Promo en marketing van uw eigen evenement: 40 tips en de 10 meest effectieve tools Er zijn ongelooflijk veel mogelijkheden om de promotie van uw evenement te verzorgen. Veel tools zijn gratis of met een zeer kleine investering in te zetten. Bij juist gebruik van dergelijke promotieplatforms wordt de inzet van tijd en effort of zelfs een gering budget vele malen terugbetaald. Het kan echt voor meer bezoekers zorgen. 10 meest effectieve event marketing tools Wat zijn volgens 2000 eventprofessionals de meest effectieve event marketing tools? 1. Social media 2. Email marketing 3. Website 4. Registratie website 5. Print 6. Influencer marketing 7. Experiential marketing 8. Video 9. Persberichten 10. Remarketing Een overzicht van event promotie tools: prijs VS effect De keus voor een platform, tool of applicatie voor de marketing en promotie van uw evenement is geen eenvoudige. Wat stop ik waar in en wat komt er dan uit? EventMB zette de beste eventpromotie oplossingen en tools op een rij. Onderstaande overzicht kan zeer bruikbaar zijn. De gemiddelde kosten per click geeft de relatie aan tussen het bedrag dat u hoogstwaarschijnlijk zult gaan spenderen en de doorclicks naar uw website. Het gaat hierbij dus om gemiddelden. Focust u op een minder 'competitief' keywoord/keywoords dan zullen de kosten vele malen lager uitvallen. Of als u zelf al over grote kwalitatieve relatiebestanden beschikt...gemiddelden dus. Dit zeer bruikbare overzicht komt rechtstreeks van EventMB.com: Platform Avg. Cost Per Click Ease of Use Potential Reach Drawbacks Targeting Options Email Marketing $0.17 per email Easy (especially with a well maintained list) High Limited by the quality and amount of email addresses you have on your list. Spam filters can reduce deliverability. Narrow Targeting Facebook Ads $0.26 Setting up the ad is easy. Targeting can be tricky High You need to understand targeting, Facebook ads, your audience and quality of the ad which can all affect the outcome Adaptive. Broad and narrow targeting options. Twitter Ads $0.50 – $4.00 Easy to set up High Targeting isn’t as good and engagement on Twitter ads is generally lower so the cost per click is higher Adaptive. Broad and narrow targeting options. LinkedIn Ads $2.00 Easy Medium It’s more costly, but leads are often better converters. Adaptive. Broad and narrow targeting options. AdWords $0.05-$2.32 Slightly more difficult to navigate for beginners High For beginners it can feel like a stab in the dark. Cost varies based on keyword competition. Highly targeted Organic Social Reach For event promo campaigns $0. (although a consideration for the cost of building your audience and content should be mentioned here.) Easy. The level of effort required will depend on the competition in your niche High You’ll always be limited by social platforms because you haven’t paid. Broad targeting Direct Mail $0.60 (cost of distribution of A5 leaflet per area with high targeting) Medium. Difficult if you’re doing the distribution yourself Medium There’s not a lot of conversion data so while some campaigns are beneficial, others aren’t. A lot of variables. Broad and Targeted. Highly targeted for local events 40 budgetloze tips voor de promotie en marketing van uw eigen evenement 1. Wissel diensten uit Met een creatief brein en het principe van geven en nemen komt u een heel eind. Voorbeeld: help bij een evenement of congres en vraag om promotie in ruil daarvoor. 2. Een kijkje achter de schermen Door uw publiek en dus de potentiele gasten mee te nemen achter de schermen, ontstaat een band die tot de aankoop van kaarten kan leiden. En met de juiste toon kunt u voor een prettige buzz zorgen. 3. Referenties voor uw evenement Eén van de meest effectieve promotietools voor evenementen is de mond-tot-mond-reclame. Dus laat gasten van uw voorgaande events uitleggen wat de meerwaarde was en deel dit. Maak van tevreden gasten uit het verleden echte ambassadeurs en geef ze kortingscodes of zelfs gratis kaarten in ruil voor hun promo. 4. Gebruik eigen events als promotiepodium Zorg in het voortraject dat u op uw andere events, of online samenkomsten uw grote event promoot. 5. Spreek op andere evenementen Deel uw kennis en expertise op relevante events van derden. Doe dan geen salespitch maar bereik uw doelgroep op een slimme wijze, als ze maar gehoord hebben van uw evenement. 6. Op maat promotie Video's en foto's om te delen worden sneller gedeeld als ze op maat gemaakt zijn voor uw relaties, ambassadeurs of influencers. 7. Gebruik Foto Quotes Gebruik een krachtige promo quote van bezoekers van uw vorige evenement en zet deze quote voor een eyecatching achtergrond. Dergelijke promo wordt snel en veel gedeeld. 8. Een foto per dag Deel foto's van uw vorige evenement via social media. Iedere dag een foto om de sfeer te zetten en tag mensen. 9. Nodig lokale journalisten uit Is uw doelgroep lokaal of regionaal, zorg dan dat u in de lokale en regionale in de agenda's komt, of met een artikel over het thema/onderwerp. Zorg voor aandacht van regionale journalisten in het voortraject. 10. Meng u in social media discussies Investeer tijd en moeite op social media om iedere dag u te mengen in conversaties en discussiess zonder uzelf te verkopen. Wees hulpvaardig, bied oplossingen. Participeer in groepen, fora en populaire hashtags. 11. Vrij kaarten voor relaties van uw partners Geef uw sponsoren, partners, standhouders en relaties kaarten om weg te geven aan hun beste relaties. Laat ze daarmee het woord verspreiden. 12. Mik op exclusiviteit Voeg een exclusief element toe aan uw evenement: alleen voor genodigden, VIP of een geheim deel waarbij slechts een enkeling de details heeft. Hiermee speelt u nog meer in op the Fear of Missing Out (FOMO). De eerste 100 tickets krijgen een VIP-behandeling? 13. Vind een mijlpaal Mijlpalen, jubilea, ze hebben een ongekende aantrekkingskracht. Iedereen wil onderdeel zijn van iets feestelijks. Vind rondom uw evenement iets dat het tot een mijlpaal event maakt. 14. Vraag uw persoonlijke netwerk Waar heeft u vrienden en familie voor? Vraag ze om te delen, te promoten, het woord te verspreiden. Als uw hele team dit doet, bereikt u geheel gratis weer vele duizenden mensen en dus ook potentieel. 15. Crowdfunding Op zoek naar awareness? Financiele support? Denk dan eens aan crowdfunding campagne. De vorm van publieke financiering zorgt voor veel aandacht en zorgt voor een boost als het om inschrijvingen gaat. 16. Kaarten voor veilingen van goede doelen Doneer kaarten/tickets of complete VIP-arrangementen aan goede doelen. U helpt een goed doel en er zal over uw evenement gesproken worden op een zeer positieve manier. 17. Segmenteer uw doelgroep Kijk goed naar wie uw doelgroep is. Wie bezocht uw eerdere evenementen, maar heeft nog niet ingeschreven? Laat ze weten dat ze gemist worden. Een hand geschreven kaart laat zien dat u ze echt mist. 18. Zorg voor goede deals De oudste truc uit het boekje: pakketdeals, kortingen, vouchers, early bird, incentives. Want zoals u eerder las in Wat is de beste tactiek om kaarten te verkopen voor uw evenement? is meer dan de helft van de eventplanners er van overtuigd dat early bird korting de beste tactiek is om tot de verkoop van tickets te komen. Early bird korting 51.3% Een korting die geboden wordt aan gasten die al voor de officiele ticketverkoopdatum hun kaartje kopen. Het zorgt voor de eerste namen op de gastenlijst en een prettig buzz rondom uw evenement. Nadelen? Het leidt regelmatig tot discussie Kortingscodes 24.3% De good old kortingscode is een ideaal marketinginstrument: stuur uw relaties of prospects een speciale code waardoor ze korting krijgen op het evenement of congres. Nadelen? Welke relatie wel, welke niet. Groepskorting 13.5% Ideaal om snel kaarten te verkopen: geef kortingen zodra er meer kaarten in één keer gekocht worden. Referentie kortingscodes 10.8% Zodra iemand een waardevol contact aandraagt krijgt hij of zijn korting op het kaartje. 19. Social media knoppen na aankoop Zodra iemand een kaart heeft gekocht moet u het zo eenvoudig mogelijk maken om dit door ze te laten delen. Dus zorg voor social media knoppen na de aankoop. Laat ze hun enthousiasme voor uw evenement delen. 20. Social Media 'Takeover' / Challenge Geef uw sociale media in handen van een alternatief geluid. De stagiair. Een blogger waar u mee samen werkt. Het gaat er om dat u vanuit een ander perspectief communiceert. Het voorkomt het wij van WC-eend-gevoel bij de ontvanger én het activeert uw eigen achterban maar ook de volgers van hij of zij die het overneemt. Ook een goed idee: the challenge. Iedere dag een foto over...Moet u alleen nog zorgen dat u met alle deelnemers communiceert. LEES OOK: Wat is de beste manier om een evenement, congres of beurs te vermarkten? 21. Pop-Up Henna stand Een week voor uw evenement, tijdens een lokaal evenement, of op een verrassende plek waar uw doelgroep samenkomt: een henna stand (zie foto), waar een henna artiest henna zet met het logo of het thema van uw evenement. Iedereen die een week later met de henna-tattoo op het evenement komt krijgt iets bijzonders of korting. 22. QR mysterie Deel QR-codes uit op de plekken waar uw doelgroep komt, gelinkt aan prijzen, gratis tickets en overige event informatie. Zet ook QR codes op A4 posters met een mysterieuze tekts. Omdat ze niet meteen weten waar het over gaat, maakt de kans groter dat ze daadwerkelijk gaan scannen en kijken. 23. Zorg voor een live promotie spektakel Plan een live activatie van uw eigen evenement. Laat 'iets ontstaan en groot worden' in de publieke ruimte. Eén voorwaarde: iedereen die voorbij komt moet stil willen blijven staan en kijken. Denk aan een groep artiesten of dansers die samen aan een grote structuur werken of een groot canvaas. Zorg voor goede video om zo online uw bereik te scoren. 24. Dieren als ambassadeurs Niemand weerstaat de puppy of de kitten. Promotie van uw evenement in combinatie met het aanzetten tot adoptie van asieldieren? Het werkt goed voor fundraising, zeker als dit goede doel ook echt gekoppeld is aan uw evenement. 25. Maak een videotrailer Gebruik de beelden van vorig jaar en testimonials om tot een korte video te komen die de bezoekers van dit jaar aantrekt. Zorg daarbij wel voor een duidelijk call to action om dit jaar te komen. 26. Boeksigneren door sprekers Veel sprekers hebben ook een of meerdere eigen boeken. Het is erg leuk en effectief om in het voortraject een spreker bijvoorbeeld in een pop-up setting zijn of haar boeken te laten signeren. Het idee komt van Neil Gaiman die onlangs zijn boek American Gods signeerde op JFK Airport in New York. Het zorgde voor een run van fans, nadat de auteur live ging op Facebook. Als tijdens dat signeren ook info of het evenement van dagen daarna wordt gedeeld, slaat u twee vliegen in één klap. 27. Word een Podcast ster Heeft u genoeg tijd voor uw evenement, denk dan eens aan iets anders: een reeks podcasts bijvoorbeeld. Bouw een community waar u uiteindelijk uw promotie aan kunt richten. Tijd tekort, vraag dan of u als gast aanwezig mag zijn op een veel beluisterde podcast van een branche influencer. In ruil kaartjes voor de influencers en om weg te geven aan zijn/haar fans? 28. Chatbots Live chat on your website, via Facebook Messenger en tekst chatbots kunnen antwoord geven en potentieel aan uw event binden. Door de interactie neemt u ze mee richting de koop van een ticket. 29. Lokale graffiti artiesten Vraag lokale artiesten om een kunstwerk te maken waar ook de event informatie in zit. Natuurlijk moet u dit wel een op een plek doen waar het mag en waar toestemming voor is. Een tijdelijke muur en canvas bieden ook een uitkomst. Het kunstwerk kan symbool komen te staan voor het evenement en uitmonden in merchandise, daar kunt u de kunstenaars weer mee terug betalen of triggeren. 30. Infographics Maak een infographic over het event van vorig jaar, de statistieken en wat u dit jaar verwacht. 31. Wereldrecordpoging Een wereldrecordpoging in lijn met uw evenement of de niche waar u het voor organiseert? Altijd raak! Doe een serieuze poging het record te breken in de aanloop naar uw evenement. Is er geen record? Dan kan een creatieve geest u helpen om alsnog tot een passende recordpoging te komen. Het zorgt voor aandacht, zelfs tot televisieminuten aan toe. Dat is een vorm van promotie waar u normaal gesproken geen budget voor heeft... 32. Promotie op stoelen en banken Cardboard tafels en stoelen kunnen eenvoudig bedrukt worden met de promotie voor uw evenement. Plaats ze op de plekken waar u potentiele bezoekers zich bevinden. Promotie en een service voor uw potentieel. Nog goedkoper: bedrukte hoezen om over stoelen te doen... 33. Guerilla Heeft uw evenement een thema dat u kunt vertalen naar een optreden in de openbare ruimte, dan is dat een prima vorm van promotie. Een concert, laat een artiest in de week voor het concert optreden in de stationshal. Een evenement met een sterk thema: laat eventpersoneel in dat thema mensen aanspreken in de publieke ruimte. Zorg dan wel altijd voor een duidelijke koppeling en informatie naar en over uw evenement. 34. Tijdelijke signing Opvallende signing die potentiele bezoekers naar de locatie en het event leiden. Die kunnen gemaakt worden van ieder denkbaar materiaal en behoeven meer een handige klusser dan een groot budget. 35. Bekende mascottes Heeft de stad waar u uw congres of evenement organiseert een bekende mascotte of bekend figuur? Zet dit fictieve figuur in voor fotomomenten en promotie. Daarom heen deelt u informatie over uw evenement uit. 36. Een gratis of gesponsord webinar Voor business events, of evenementen waar kennis centraal staat, kan een webinar een mooie preview bieden van wat er op uw evenement gedeeld gaat worden. Als u uw potentieel dan al waardevolle informatie kan bieden, gratis, dan is dat perfecte promtie, want als ze hier al zo veel meerwaarde krijgen, hoe moet dat dan wel niet op het evenement zijn.... 37. Een city photo booth Photo booths, fotohokjes, zijn nog altijd een zeer populaire activiteit. Dus gebruik het als een promotie mogelijkheid in het voortraject. Dat hoeft totaal niet moeilijk te zijn: een polaroidcamera, een achterwand met eventdetails en wat leuke props om er iets leuks en toegankelijks van te maken. Bingo. 38. Social Media beloningen Probeer zo veel mogelijk van uw bereik te activeren en te mobiliseren door op uw social media kanalen prijzen uit te delen aan uw volgers die de meeste promotie doen. Engagement met promotie ineen. 39. Storytelling Deel persoonlijke verhalen van mensen die deel hebben genomen aan uw evenement in het verleden en wat dat voor hen en hun werk betekende. Storytelling zorgt voor goede resultaten en conversies. 40. Animaties en cartoons in uw uitnodigingen Zorg dat uw uitnodiging opvalt door animaties en cartoons die ook daadwerkelijk bewegen als uw bezoeker de uitnodiging online opent. Daarbij kunt u zelfs interactieve elementen toevoegen, die tot leven komen als uw bezoeker over de animatie beweegt of er op clickt. Event Promotion: 100 Creative (Free and Cheap) Ideas to Try Now first appeared on EventMB EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.