gelukkig zitten die in de goed geoutilleerde bedrijven meestal in de zaal en komt het steeds minder voor dat je op de gang de schakelaars moet bedienen, met alle communicatieproblemen met mensen op het podium van dien.

Verduistering
Voor projectie is het verreweg in de meeste gevallen noodzakelijk dat er verduistering is. Ga dus kijken hoe de verduisteringssituatie is en doe dat bij voorkeur op hetzelfde tijdstip als straks de presentatie gaat plaatsvinden. Houd in de gaten of het buiten donker of juist helder weer is. Want inspecteer je bij bedekt weer, dan kun je voor rare verrassingen komen te staan als op de dag zelf een stralend zonnetje naar binnen piept. Verduistering met behulp van speciale lichtdichte verduisteringsgordijnen is te prefereren. Maar dichtgeweven stoffen gordijnen van een donkere kleur voldoen ook. Wees alert op kieren en scheuren.

Apparatuurhuur en technische assistentie
Vraag bij een locatiebezoek naar de mogelijkheden van apparatuurhuur, inclusief de bijbehorende technische assistentie. Kijk goed naar de kwaliteit en de staat van de apparatuur en naar de huurprijzen. Soms is er afdoende materiaal in de evenementenlocatie, soms ben je met een extern bedrijf beter uit. In principe is het prettig om altijd technische assistentie bij de hand te hebben. Zeker vóór aanvang van de presentatie, ter assistentie van de sprekers. Maar ook tijdens de presentatie is een technicus in de zaal een hele geruststelling. Lukt het niet om iemand in de zaal te hebben, houd dan in ieder geval een telefoon- of piepernummer bij de hand, zodat de man of vrouw in kwestie snel ter plaatse is. Check even hoe snel, want wachten bij calamiteiten met een volle zaal is taboe.

• TIP: in  veel gevallen heeft een evenementenlocatie naast het eigen basismateriaal ook een audiovisuele partner waar in 9 van de 10 gevallen mee wordt samengewerkt, zeker als het gaat om de meer gangbare meetings en events. 

Opzicht- en doorzichtprojectie

Bepaal je keuze ten aanzien van opzicht- en doorzichtprojectie.

• Opzichtprojectie is de traditionele vorm, waarbij vanuit de zaal voor op het scherm geprojecteerd wordt. 
• Bij doorzichtprojectie staat de projector achter het scherm en projecteert de beelden als het ware door het doek heen.
• Voordeel: je hoeft geen apparatuur in de zaal te hebben staan; zeker bij gevoelige, makkelijk te ontregelen videoapparatuur aan te bevelen.
• Nadeel van doorzichtprojectie is dat je ruimte achter het scherm vrij moet houden, wat plaatsen in de zaal kan kosten.

Projectiescherm 

• Is de ruimte hoog genoeg voor het formaat scherm dat je in gedachten hebt?
• Is de afstand van het scherm tot de eerste rij groot genoeg?
• Maar ook het tegenovergestelde is van belang: kan de laatste rij het geprojecteerde op het scherm ook nog goed lezen?
• Bij een vast scherm, wat weliswaar geen extra kosten met zich meebrengt, word je beperkt in je mogelijkheden als je de zaal eens op een andere manier wilt opstellen.
• Kijk altijd naar de lichtinval op het scherm; plaats geen scherm onder een spot of in het verlengde van een spot op het spreekgestoelte.
• Houd de kwaliteit en het soort scherm in de gaten. Voor gespecialiseerde projectie heb je een speciaal scherm nodig.

Plaatsingsmogelijkheden voor apparatuur
Soms neemt uitgebreide apparatuur, inclusief een plek voor de technicus veel ruimte in. Houd daar bij het vastleggen van een zaal qua grootte rekening mee. Zorg te allen tijde voor behoud van de zichtlijnen vanaf elke willekeurige stoel in de zaal.

Stroom en water
Heb je veel elektriciteit nodig, dan is het verstandig om ‘schone’ groepen te vragen, waarop geen andere apparatuur is aangesloten. Bij grote belasting is het ook handig om de zaken over verschillende groepen te verdelen. Wees ook alert op piekbelasting, die bijvoorbeeld optreedt bij het optreden van een vidiwall.

• Bij grote, watergekoelde projectoren is ook een wateraansluiting nodig.

Podium
Bekijk kritisch de plaats en de hoogte van een podium. Is het überhaupt nodig om een podium te gebruiken? Staat het in verband met de projectie op de juiste plaats en is het voldoende groot om een spreker én een projectiescherm te herbergen?

Temperatuurregeling
Bij een projector met een grote lichtopbrengst komt veel additionele warmte vrij. Het is in zo’n geval zaak om een goede luchthuishouding in een zaal te hebben. Airconditioning is aan te bevelen, maar een goede afzuiginstallatie voldoet ook - mits het plafond niet te laag is.

Tot slot nog een gouden tip
Neem iemand van het A.V.-verhuurbedrijf mee als je op locatie-inspectie gaat. Zeker als je nog niet zoveel ervaring hebt, is zo’n doorgewinterde professional een steun. Hij kijkt met andere ogen en kan je behoeden voor veel ellende.